高校數(shù)字檔案精選(九篇)
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第1篇：高校數(shù)字檔案范文
關鍵詞：檔案館數(shù)字化信息化高校
檔案信息化，就是在相關部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。
數(shù)字檔案館是指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館具有館藏資源數(shù)字化、信息組織與傳輸網絡化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等諸多特點。
二、高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設的重要性分析
隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學技術在高校管理工作各領域中應用廣泛，電子信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應用程序以及檔案館館藏檔案數(shù)字化等，使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足新形勢的需要。檔案現(xiàn)代化管理和信息化建沒，成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標準的要求。高校檔案館館藏數(shù)量不斷增加，現(xiàn)行存儲空間有限，需要通過數(shù)字檔案館來緩解。以網絡技術為主的檔案數(shù)字化已經或正在逐步引入到檔案管理工作中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到深刻影響。電子檔案管理流程的科學化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，是電子檔案管理重要性的體現(xiàn)。
高校檔案信息化與數(shù)字檔案館建設是檔案開發(fā)利用，實現(xiàn)服務方便快捷、資源共享的有效渠道。檔案資源是人類社會發(fā)展的歷史記錄，是國家的一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會發(fā)展不可缺少的重要公共信息資源。在各層次檔案工作中廣泛應用現(xiàn)代化管理技術，與高校信息化工作進行有機結合，充分挖掘出檔案信息資源的潛力，進行最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，充分發(fā)揮檔案信息的經濟價值和社會價值。檔案的數(shù)字化建設，將是傳統(tǒng)檔案工作的重大變革。
三、高校檔案館數(shù)字化建設中存在的問題
1、觀念問題
高校檔案管理意識薄弱，對高校建設數(shù)字化的檔案館還沒有足夠的意識。很多高校雖然具有專門的檔案機構，也制定了各種檔案規(guī)章制度，但貫徹不力。一些領導對本部門檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案疏于管理。而一些文件形成者對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員依法治檔的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務指導不夠，監(jiān)察、督辦不力。通過數(shù)字檔案館的建設，一方面可以提高文件形成者、領導者的檔案質量意識；另一方面也可以將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)之中，使之成為高校檔案管理的自覺行為，從而提高高校檔案管理質量。
2、技術層面的問題
⑴高校數(shù)字檔案館中存儲的是大量的多媒體信息，但是傳統(tǒng)的面向文字信息的結構化關系數(shù)據(jù)庫不能滿足這一現(xiàn)實要求，需要建立面向對象的非結構化的多媒體數(shù)據(jù)庫。
⑵通信網絡是傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎，遠程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前，我國互聯(lián)網的傳輸速度較慢，網絡安全問題尚未解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展。
⑶標準的制定在數(shù)字檔案館的建設過程中至關重要，但是目前相應的電子文件標準、多媒體信息標準和數(shù)字檔案的著錄標準、全文數(shù)據(jù)庫的標準等還沒有形成規(guī)范。
⑷高校數(shù)字檔案館建設的目的是為了實現(xiàn)檔案信息資源的共享，將數(shù)字檔案信息在局域網或廣域網上進行傳輸，安全問題變得尤為重要。
四、相關策略建議
1、加快檔案標準化制定和貫標
推進檔案信息化建設，標準要先行。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫標工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數(shù)字化治理技術標準及規(guī)范，通過這些檔案標準化和制度的貫徹，規(guī)范高校檔案信息化工作。
2、重視檔案管理軟件的開發(fā)和應用
高校要重視檔案管理軟件的開發(fā)和應用。在軟件開發(fā)方式上，應依照國家標準并結合高校實際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機制，采取與軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種形式進行研發(fā)工作，最終形成一批有自主知識產權的、符合檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。
3、安全性方面的建議
數(shù)字化的檔案館在安全性方面也要得到加強，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案實行專庫管理。
4、重視檔案信息化人才隊伍的建設
第2篇：高校數(shù)字檔案范文
關鍵詞：信息資源；檔案；建設
中圖分類號：G7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-026X（2013）09-0000-01
隨著高等教育的快速發(fā)展和網絡信息化的快速推進，傳統(tǒng)檔案管理工作方式已不能滿足信息化時代的要求，越來越多的高校相關檔案將以電子文件出現(xiàn)，但現(xiàn)階段卻沒有對應的系統(tǒng)管理制度，高校檔案工作的數(shù)字化、網絡化、標準化和規(guī)范化建設迫在眉睫。
1.數(shù)字檔案館的概念
“數(shù)字檔案館”有廣義和狹義之分。廣義的定義是用指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數(shù)字檔案館群體。數(shù)字檔案館的實現(xiàn)與迅速發(fā)展和技術密切相關，它是基于現(xiàn)代信息技術的數(shù)字手段，進行網絡電子檔案信息資源的分布式連接，利用檔案信息不受時間和空間的限制，大規(guī)模，分布式的數(shù)字信息系統(tǒng)，實現(xiàn)資源共享。
2.檔案信息化的重要性和數(shù)字檔案館的建設的重要性
隨著信息時代的到來，現(xiàn)代科學技術的廣泛使用已經涉及高校管理工作的所有領域，電子信息傳輸，電子文件，各種管理系統(tǒng)，應用程序和檔案數(shù)字化建設的需要，使傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能適應新形勢。檔案現(xiàn)代化管理和信息技術的建立已經成為檔案工作發(fā)展的必然趨勢。隨著近年來招生規(guī)模的擴大，高校檔案的數(shù)量不斷增加，高校檔案信息和數(shù)字檔案館的檔案管理要求的更加規(guī)范和標準。網絡技術在數(shù)字檔案館的應用已經或正在逐步引入到文件管理，文件鑒定，整理。而科學，規(guī)范的電子文件管理流程，檔案信息資源開發(fā)的專業(yè)化和集成化也逐步體現(xiàn)出對電子檔案管理的重要性。
3.高校數(shù)字檔案館建設的必要性
高校檔案的數(shù)量不斷增加，存儲空間則沒有變化，數(shù)字檔案館的建設是減輕管理壓力的必然趨勢。近年來，隨著高校的擴招，高校檔案數(shù)量激增，然而，文件存儲空間并沒有得到相應的擴展。文件數(shù)量的激增帶來的不僅僅是存儲的問題，檔案的快速增長不能得到有效的管理和整理。檔案人員往往陷于檔案庫的貨架，倉庫管理，這阻礙了進一步提高高校檔案管理水平。數(shù)字檔案館的建設，從長遠的角度來看，可以對檔案工作人員的正常業(yè)務過程中解放出來，而且還可以大大減少檔案的占地面積。同時，多媒體教學文件，CAD文件可以有效保護和利用。檔案現(xiàn)代化管理的最終目的是數(shù)字檔案信息的收集，整理和利用的發(fā)展，滿足人民群眾日益增長的信息需求。因此，數(shù)字檔案館的建立是知識經濟時代對檔案管理的迫切需求。
4.高校檔案數(shù)字化建設中存在的問題
4.1高校檔案管理意識薄弱
高校檔案數(shù)字化建設的認識不夠。許多學院和大學都有專門的機構檔案，開發(fā)出了多種檔案法規(guī)，但執(zhí)行不力。特別是對一些領導對本部門檔案工作的重要性認識不足，同時，一些檔案部門的管理人員檔案意識淡薄，備案業(yè)務監(jiān)督不力，指導不足。
4.2 專業(yè)人員的缺乏
數(shù)字檔案館的理論體系還未形成，目前的高校數(shù)字檔案國內學者的研究理論還沒有具體實施，數(shù)字檔案館工作人員必須掌握計算機的基本知識和技能。目前，具備這個能力的檔案人才還比較匱乏，這是高校數(shù)字檔案館建設面臨的一個重大問題。另一方面高校檔案管理人員承擔的檔案管理職責，其工作水平和業(yè)務能力直接影響著學校的檔案和檔案管理水平。檔案管理工作是具有高度專業(yè)化的工作，但在現(xiàn)實中，高校檔案管理人員基本上都是身兼數(shù)職，更不具備專業(yè)的知識和技能，能提高業(yè)務水平的培訓不多，檔案專業(yè)技術人員數(shù)量、業(yè)務水平參差不齊，且崗位經常發(fā)生變化，導致檔案管理隊伍不穩(wěn)定。
4.3安全問題
高校數(shù)字檔案館建設的目的是實現(xiàn)檔案信息資源共享，在局域網或廣域網的數(shù)字檔案信息的傳輸，安全問題變得尤為重要，傳遞數(shù)字化檔案信息的基礎是通信網絡，遠程登錄使數(shù)字檔案館的利用不受地域限制。目前我國互聯(lián)網的傳輸速度較慢，用戶的接收設備沒有普及，網絡安全問題尚術解決，這些都阻礙了數(shù)字檔案館的發(fā)展。
4.4 工作標準、工作制度的缺乏
規(guī)范化，制度化和檔案材料的標準化是 檔案信息化建設的前提和必要條件。信息化背景下的計算機數(shù)據(jù)處理對高校檔案的建設標準和規(guī)范提出了更高的要求。但高校更偏好教學管理軟件的購買，但許多高校都有自己管理的實際情況，所以在實用性等方面存在一些不足，再加上計算機軟件及相關設備的硬件差異，這些問題和差異是影響電子數(shù)據(jù)標準和共享，并制約著信息交換的范圍，直接影響著檔案信息化建設步伐。
5.如何有效建設高校數(shù)字化檔案館
5.1轉變觀念，整合信息資源
檔案工作是一項非常重要的工作，涉及部門多、范圍廣，領導干部和工作人員要高度重視，統(tǒng)一思想，增強檔案意識。在提高認識的基礎上，轉變觀念，以科學發(fā)展觀為指導，把檔案工作納入學校的發(fā)展規(guī)劃。完善學校的管理制度，定期組織學校中層干部學習檔案法規(guī)，并通過學校辦公自動化系統(tǒng)，校園網絡等載體，大力宣傳檔案法和檔案工作的重要性。建立統(tǒng)一的檔案管理領導小組，加強對檔案工作的領導，制定本校檔案工作發(fā)展目標和每年的年度計劃。學校本身就是一個非常豐富的信息資源，所有部門都有自己的信息系統(tǒng)和網站，每年生產大量的數(shù)字文件。這些教學，研究，管理的相關文件，需要進行整合，統(tǒng)一管理。
5.2完善基礎設施建設
完備的基礎設施是數(shù)字檔案館建設的先決條件。根據(jù)數(shù)字檔案館的功能要求，硬件主要包括：計算機網絡設備，文件系統(tǒng)管理軟件，服務器，文件處理設備，存儲設備，數(shù)碼設備，照相機，和捕獲設備，光盤記錄設備等。此外，還將建立一個滿足適應檔案信息系統(tǒng)集成平臺和管理和時展需要網絡結構。
5.3解決信息安全問題
針對高校數(shù)字檔案館建設中存在的安全問題，我們必須解決以下幾個方面的內容：一是使網絡安全盡快立法，保證網絡信息安全體系；二是檔案的真實性，安全系統(tǒng)的建立，建立一個可靠的備份系統(tǒng)；三是要找到可靠的載體，研發(fā)壽命長的電子檔案；四是采用傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結合的電子文件檔案管理，確保檔案的真實性。
5.4加強數(shù)字化檔案的工作質量檢查
《高等學校檔案管理辦法》的第十四條規(guī)定：“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度?！本W絡平臺和工作規(guī)范建立起來以后，高校應根據(jù)積極實施管理糾偏。并且基于網絡進行的檢查更為便捷，各個部門根據(jù)管理權限只要檢查自己管理的模塊數(shù)據(jù)庫中的檔案就可，這樣可有效減少收儲遺漏，更便捷的考核二級學院的工作質量。
6.結語
數(shù)字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數(shù)字檔案館將影響到高校在各個領域的發(fā)展，為現(xiàn)代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數(shù)字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內外先進經驗，不斷推進檔案數(shù)字化、信息化建設。
參考文獻：
[1] 張照余.檔案信息網絡化建設[M].中國檔案出版社.2001：94-99
第3篇：高校數(shù)字檔案范文
關鍵詞：高校；檔案管理；數(shù)字化建設
高校檔案工作是學校的重要基礎工作，為人才培養(yǎng)、科學研究、學科建設等工作提供保障。隨著高校信息化建設進程的快速推進，為了滿足檔案管理需求，就必須要提升檔案管理質量和效率。而檔案數(shù)字化建設的合理開展，可以在確保高校檔案建設質量的基礎上，提升檔案管理效率。因此，如何有效地加快高校檔案數(shù)字化建設是當前高校值得深入思考的重要課題。
一、高校檔案的數(shù)字化進程面臨現(xiàn)狀及存在問題
（一）資金問題
在我國很多高校中只注重教學以及科研工作，而對高校檔案管理的重要性，卻沒有予以足夠的關注和重視，高校的很多教師也沒有注意到檔案管理工作的重要性。因此，高校的很多資金，一般都會投放在教學任務及科研工作以上面。相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數(shù)字化的資金就更少，這就嚴重影響了高校檔案數(shù)字化的建設進程。
（二）規(guī)范標準問題
高校檔案數(shù)字化建設，需要有明確的標準和規(guī)范，這也是高校檔案數(shù)字化建設的一個基礎條件。目前高校數(shù)字化相應的電子文件標準、多媒體信息標準、數(shù)字化著錄標準以及全文數(shù)據(jù)庫標準等還沒有形成規(guī)范。應參考國內已有的檔案數(shù)字化技術標準，來規(guī)范高校檔案數(shù)字化工作。高校檔案數(shù)字化應用軟件開發(fā)上，應依照國家標準并結合高校的實際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機制，與軟件公司、高校以及科研單位合作進行多種形式研發(fā)，形成符合高校檔案數(shù)字化發(fā)展趨勢的管理軟件。
（三）人員素質問題
高校檔案數(shù)字化建設，需要有一定檔案業(yè)務水平和熟練掌握計算機技術的復合型人才。但是就現(xiàn)在大多數(shù)高校檔案管理工作人員的分析與調查發(fā)現(xiàn)，很多高校從事檔案管理工作的人員，他們普遍年齡較大，業(yè)務知識陳舊，對計算機的運用也不熟練，對于信息化的快速發(fā)展，無法適應。這就嚴重制約了高校檔案數(shù)字化建設的開展。
（四）數(shù)據(jù)庫建設問題
經過多年的努力，高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫。由于各個檔案館各自為政，在建庫缺乏整體性，數(shù)據(jù)庫大多自建自用，規(guī)模小、標準化程度低、類型單一，大多處于低水平重復建設，數(shù)據(jù)無規(guī)范化控制，服務水平差，嚴重地影響了數(shù)據(jù)庫的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫大多為條目數(shù)據(jù)庫，缺少全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，無法滿足新時期工作需求。許多高校檔案館雖與Cernet和Internet聯(lián)網，但只能訪問其主頁，根本無實質性的資源共享。這些問題嚴重制約了高校檔案的數(shù)字化進程。
二、高校檔案的數(shù)字化進程發(fā)展對策的初探
（一）加大基礎設施投入
目前，我國高校檔案的數(shù)字化建設還處于初級發(fā)展階段，大多數(shù)高校依舊主要以傳統(tǒng)紙質檔案管理模式為主，缺少數(shù)字化檔案的管理。而高校檔案數(shù)字化水平偏低成因而言，其主要在于硬件設備缺乏，掃描儀、打印機以及計算機等數(shù)字化檔案管理設備數(shù)量有限或者質量比較差，無法滿足新時期高校檔案管理需求，加之檔案管理系統(tǒng)軟件沒有及時進行更新，影響了檔案管理效果。因此，為了確保高校檔案數(shù)字化建設的質量，必須要加大硬件設備等基礎設施投入，具體就是要在增強全體高校檔案管理人員數(shù)字化管理意識和技能的基礎上，配備檔案數(shù)字化建設所需的檔案管理系統(tǒng)軟件和硬件技術設備，確保數(shù)字化檔案管理提供必要的軟硬件條件，從而為數(shù)字化高校檔案管理工作提供物質保障。一方面，要對高?，F(xiàn)有的硬件設施進行改善，積極引進先進的掃描儀、打印機和計算機等數(shù)字化硬件設備；另一方面，要加大軟件建設，積極選擇一些高水平的、功能完善的檔案管理系統(tǒng)軟件滿足新時期高校檔案工作實際需要。
（二）加強檔案人才培養(yǎng)
高校檔案數(shù)字化建設是一項繁雜的工作，其管理難度比較大。為了確保高校檔案數(shù)字化建設的質量，必須要重視人才隊伍建設，確保檔案管理人員除了具備較高的知識層次以及檔案管理專業(yè)知識之外，還要掌握計算機技術，才能滿足新時期高校檔案管理需求。人才是檔案數(shù)字化建設的核心，因此，為了順應新時期高校檔案數(shù)字化建設要求，高校檔案部門要重視打造一支高素質、專業(yè)化的人才隊伍。首先，要加強高校檔案工作人員的理論知識培養(yǎng)，確保他們具備扎實的檔案專業(yè)理論知識；同時還要注意提高他們計算機技術等數(shù)字化檔案處理能力；其次，要定期組織高校中那些具有發(fā)展?jié)摿Φ那嗄隀n案管理人才去積極參加專題講座、學術交流以及業(yè)務研討會等盡快提升他們掌握計算機技術的水平和能力，確?？梢赃m應新時期檔案工作的發(fā)展需求。
（三）做好檔案數(shù)據(jù)庫建設
高校檔案管理部門要加大高校檔案數(shù)字化與現(xiàn)代化信息技術管理的推進力度，確保高校檔案信息數(shù)據(jù)的真實性、完整性，真正實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理，發(fā)揮高校檔案數(shù)字化信息資源的重要價值。n案數(shù)據(jù)庫包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、檔案數(shù)據(jù)資源的接收、整合、集成、遷移、組織、存儲等與數(shù)據(jù)庫相關的數(shù)字資源處理。數(shù)字檔案信息加工包括數(shù)字檔案信息整理、格式轉換、數(shù)字檔案信息錄入、數(shù)字檔案信息集成等基本功能。數(shù)字信息轉換的主要功能是將經過加工處理的各類非結構化數(shù)字信息轉換成能被數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)進行處理的結構化數(shù)字信息。這個功能主要是由數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的數(shù)字檔案信息導入功能加以實現(xiàn)的。
（四）重視檔案安全保障
理論上來講，安全是互聯(lián)網產物需要著重考慮的重要特征，高校檔案數(shù)字化建設也不例外。為了確保高校檔案數(shù)字化建設質量，防范檔案管理中存在的各種安全隱患，確保檔案信息的完整性，就必須要注意重視檔案的安全保障工作。首先，為了確保數(shù)字化檔案的安全性，必須要加強檔案管理人員的安全知識培訓，比如防范病毒的方法等，增強全體人員的信息安全管理意識，確保他們可以更好地勝任有關的檔案管理工作。其次，需要防范黑客攻擊和計算機病毒感染，定期對數(shù)字化檔案進行安全備份工作，且要采用本地和異地各一套，以防止數(shù)字化檔案出現(xiàn)泄露等各種意外情況的發(fā)生。再次，高校檔案部門需要嚴格按照信息安全等級的保護要求，采取科學、合理的安全保障技術和安全管理制度來全面確保高校檔案數(shù)字化建設的安全。比如，制定數(shù)字檔案備份制度、數(shù)字檔案歸檔制度、網絡安全管理制度和保密制度等來確保高校檔案數(shù)字化建設順利開展。最后，考慮到高校檔案工作的特殊性，他們需要具備高度的政治感、責任感和保密意識，切實做好檔案數(shù)字化管理過程中相關檔案信息的保密工作。
三、結束語
高校檔案數(shù)字化建設是高校檔案工作的重要環(huán)節(jié)，數(shù)字化檔案真實、準確、完整地展現(xiàn)了高校管理工作的整個過程，是高校各項工作記錄、參考、總結的依據(jù)。進行科學、規(guī)范的檔案數(shù)字化建設，是非常必要的。當然，構建高校檔案數(shù)字化管理與建設平臺的時間還不長，還有很多不完善的地方，需要進一步研究與探索。
綜上所述，為了確保高?，F(xiàn)代化建設的順利開展，必須要加大基礎設施投入力度，重視檔案數(shù)字化人才的培養(yǎng)，做好檔案數(shù)據(jù)庫建設，重視檔案安全保障工作，以便全面提升高校檔案數(shù)字化建設質量。但是需要注意的是要嚴格按照科學發(fā)展觀理念，逐步實現(xiàn)高校檔案從手工管理向數(shù)字化管理方向轉變，從而不斷提升我國高校檔案管理水平。
參考文獻：
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第4篇：高校數(shù)字檔案范文
當前高校學生檔案數(shù)字化建設工作開始于2008年教育部、國家檔案局聯(lián)合頒布了可普通高等學校檔案管理辦法，作為當今檔案數(shù)字化管理工作的指導性文件，在該管理辦法下，突出了高效學生檔案管理工作的重點。一是提升檔案管理服務質量，二是提高檔案管理效率。其中結合計算機網絡化管理是高校學生檔案管理的出路，作為高校學生檔案數(shù)字化建設的指南，在理念上實現(xiàn)了更新，特別是把握當前計算機互聯(lián)網發(fā)展的大環(huán)境下，充分抓住發(fā)展機遇，大大提高了高校學生檔案管理的效率。
2 信息數(shù)字化對高校學生檔案工作的重要性
2.1 推動了檔案形式的革新
數(shù)字技術改變了信息傳播的媒介，從原始信息諸如人們日常耳聞目睹的廣播信號、電視信號、錄音機都實現(xiàn)了數(shù)字化，其儲存媒介和傳播媒介的革新大大提高了檔案管理工作的效率，特別是隨著計算機和互聯(lián)網技術的普及，用于檔案管理的新的文件形式一數(shù)字文件（digital records）大量產生，這種新的類型的文件的載體是磁性載體材料或光學材料。能夠保存大量的文件，轉換成數(shù)字化檔案。從比如“古代的石刻檔案、甲骨檔案”都可以轉換成紙質檔案、縮微檔案，這個檔案管理工作帶來了極大的便利，雖然對于檔案操作人員在接受時會有一定的復雜性和難度。
2.2 檔案工作人員觀念的更新
現(xiàn)代科學技術發(fā)展下，改變了我們的日常生活，同時也對檔案管理工作帶來了巨大方便，一方面檔案館將不只是一個實體機構，同時實現(xiàn)了存儲實體與虛體共存，另一方面數(shù)字化檔案管理工作以虛擬化方式存在，工作重心不在是傳統(tǒng)的客戶，而是能夠滿足社會的多元化需求。
我國長期以來都努力構建完整的檔案管理理論，用于指導檔案工作人員數(shù)字化工作的開展，這就促進了檔案工作人員檔案管理方面觀念的更新，特別是改變過去傳統(tǒng)的檔案管理的觀念，適應數(shù)字化檔案管理的發(fā)展趨勢。因為觀念上的落后，勢必上會阻礙檔案數(shù)字化管理工作的開展，實現(xiàn)人―計算機的雙向互動，才能把檔案管理工作開展得有效率且具有深度。數(shù)字化管理的改革一方面需要技術上是革新，另一方面也需要檔案工作人員能夠加強培訓，內部和外部推動檔案管理人員技術化水平的提高，這是一個循序漸進的過程。
2.3 實現(xiàn)了信息組織的標準化
數(shù)字化檔案的產生使得檔案管理的機制和組織更具標準化，刨去了許多人為方面的要素，改使得檔案管理呈現(xiàn)了直接的、網狀的方式。方便管理者和用戶的檢索，數(shù)字化管理的組織非常標準化、有序，而不是過去過于依賴人工的資源管理，以防止檔案管理的雜亂無章，同時信息組織的標準化也在不斷改進過程中，比如對“數(shù)據(jù)倉庫技術、數(shù)據(jù)挖掘技術、數(shù)據(jù)推進技術，數(shù)據(jù)打包技術”等的改進，都為信息組織的標準化打下了堅實的基礎。
3 當前高校學生檔案數(shù)字化工作的開展現(xiàn)狀
我國在全球檔案數(shù)字化、網絡一體化浪潮的?_擊下，自1996年就加入了檔案管理信息化、數(shù)字化的進程，國家檔案局把電子文件研究項目列入科技計劃，直到1999年上海市檔案館與電腦科技公司，共同致力于檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的開發(fā)。2000年5月，經國家檔案局批準，深圳構建了我國第一個高校學生數(shù)字檔案館，這也象征了我國開啟了高校學生數(shù)字化檔案的進程?？v觀二十年來我國高校學生檔案數(shù)字化的發(fā)展歷程，我國當前雖然已經大面積鋪開檔案數(shù)字化建設，但是因為資金的限制，數(shù)字化管理的技術條件依然不夠成熟，主要體現(xiàn)在技術應用的不經濟以及成本較高，因為其主導方式依然是鍵盤錄入和光學字符識別掃描輸入，速度較慢的同時儲存質量不高，容易受到諸多要素的干擾，在互聯(lián)網技術飛速發(fā)展的今天，高校學生檔案管理的網絡化建設依然缺乏統(tǒng)一的技術標準，使得跨區(qū)域的數(shù)據(jù)信息庫無法實現(xiàn)對接和共享，所以說我國高校學生檔案數(shù)字化工作依然還有很長的路要走。
2011年由中國檔案學會、北京市檔案學會和清華大學檔案館在清華大學聯(lián)合主辦了“國際檔案數(shù)字化研究與發(fā)展”學術報告會，議題是探討檔案數(shù)字化工作的標準化問題，對當前檔案數(shù)字化工作最為迫切的問題進行了探討，比如對高校學生檔案數(shù)字化建設的原則問題、檔案數(shù)字化與數(shù)字檔案館的關系問題的研究，對于近五年檔案數(shù)字化工作的開展打下了堅實的基礎。總的來看，目前檔案工作管理人員對于檔案工作的數(shù)字化進程的認識依然不夠，沒有充分認識數(shù)字化對高校學生檔案工作的現(xiàn)實價值。
4 高效學生檔案數(shù)字化工作發(fā)展的對策
4.1 統(tǒng)一認識，確定范圍
目前許多高校學生檔案管理部門都沒有充分認識到數(shù)字化媒介對于高校學生檔案管理的重要性。這就需要統(tǒng)一認識，特別是要認真貫徹落實教育部和國家檔案局第27號令，把高校學生檔案管理數(shù)字化工作納入到年度工作日程中來，領導在體制上和管理上對高校學生檔案數(shù)字化工作嚴格把關，順應時代要求，擴大學生檔案的歸檔范圍。特別是豐富高校學生檔案管理的功能，覆蓋數(shù)字化檔案管理的使用范圍，對于檔案的“收集、鑒定、歸檔”的每一個步驟實行程序化、標準化的管理操作。
4.2 調整工作節(jié)奏，參與必要培訓
如今高校學生檔案管理數(shù)字化工作大大提高了工作的效率、免去了不少不必要的流程。但是在工作的方式和節(jié)奏上會有所改變，這就要求管理人員能夠充分適應高校學生檔案管理的工作時序。比如要按照歸檔的關鍵時間點及時安排上傳。如考試成績在期末結束后一周內錄入，過期即鎖定，嚴禁改動。同時校園網也可以作為一個窗口接受大眾的監(jiān)督。同時高校學生檔案管理工作的推進是一個動態(tài)過程，需要管理人員能夠接受相關的培訓，不斷實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理升級和優(yōu)化工作。
4.3 設置權限，保護隱私
數(shù)字檔案系統(tǒng)一大隱患就是隱私問題，因為安全問題隱患造成的數(shù)據(jù)信息泄露的后果是非常嚴重的，因為檔案數(shù)字化管理的有點在于區(qū)域范圍內的數(shù)據(jù)共享，其缺點也是如果不注意權限的加密或是設置網絡防火墻、數(shù)據(jù)加密傳輸?shù)却胧?，容易造成個人數(shù)據(jù)的泄露（比如學生的身份證號碼、家庭住址、生理缺陷）。所以設置權限，保護學生和學校的隱私變得尤為必要。
4.4 拓展功能，完善服務
上述提到了高校?底只?檔案管理是一個持續(xù)發(fā)展的動態(tài)過程，需要在功能、管理和服務商不斷加以完善，比如目前許多高校都在改善遠程拓展功能，方便對畢業(yè)生的檔案狀態(tài)，如檔案的去向、轉出和接收時間等，應能通過學生檔案管理系統(tǒng)進行遠程在線查詢。數(shù)字化檔案管理對于高效學生檔案管理而言，無疑是一次深遠的變革。
第5篇：高校數(shù)字檔案范文
1．1高校檔案數(shù)字化是信息時展的要求
社會發(fā)展對檔案的借閱需求不斷增加，紙質的檔案已經不能滿足社會的需求，必須建立完全、快速的數(shù)字化檔案存儲平臺，達到檔案信息的共享，便于直接快速的查閱。高校檔案數(shù)字化能夠大大減少檔案人員在建立檔案時的編研工作量，使得檔案管理人員有更多的時間去進行檔案數(shù)據(jù)整理的工作，提升檔案的管理效率。檔案管理工作將變得方便、快捷、高效，檔案的查閱以及整理都將變得十分方便，提高高校內部辦公效率。
1．2高校檔案信息數(shù)字化是數(shù)字化校園的必然結果
在社會數(shù)字化的背景下，高校作為技術發(fā)展的前沿已普遍開展數(shù)字化改革，高校檔案部門的數(shù)字化也是其中重要的組成部分。檔案信息的數(shù)字化會將大量的檔案信息寫入計算機中，并實現(xiàn)聯(lián)網共享，這種方式使廣大師生足不出戶就能夠獲得大量的信息為其所用。
1．3高校檔案數(shù)字化是完善檔案管理的重要途徑
高校檔案數(shù)字化建設是高校檔案管理模式創(chuàng)新的方向。在將傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化檔案管理轉化的過程中，必須打破檔案管理的傳統(tǒng)管理模式，實現(xiàn)新時期檔案管理的科學優(yōu)化。檔案數(shù)字化能夠大量節(jié)省檔案存儲空間，有效減少紙質檔案存在和查閱過程中的損毀。而且檔案數(shù)字化可以縮短信息加工時間，提高檔案信息的時效性。
2高校檔案管理數(shù)字化存在的問題及對策分析
應當看到，高校檔案管理數(shù)字化目前仍存在一些問題。例如，一個突出的問題是數(shù)字化檔案的利用率有待提高。一些高校并沒有把數(shù)字化檔案的管理當成一項緊迫的任務來抓，檔案管理人員仍遵循傳統(tǒng)觀念和管理模式，文檔的檢索和借閱仍然主要依靠人工來完成，使得計算機等多媒體硬件成為“高檔打字機”。使得投入的人力和物力的價值沒有得到充分體現(xiàn)，電子文檔的使用效率不高而造成雙重的浪費。其次，檔案管理應用系統(tǒng)與校內辦公自動化系統(tǒng)的兼容性問題有待解決。為保證數(shù)字化檔案信息處理的方便利用，前提是建立信息資源共享系統(tǒng)。目前高校內部的辦公自動化系統(tǒng)與其檔案管理部門使用的檔案管理系統(tǒng)來源往往不同，有時候并不兼容，不同軟件環(huán)境下形成的數(shù)據(jù)難以轉換，造成檔案電子文件歸檔困難。上述問題出現(xiàn)的原因在于缺少科學規(guī)范的數(shù)字化檔案工作制度和專業(yè)化的數(shù)字化檔案管理人才。另外，有些單位數(shù)字化檔案管理缺乏硬件投入，檔案管理軟件的采購和開發(fā)比較混亂也是困擾檔案數(shù)字化進一步拓展，影響檔案數(shù)字化的重要原因。為此，在實際的工作中需要把握以下幾點：
2．1盡快建立健全檔案信息管理標準
新型載體的應用和計算機智能化管理，必然要求信息處理規(guī)范和標準化。在實現(xiàn)由傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代信息管理轉變的過程中，必須遵守嚴格的業(yè)務規(guī)范和技術標準，即檔案信息管理標準化。其標準通常由檔案行政管理部門制定、頒布、實施，這是檔案管理信息化的可靠保障。同時，各單位也應充分發(fā)揮自身能動性，根據(jù)自身條件和檔案管理的特點制定詳細科學的管理標準，為檔案信息化管理打好框架，夯實基礎。
2．2不斷改進檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)
要重視以軟件系統(tǒng)為中心的電子檔案的綜合管理方法。在管理系統(tǒng)設計階段，依據(jù)數(shù)字化標準，充分綜合文件檔案業(yè)務部門、管理部門及技術開發(fā)部門的意見，統(tǒng)籌協(xié)調，通過技術手段把相關的管理性措施納入系統(tǒng)中，并根據(jù)實際運行中出現(xiàn)的問題，不斷通過軟件系統(tǒng)來滿足檔案管理數(shù)字化的功能需求，確保電子檔案的真實有效。
2．3加快硬件基礎建設
檔案管理數(shù)字化建設，需要計算機技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術等高新技術作為載體，需要加大資金投入來引進先進的技術和設備。電子新產品的開發(fā)周期越來越短，如出現(xiàn)老版本不兼容、存儲格式淘汰等硬件和軟件的過時問題會引發(fā)一系列不良結果，要及時對系統(tǒng)關鍵設備進行更新?lián)Q代和升級，以確保信息化建設的順利進行。
2．4突出數(shù)據(jù)庫建設
在紙質檔案數(shù)字化過程中，必須嚴格做到正確、科學、規(guī)范。這一方面要求每個檔案工作部門必須做到根據(jù)制定得著錄規(guī)則和細則，在搞好傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫建設的同時，加強對電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導，保證歸檔電子文件真實、完整、有效。另一方面，在檔案管理數(shù)字化過程中，要注意館與館之間檔案數(shù)據(jù)庫建設的數(shù)據(jù)交換方式、信息分類編碼、系統(tǒng)匹配、功能設置和通訊規(guī)程等的統(tǒng)一性，從一開始就要樹立建設館際共享的數(shù)據(jù)庫長遠目標。
2．5不斷提高檔案管理工作人員的業(yè)務素質
要重視對檔案管理人員應用現(xiàn)代化新技術的業(yè)務能力和技能素質的培養(yǎng)。而且數(shù)字信息技術的發(fā)展日新月益，要不斷督促檔案管理者加強檔案業(yè)務的專業(yè)知識、多媒體知識和相關的學科知識的學習，做到熟練地掌握計算機操作技術和基本的網絡信息技術。同時，加強檔案管理者的隊伍建設，適時引入激勵考核機制，為檔案管理數(shù)字化管理工作提供人才保障。
3切實加強數(shù)字化背景下高校檔案的保護
3．1提高數(shù)字化檔案管理人員的安全防范意識
首先，要提高檔案管理工作者的法律法規(guī)意識，嚴格按照《檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等法律法規(guī)規(guī)范檔案資源管理，確保檔案管理的高效運作、安全使用。其次，檔案管理單位要對數(shù)字化檔案的管理和制定詳細的規(guī)則和規(guī)范，從而規(guī)范檔案信息者和傳遞者的行為。再次，加強對檔案管理人員的保密安全意識培訓，檔案管理人員必須對安全操作規(guī)程做到了心中有數(shù)，時刻做好安全防范措施，并重視對密碼技術的應用，不斷提高安全防范意識和防范能力。另外，對數(shù)字化管理人員的配備應嚴格把關，突出責任意識、紀律意識和信息道德品質，又要精通計算機知識，把合格的管理人員委派到關鍵崗位上。
3．2提高系統(tǒng)安全防范技術能力
一方面，要依托傳統(tǒng)的網絡信息保密技術，如最常用的是數(shù)據(jù)密碼法在電子檔案的建立、使用和存儲過程中進行安全保護。另一方面，要充分發(fā)揮新型網絡信息安全保密方法的功能，進行以下幾種防范能力的開發(fā)：（1）授權控制。對網上信息用戶權限進行設定，設置不同用戶對各類信息的訪問權限，實行檔案信息獲取的分層管理。（2）數(shù)字簽名驗證。在計算機網絡中采用數(shù)字簽名，動態(tài)驗證用戶身份與數(shù)據(jù)的真實性，確保數(shù)據(jù)的真實性，防止入侵者假冒、篡改。（3）智能卡技術。根據(jù)安全實際要求，可以將數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲、安保功能制作集成電路芯片，開發(fā)智能卡管理功能。（4）安裝防火墻。組織非法用戶訪問，控制進、出兩個方向的通信，借以保護內部網絡不受外部網絡的攻擊，并防止內部網絡的用戶向外泄密。
3．3嚴格執(zhí)行數(shù)據(jù)備份制度，提高系統(tǒng)容災能力
影響數(shù)字化檔案安全的因素眾多，有諸如網絡黑客、病毒及軟件缺陷等，也可能存自然災害等原因造成的存儲設備硬件損壞。因此，必須嚴格執(zhí)行電子檔案數(shù)據(jù)備份制度，有效防止這些因素對系統(tǒng)造成損害，確保既有的關鍵數(shù)據(jù)、關鍵數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和關鍵業(yè)務在檔案管理系統(tǒng)發(fā)生災難后可以迅速恢復的數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)。在實際執(zhí)行數(shù)據(jù)備份過程中，隨著時間的增長需要備份的文件數(shù)量越來越多，因此備份中心面臨巨大的數(shù)據(jù)存儲難題。如何安全、科學地保存這些數(shù)據(jù)，是備份工作的關鍵?？梢砸劳袛?shù)字檔案館平臺，采取海量數(shù)據(jù)在線存儲（如磁盤陣列）和脫機載體存儲相結合的辦法。
4結束語
第6篇：高校數(shù)字檔案范文
【關鍵詞】高等院校 學籍檔案 數(shù)字化 管理
一、高等院校數(shù)字化檔案管理意義和現(xiàn)狀
（一）高校學籍檔案數(shù)字化管理的重要意義
高等院校的檔案管理工作，關系到每一位學生順利畢業(yè)和成功就業(yè)。普通高等院校的學籍和檔案，記錄了每個同學在大學四年期間學習生活的各種細節(jié)、行為。它包過在校就讀期間，學生所獲得的各種獎勵和證書影印、學校對于學生失當?shù)男袨樽鞒龅姆N種懲罰和記錄、學生在每一個學年度參加各個課目的考試成績情況、學生在校期間參加的各種社團組織和假期進行的各項社會實踐成果，以及學生的詳細住址、受教育經歷、老師和班干部評價等等原始和真實的信息。高校的學籍檔案工作能夠把學生在校期間的所有活動真實地表現(xiàn)出來，學籍檔案將會成為社會的各個職能部門和企事業(yè)單位選擇人才的重要參考依據(jù)，是用工崗位招聘面試時獲得的重要參考指標，同時也是企業(yè)使用畢業(yè)生人才的基本判斷條件。
（二）高校檔案數(shù)字化管理建設的發(fā)展現(xiàn)狀。
隨著經濟社會的不斷發(fā)展，信息全球化和辦公網路化趨勢越發(fā)強烈，不斷推進的信息化進程對全國普通高等院校的學籍檔案數(shù)字化管理提出了更高的要求，高等院校的教育改革也要求在學生學籍檔案管理建設方面要做出創(chuàng)新。
傳統(tǒng)的學籍檔案管理模式已經不再滿足當前信息量龐大和資料繁雜的學籍檔案管理，傳統(tǒng)的學籍檔案管理比較簡單，學生的履歷可能只是一兩張紙的內容，但是，如今隨著我國高等院校教育工作的不斷推進，學生在在?；顒又饾u地豐富了起來，各種省內省外的學科競賽活動，甚至與國外友好院校的交流活動多了起來，學生的在校履歷不再像以前那樣單薄，學生的個人作品和參賽獲獎資料等變得多了起來。
（三）必須高度重視高校學籍檔案管理工作
傳統(tǒng)的高校學生學籍檔案管理是為以前的社會就業(yè)形勢服務的，上個世紀，由于大學生數(shù)量并不多，國家采取的是包分配的制度，大學畢業(yè)生畢業(yè)后只要拿著自己檔案按時到單位報到就行了。如今的社會，流行的是自主擇業(yè)方式，學生畢業(yè)之后，需要頻繁的前往就業(yè)市場，對于個人學籍檔案的攜帶提出了更高的要求。為了解決這一問題，相關領導必須要高度重視學生學籍檔案的數(shù)字化管理建設，各大高校的檔案管理人員必須要落實好數(shù)字化管理的各項要求。對學籍檔案進行數(shù)字化管理，就是通過計算機信息技術以及檔案管理專用的軟件和網絡技術，進行科學和電子化的檔案信息管理。相比傳統(tǒng)的紙質檔案袋管理方式，如今的信息化管理可以做到管理方式更加高效，管理手段更加便捷，管理過程更加快速。
二、改進高校學籍檔案管理數(shù)字化管理措施，創(chuàng)建高效檔案系統(tǒng)
（一）發(fā)揮數(shù)字化管理優(yōu)勢，進行學籍檔案管理數(shù)字化管理
傳統(tǒng)的紙質檔案管理，檔案紙很容易受到蟲蛀、水漬泡的影響，由于紙質的特殊性，學生檔案如果保存不當，一旦發(fā)生火災，后果不堪設想。另外，紙質檔案管理，對保存環(huán)境的要求比較高，檔案的拿取和整理相當不便，浩如煙海、數(shù)量龐雜而笨重的檔案資料需要大量的檔案管理人員來進行擺放整理和日常維護。
紙質檔案在管理過程中，還需要占用較大的空間來進行物品存放，費時費力。相比較傳統(tǒng)落后的學籍檔案管理，數(shù)字化、信息化、網絡化的現(xiàn)代檔案管理方式就顯現(xiàn)出巨大的優(yōu)勢。檔案管理人員在進行日常管理時，可以運用計算機技術和數(shù)據(jù)庫康技術，將不同的檔案內容轉換成相應的數(shù)字化形式存在的檔案資源，并對其進行數(shù)字化的保存，海量的檔案信息只需要儲存在輕便易攜帶的網絡硬盤中，就能夠方便的實現(xiàn)學籍檔案的儲存。同時，學籍數(shù)字化管理還能夠實現(xiàn)網絡化的資源共享，工作人員調取、學生運送個人檔案將會變得十分方便，輕輕點擊鼠標就能夠完成這一過程，從而實現(xiàn)了檔案管理的功能完整和結構有序。
（二）提高工作效率，優(yōu)化網絡檔案管理系統(tǒng)
各大高校要想切實做好本校的學生學籍檔案管理工作，畢業(yè)要完善本校的學籍檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。各個高等院校需要按照本校的實際情況，結合校內的檔案管理硬件設施，不斷完善系統(tǒng)內部的數(shù)字化檔案管理。當前，由于很多高校的學籍檔案管理系統(tǒng)僅僅是在學校系統(tǒng)內部聯(lián)網，并沒有連接上外部網絡，使得高校檔案部門的學籍管理水平程度比較低，無法實現(xiàn)檔案管理的遠程控制。結合這一現(xiàn)實問題，高?？梢越n案管理辦公和網絡管理集為一體的信息化檔案管理系統(tǒng)，學校的檔案管理工作者可以把以前的網絡信息分散化朝網絡管理方向發(fā)展。
（三）外包網絡建設任務給專業(yè)的網絡公司
高校檔案管理人員可以將檔案管理工作外包給校外網絡公司進行管理，將圖書館內部的學校檔案內部網絡數(shù)據(jù)庫建設外包給其他的公司，可以極大的提高檔案管理的效率。這些公司常年從事各種數(shù)字化學籍檔案管理的建設工作，對于高等院校的檔案數(shù)據(jù)庫建設，他們可以用最先進的Dreamweaver技術打造網頁更加簡潔，讓校職工在查找檔案資料時更加方便。
打造智能高效的校內網的內部網站，可以方便學生通過Internet檢索，輕松的檢索到自己檔案的錄入情況。另外，經過這些網絡公司優(yōu)化過的高效數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，可以同時容納更多的工作人員進行網上在線檔案的瀏覽、整理和分類工作，方便教職員工查找各種需要的學籍檔案。經過優(yōu)化后的數(shù)字網絡檔案管理系統(tǒng)，教職員工可以通過Baidu、Google等外部網絡搜索引擎輕松實現(xiàn)檔案的訪問和搜集工作，真正完善地管理了學籍檔案的數(shù)字化系統(tǒng)。
結束語：
綜上所述，我國的很多高等院校內部系統(tǒng)的學籍檔案數(shù)字化管理建設工作，都還處在相對初級的階段，數(shù)字化和信息化程度并不高，相比較于北美、日本、英國等東西方數(shù)字化網絡強國，我國的學生檔案數(shù)字化管理還很不足。推進高校數(shù)字化管理體系這一任務，是一項浩大而艱巨、復雜而偉大的工程。各大高效的檔案部門必須要根據(jù)自身的實際情況，循序漸進的步步推進網絡化建設進程，切記不可急于求成，建設不可急功近利。在進行數(shù)字化管理的過程中，將21世紀最為先進的電子信息技術、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)盤技術、多媒體計算機技術等科學巧妙地應用到建設活動中。只有這樣，才能夠最終實現(xiàn)高等院校學籍管理的數(shù)字化和科學化。
【參考文獻】
[1] 林梅珍.高校學籍檔案數(shù)字化管理建設的思考[J].福建教育學院學報，2014，15（1）
[2] 林梅珍.高校學籍檔案數(shù)字化建設的SWOT分析與對策[J].蘭臺世界，2014，（2）
第7篇：高校數(shù)字檔案范文
Abstract: With the continuous improvement of the international digital process, the utilization rate of electronic records becomes increasingly high, and it is widely used in daily office and the management. In this paper, according to the features of university records management, the main features of the digital files in the application are analyzed to emphasize the importance of digital files construction and the importance of improving the efficiency of file management by digital means.
關鍵詞: 電子檔案；檔案管理；高等學校
Key words: digital files；file management；colleges and universities
中圖分類號：TP31 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）24-0221-03
0 引言
檔案數(shù)字化的含義是以館藏檔案為依據(jù)，在檔案內容信息不改變的情況下，將原來檔案的內容以及信息進行數(shù)字化的轉變，使得檔案由固有存在的書本形式轉變?yōu)閿?shù)字形式，這樣的舉措使得檔案信息社會化，將原本難以查詢到的檔案資源進行社會共享。檔案的數(shù)字化很大程度上是因為它本身就是一個信息體，因此對其信息化的過程會相對簡單。
1 檔案數(shù)字化建設的涵義
檔案是對歷史的一種記錄，它將歷史以一種信息的方式記錄下來。但從根本上來說，數(shù)字化后的信息并不僅局限于對檔案本身所記錄信息的轉化，它還包括了原始信息與社會其他信息所融合而形成的范圍更廣的信息。這種意義上的數(shù)字化可以體現(xiàn)為兩個方面：一是最基礎的數(shù)字信息化，是將檔案中的內容信息進行數(shù)字化；二是廣義上的數(shù)字化，它將檔案信息和社會政治、經濟、文化等各方面的信息進行綜合處理而形成的數(shù)字化集合。因此，檔案數(shù)據(jù)化的目的就是將檔案中的信息與社會中的各種信息進行糅合并加以利用，在社會中廣泛的傳播使用。這兩個方面是互依護存的，檔案信息被公共社會分享后會接納一部分的社會信息，并與社會中的一些信息進行融合，從而得以廣泛的傳播與交流，使得其形成另外一種形式的廣泛意義上的信息。
2 高校檔案管理現(xiàn)狀
這幾年的高校的發(fā)展迅速，學生的總數(shù)逐年增加，高校的教職工也呈幾何數(shù)位上升，這樣的增長勢頭使得數(shù)以千萬的檔案每年都在不停的變動，這些檔案的維護、更新都需要人員去管理，這樣大的工作量對于檔案管理工作來說是一個十分巨大的挑戰(zhàn)。而高校中的檔案記載著學生、教師們的各種成績以及各種教學活動的記錄，其意義對于高校來說是十分重要的，因此，高校檔案管理在高校的各種工作中占有著重要的地位。
目前，我國的高校檔案管理還存在著一下的幾個現(xiàn)狀：第一，工作量很大。高校的環(huán)境較為特殊，因此，每年都有成千上萬的學生與教職工出入高校，這也導致了高校的檔案數(shù)據(jù)在不停的變動，再加上學生的就業(yè)以及繼續(xù)深造的種種情況，檔案的數(shù)據(jù)變化呈現(xiàn)出了數(shù)量大、變動頻繁的特點，還有其他檔案的維護、更新等都需要耗費大量的人力物力，這也使得高校檔案管理的工作量變得十分巨大。第二，高校檔案的電子數(shù)字化程度還有待提升。當今世界，電子信息技術是十分發(fā)達的，其處理信息的高效、穩(wěn)定性是十分優(yōu)良的，但在目前高校檔案管理中還沒有完全發(fā)揮出其信息處理的優(yōu)勢。目前高校檔案的存儲主要還是以紙質檔案為主，電子信息管理手段還僅被運用為檢索、備份等一些輔助的功能。對檔案的數(shù)字化還處在推廣的階段，檔案管理人員對電子信息管理程序以及軟件的選擇還不能充分的將電子信息技術使用在檔案管理中。第三，檔案管理的操作標準程度不高。由于各個高校的規(guī)章制度的不同以及其規(guī)范的差異，導致了各高校的檔案管理工作步調不一致，在某些方面還存在著互相抵觸的情況，這也成為了檔案管理工作高效化的障礙。第四，檔案傳遞頻繁。學生的入學、轉學、畢業(yè)等情況每年都會遇到一大堆，這樣的情況使得他們的檔案也隨著學生到處轉移，跨省、跨國等情況也時有發(fā)生，這使得檔案轉移工作的困難度又大大增加，其效率也比較低下。
3 高校檔案數(shù)字化建設是高校檔案管模式創(chuàng)新的方向
只有創(chuàng)新才能求得更進一步的發(fā)展，因此，高校檔案管理的舊模式也需要創(chuàng)新來改變，在這個時刻改變的時代，高校檔案只有通過不斷的創(chuàng)新才能夠跟上社會的節(jié)奏，使得檔案工作為社會服務。
第8篇：高校數(shù)字檔案范文
關鍵詞:高校檔案管理;創(chuàng)新;數(shù)字化問題分析
眾所周知，隨著我國社會市場主義經濟的高速發(fā)展，科學技術的顯著提高，促使我國的各行各業(yè)迅猛發(fā)展。其中教育行業(yè)尤為突出，得到質的飛躍，各個高校檔案管理工作也得到顯著提升。隨著我國網絡技術的發(fā)展以及廣泛應用，數(shù)字化管理高校檔案方式應運而生，高校檔案管理需要不斷創(chuàng)新，緊跟時代的腳步，緊扣時代的需求。今天，本文就以“高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題”為主題進行探析。
1.高校檔案管理創(chuàng)新
據(jù)調查可知，現(xiàn)代管理方案是我國各高校進行檔案管理創(chuàng)新以及檔案管理數(shù)字化的必要前提和必然基礎?，F(xiàn)代管理方案中具有先進的管理觀念以及管理形式，我國各個高校有效結合先進的管理形式，從而能夠有效打破傳統(tǒng)落后單一的檔案管理形式，促使高校檔案管理能夠進行有效創(chuàng)新，高校檔案管理形式能夠逐漸變得規(guī)范化、科學化以及系統(tǒng)化。筆者通過查詢高校傳統(tǒng)的檔案管理形式發(fā)現(xiàn)，將傳統(tǒng)檔案管理形式與現(xiàn)代化檔案管理形式進行對比分析，現(xiàn)代化檔案管理形式具有多種多樣的特征，呈現(xiàn)多元化趨勢。主要表現(xiàn)為占據(jù)空間較小，有效減少教學資源的流失，檔案信息儲藏形式豐富多樣。
2.高校檔案數(shù)字化管理的具體含義
據(jù)調查可知，檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、OCR技術、多媒體技術、數(shù)字攝影技術以及存儲技術的不斷發(fā)展而衍生的一種新型檔案信息形態(tài)，能夠把各種各樣載體的高校檔案資源巧妙轉化為數(shù)字化的檔案信息，存儲方式呈現(xiàn)數(shù)字化趨勢，運用網絡化的形式將諸多檔案信息進行連接，進而結合計算機系統(tǒng)來統(tǒng)一進行管理，形成一個有結構性、有序性的高校檔案信息庫，能夠實現(xiàn)資源共享，推動高校的進一步發(fā)展。顯而易見，高校檔案管理數(shù)字化建設是必然發(fā)展趨勢，能夠緊跟時展的腳步，順應時代潮流，高校檔案是一種原生資源，其重要程度不言而喻。
3.高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化管理中存在的主要問題
眾所周知，隨著我國國民經濟的高速發(fā)展，我國各個高校的檔案管理工作取得一定成效。然而“金無足赤人無完人”，高校檔案管理以及數(shù)字化管理中不可避免地存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下三個方面：
3.1檔案管理工作缺少統(tǒng)一性
眾所周知，我國各個高校的發(fā)展時間以及發(fā)展形式都存在差異性，從而促使各高校檔案管理工作缺少統(tǒng)一性。各個高校的發(fā)展時間不同，從而導致管理技術存在差異，進而導致高校檔案管理工作沒辦法進行統(tǒng)一。并且，高校檔案管理室的設施應用的效率以及使用時間也存在不同，種種因素導致高校檔案管理工作缺少統(tǒng)一性。
3.2檔案管理形式缺少創(chuàng)新性
隨著時代的發(fā)展，高校檔案管理發(fā)展趨勢逐漸演變?yōu)閿?shù)字化管理。眾所周知，隨著我國的信息技術的不斷提高，我國對檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展越來越重視。然而，筆者通過調查發(fā)現(xiàn)，我國多數(shù)高校檔案管理工作存在局限性，檔案管理形式缺少創(chuàng)新性。由此可見，高校檔案管理應該具備創(chuàng)新觀念，緊跟時代的腳步，緊扣時勢的需求，進而能夠促使檔案管理不與時代脫軌。
3.3構建的檔案數(shù)據(jù)庫缺少實用性
目前，我國在投資高校管理經濟上，對檔案管理工作的資金投入比較少，沒有重視高校檔案管理工作。正因如此，我國多數(shù)高校在開展工作的時候存在局限性，不能夠及時更新一些優(yōu)質的管理設備，從而促使構建出的檔案數(shù)據(jù)庫缺少實用性、檔案管理形式比較單一、落后，高校檔案管理工作不夠規(guī)范化，大大減少了檔案管理的完善性。
4.高校檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化管理的有效措施
各個高校負責人應該針對檔案管理創(chuàng)新以及數(shù)字化管理中存在的種種問題，進行具體問題具體分析，進而尋找促使高校檔案管理創(chuàng)新以及數(shù)字化管理的有效措施，并將措施加以落實，進而能夠有效推動高校檔案管理具有創(chuàng)新性，并且能夠做到數(shù)字化管理，有效提高高校檔案管理水平。筆者結合自身多年的工作以及查詢相關資料，提出以下見解：
4.1完善高校檔案管理的系統(tǒng)
各高校負責人想要有效創(chuàng)新檔案管理，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，首先就必須完善高校檔案管理的系統(tǒng)，一定程度上減少網絡影響，開發(fā)出有效的高校檔案管理軟件。一般情況下，優(yōu)秀的檔案管理數(shù)字化技術需要具備以下幾個特征：（1）必須滿足各種各樣形式的檔案需求，做到“有求必應”；（2）數(shù)字化技術應用起來非常容易；（3）能夠有效保障高校檔案管理信息不受網絡平臺的約束。高校負責人應該結合以上三個特征來進行高校檔案管理創(chuàng)新，進而能夠促使數(shù)字化技術滿足管理人員的需求，保障檔案信息的有效性。
4.2構建數(shù)字化檔案管理
據(jù)調查可知，構建數(shù)字化的檔案館是推動科技技術進一步發(fā)展的必要前提和必然基礎，能夠有效創(chuàng)新檔案管理形式以及檔案管理方向。基于此，為了實現(xiàn)高校檔案管理的創(chuàng)新以及數(shù)字化管理，我們應該構建數(shù)字化檔案管理。隨后，檔案管理人員可以通過掃描以及手工錄入的形式將優(yōu)秀的信息資源儲存到U盤以及光盤等系統(tǒng)中。
5.結束語
綜上所述，隨著我國計算機技術以及多媒體網絡的不斷發(fā)展，人民群眾的物質生活水平得到顯著提高，促使人們對學習形式的要求越來越高。在信息數(shù)字化的社會背景下，現(xiàn)代化管理形式應運而生。傳統(tǒng)的檔案管理形式已經不能與時代接軌，需要將其摒棄，從而靈活運用現(xiàn)代化管理形式，推動高校檔案管理創(chuàng)新，從而能夠推動高校檔案管理數(shù)字化理念的發(fā)展以及廣泛應用。
參考文獻
[1]王麗勇.探討高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J].赤峰學院學報(自然科學版),2014(03):164-165.
[2]季軒.高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化探索[J].產業(yè)與科技論壇,2016,15(15):209-210.
第9篇：高校數(shù)字檔案范文
一、高校檔案數(shù)字化管理概述
通常定義下的數(shù)字化檔案，指的是隨著計算機技術的發(fā)展和多媒體技術的應用，產生的一種信息化的檔案管理模式。具體是指應用現(xiàn)代化的科學技術和計算機技術等手段,將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質的文件和已歸檔保存的電子檔案,系統(tǒng)組織成的一種檔案信息資源，用數(shù)字代替檔案中的文字記錄、圖像記錄、聲音記錄、視頻記錄等檔案記錄方式，對檔案資料進行傳輸，使檔案資源能夠得到快捷的利用，實現(xiàn)檔案資源在一定區(qū)域內的共享。高校檔案主要記載的是高校的教學、科研及重大事項等實踐活動內容，其中也包括各種形式的記載內容，內容比較繁雜，高校檔案使用數(shù)字化管理模式之后，大大提高了高校檔案的管理效率，為高校檔案數(shù)字化管理發(fā)展提供技術基礎，進一步促進高校整體的發(fā)展。
二、當前我國高校在檔案數(shù)字化管理中出現(xiàn)的問題
雖然高校檔案管理使用數(shù)字化管理模式，但是由于數(shù)字化系統(tǒng)建設和檔案管理人員的數(shù)字化技術能力比較薄弱，高校檔案數(shù)字化處理技術的水平偏低等原因，高校檔案數(shù)字化管理工作仍然存在諸多問題。接下來就對高校檔案的數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)的問題，進行具體分析，主要從以下幾個方面進行闡述：
1.高校內部機構數(shù)據(jù)庫不兼容。
我國大多數(shù)高校目前都使用了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，建立了各類檔案數(shù)據(jù)庫，基本上實現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理。但是由于高校各管理部門的內部機構比較復雜，使用數(shù)字化管理系統(tǒng)時沒進行溝通，各自為政，所以導致高校部門使用的管理系統(tǒng)和檔案管理部門的檔案系統(tǒng)不匹配，致使數(shù)據(jù)庫連接時出現(xiàn)了諸多問題。主要表現(xiàn)在：檔案數(shù)據(jù)庫建立缺乏整體性和系統(tǒng)性，檔案部門和學校其他部門分別建立自己使用的數(shù)據(jù)庫，這類數(shù)據(jù)庫的標準化程度相對比較低，而且信息記錄的也不全面，并且各部門之間可能會出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫重復建設的問題，對數(shù)據(jù)庫的使用和資源優(yōu)化產生了不利影響，而且數(shù)據(jù)庫里的數(shù)據(jù)信息也不規(guī)范，數(shù)據(jù)庫的信息資源的利用只有在自己部門的管理系統(tǒng)中所使用，高校的各部門之則不能共享檔案信息，無法滿足其他用戶的需求。
2.高校檔案數(shù)字化管理的存在安全性問題。
由于數(shù)字化檔案管理是建立在計算機技術和多媒體技術的基礎上的，因此，檔案信息、數(shù)據(jù)傳送是依賴互聯(lián)網和校園網來完成的，它的優(yōu)點是傳遞速度快捷、便利，但容易泄密和丟失數(shù)據(jù)。所以，檔案信息的安全性就得不到保障。雖然高校檔案的數(shù)字化管理評價指標是檔案數(shù)字化管理的過程中必不可少的一項內容，能夠對高校檔案數(shù)字化管理中出現(xiàn)的問題進行及時把握分析，但是對于數(shù)據(jù)泄露和丟失等問題卻難以發(fā)現(xiàn)，對高校檔案的安全保護問題造成困難。
三、解決高校檔案運用數(shù)字化管理出現(xiàn)問題的措施
由于高校檔案數(shù)字化管理過程中，存在著諸多問題，針對高校檔案數(shù)字化管理的問題，要提出解決措施。解決高校檔案運用數(shù)字化管理出現(xiàn)問題的措施，主要從以下幾個方面進行論述：
1.檔案數(shù)字化建設的核心是檔案數(shù)據(jù)庫的建設。
在高校檔案館數(shù)字化建設中,數(shù)據(jù)庫的結構標準化的規(guī)范化體系的確立，是高質量建設檔案數(shù)字化的堅實基礎，也是數(shù)字化檔案能否實現(xiàn)最大范圍共享的前提。各高校的檔案管理部門在開發(fā)應用檔案管理軟件的同時，要匯同學校其他主要管理部門進行協(xié)商，開發(fā)使用兼容性比較強的檔案管理系統(tǒng)，要緊密聯(lián)系學校各部門的實際，建立實用性、可靠性強的數(shù)據(jù)庫，要有更新和控制功能。對有關檔案數(shù)字化管理的系統(tǒng)進行完善，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和檔案全文數(shù)據(jù)庫，對檔案自動檢索系統(tǒng)以及對檔案全文信息的鏈接起到決定性作用,并能實現(xiàn)網絡共享。
2.加大對專業(yè)人才的培養(yǎng)，確保檔案信息利用安全。
檔案數(shù)字化建設是一個對技術要求比較高的工作，所以高校在檔案數(shù)字化建設的過程中要加大對專業(yè)人才的培養(yǎng)，使他們能夠對一些問題作出正確的判斷和決策，并指導檔案管理的工作人員進行工作，使管理人員在高校檔案管理過程中發(fā)揮最大的作用。強化高校檔案數(shù)字化管理人員的工作能力，增強他們對高校檔案數(shù)據(jù)安全保護意識，確保高校的檔案數(shù)據(jù)安全，防止信息泄露，給高校的教育教學工作帶來麻煩。增強高校檔案數(shù)據(jù)管理人員的數(shù)據(jù)安全意識，是高校檔案管理過程中非常重要的環(huán)節(jié)，也是高校檔案數(shù)字化管理人員的職責所在。要加強高校檔案數(shù)字化管理的數(shù)據(jù)安全性，強化基礎設施建設。高校的檔案中包含著高校長期以來重要文件資料等內容，一旦泄露，就會對高校的發(fā)展產生不利影響，所以要建立數(shù)字化的評價體系，對檔案數(shù)字化管理進行評價，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。另外，要保證高校檔案數(shù)據(jù)的安全性，要加強對基礎設施的建設，信息化基礎設施是高校檔案數(shù)字化管理的基礎保障。高校檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，是檔案管理模式發(fā)展的必然趨勢。高校檔案是對學校的教學、科研管理及學校重大活動等各方面的真實記錄，對高校的發(fā)展有著十分重要的作用。高校檔案的數(shù)字化管理，雖然給檔案管理工作帶了很多便利，但同時也為高校的檔案信息安全埋下了隱患。因此，要加強對高校檔案數(shù)字化管理的安全管理，促進高校檔案管理工作的順利進行，促進高校的健康發(fā)展。
作者：樊麗君 單位：沈陽建筑大學檔案館
參考文獻
