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第1篇：人事系統(tǒng)的必要性范文

1.1高校持續(xù)發(fā)展的需要

高校的建設與發(fā)展需要多維度信息的支持，人事管理信息就是其中非常重要的信息之一。人事管理信息化的建設能夠對人事基礎檔案信息進行深度的挖掘和加工，這樣就能夠為高校的建設提供詳細的人力資源信息，有利于及時發(fā)現(xiàn)高校建設過程中存在的問題，幫助高校建立更加科學的發(fā)展戰(zhàn)略。從而保證高校建設發(fā)展的合理性與科學性，防止盲目建設情況，促進高校的持續(xù)發(fā)展。

1.2高校人事管理工作水平提升的需要

現(xiàn)階段，高校人事管理工作水平還有待提升，高校作為高水平、高素質人才專家的集中地，人事管理工作想要滿足高校教育建設、人才建設以及科研建設的實際需求，必須要采取各種措施提升工作水平與工作質量。在信息時代高校人事管理必須要與信息網(wǎng)絡接軌，必須要逐步實現(xiàn)信息化與現(xiàn)代化。

1.3高校人事管理工作進步發(fā)展的必然趨勢

隨著社會與科技的不斷進步與發(fā)展，高校人事管理工作已由過去傳統(tǒng)的管理方式逐漸轉變?yōu)樾畔⒐芾矸绞?。通過計算機網(wǎng)絡技術建立信息檔案，擺脫了以往紙張、照片的檔案信息。這在很大程度上解放了勞動力，提升了高校人事管理工作的效率。時代是在不斷向前進步的，所以高校人事管理工作也必須采取有效措施不斷進步和發(fā)展。這就需要進一步提升信息、數(shù)據(jù)以及檔案的挖掘能力，提升工作效率。因此，信息化建設是校人事管理工作進步發(fā)展的必然趨勢。

2高校人事管理信息化中存在的主要問題

2.1高校領導對人事管理信息化認知不全面

隨著信息技術的不斷進步與發(fā)展，在高校的各項管理工作中都開始應用計算機輔助工具提升工作水平。但部分高校領導對人事信息化管理工作的認識不夠全面，很多人認為人事管理信息化建設只是單純的引進先進技術和先進設備，或者是將人事管理信息化建設簡單的理解為建立人事基本信息統(tǒng)計系統(tǒng)。這些認識都是表面的以及片面的，沒有對信息化管理模式進行深入和全面的探討，這必然會影響高校人事管理信息化建設。

2.2高校人事管理信息化資源共享難以實現(xiàn)

高校是一個有機的整體，所以對于高校來說信息與資源的共享非常重要。現(xiàn)階段高校主要是通過校園網(wǎng)絡平臺實現(xiàn)信息共享，讓大家了解高校的動態(tài)發(fā)展情況。就高校人事管理工作來說，相關管理人員需要收集高校所有教職工的詳細信息，如：教職工的年齡、學歷以及薪酬待遇等信息。教職工的專業(yè)水平對于一個高校來說非常重要，因此教職工信息的共享非常重要。但是現(xiàn)階段由于相關管理人員沒有認識到人力資源信息共享的重要性，所以沒有完全公開相關信息。另外，校園網(wǎng)絡平臺不完善，所以也會對信息共享造成一定的阻礙。

2.3高校人事管理信息系統(tǒng)缺乏有效管理

高校人事信息系統(tǒng)的建立和完善非常重要，同時還要實現(xiàn)人事信息系統(tǒng)的高效運行。而想要保證人事管理信息系統(tǒng)的運行必須要采用科學有效的管理方式，但現(xiàn)階段大部分高校都沒有找到有效的管理方式，主要體現(xiàn)為：首先是高校沒有根據(jù)實際情況建立健全的人事管理制度，導致人事管理工作具有很大的隨意性，很難實現(xiàn)規(guī)范化管理。其次是不重視人事管理信息系統(tǒng)維護與完善，從而影響人事信息系統(tǒng)的運行。

2.4高校人事管理信息化工作人員處理信息能力有限

現(xiàn)階段，高校人事管理信息化建設過程中存在相關工作人員專業(yè)素質不過關等問題。部分工作人員的人事資源信息處理能力較弱，不了解先進信息技術的操作，即使有所了解也只是停留在理論知識方面。大部分人事管理工作人員只了解數(shù)據(jù)庫信息的建立與簡單處理，但是無法深層挖掘和分析相關信息數(shù)據(jù)。另外，高校人事管理工作的內容存在一定的復雜性，信息收集工作比較瑣碎，人事管理信息系統(tǒng)的構建也比較龐大，所以需要高素質的管理人才保證人事管理信息系統(tǒng)的高效運行。

3高校人事管理信息化建設有效措施

3.1重視高校人事管理信息化

高校管理人員必須要重視人事管理信息化建設問題，只有這樣人事管理信息化建設才有保障。高校領導必須深入認識人事管理信息化，了解其作用和意義，加大資金、技術以及人才的投入，為認識管理信息化建設提供有力的支持。同時要結合實際情況對人事管理方式進行統(tǒng)一的協(xié)調，適當調整組織崗位從而提升人事管理工作的水平。高校領導的重視既能夠為人事管理信息化建設提供有力的支持與保障，還能夠對高校人事管理工作人員起到激勵的作用，從而共同促進人事管理信息化建設。

3.2實現(xiàn)高校人事管理信息化資源共享

在現(xiàn)實情況下，高校人事管理信息化建設不是一蹴而就的，而是一個長期而復雜的過程。所以在實際建設過程中，每一個環(huán)節(jié)都非常重要，必須要按照信息化建設計劃方案實施。實現(xiàn)信息資源共享是高校人事化管理信息化建設中非常重要的一項工作。首先要為信息資源共享打下堅實的基礎，做好高校教職工的信息收集工作，建立一個數(shù)據(jù)庫專門用于儲存教職工相關信息。其次就要著力于信息資源共享平臺的建設，具體是通過完善和發(fā)展校園網(wǎng)絡平臺，運用先進的科技軟件，制定規(guī)范的管理制度保證校園網(wǎng)絡平臺的高效運行。這樣大家就能夠通過校園網(wǎng)絡平臺方便快捷的查詢和獲取信息，逐步實現(xiàn)信息資源的共享。

3.3建立高校人事管理信息化規(guī)范性管理體系

高校人事管理信息化建設是一個長期的過程，所以建設的工作量比較大，工作內容也比較復雜。在這種情況下，如果不能采取有效的管理方式對人事管理信息化建設進行全過程管理，就非常容易出現(xiàn)問題。所以必須要根據(jù)實際情況建立人事管理信息化規(guī)范性管理體系。首先，要對人事管理信息化建設的主要內容以及主要任務進行明確，在此基礎上對各個部門的職責進行明確，促進各個部門的協(xié)調與統(tǒng)一，共同推進人事管理信息化建設。其次，要建立健全的信息數(shù)據(jù)采集審核制度，以此保證人事相關信息的準確性以及完整性。最后要建立完善的人事信息定期檢查制度，不斷更新完善數(shù)據(jù)庫信息，為人事管理信息化建設提供基礎支持。

3.4提升高校人事管理工作人員信息化處理水平

在高校人事管理信息化建設過程中相關工作人員非常重要，所以必須要采取相關措施提升工作人員的信息化處理水平。高校要加大資金投入與人才投入打造一支高素質的專業(yè)隊伍，引入高科技人才，同時加強對原有工作人員的培訓。從而讓人事管理工作人員了解信息技術的具體操作。在培訓過程中要重視培訓內容的實用性，開展針對性訓練讓相關工作人員完全掌握信息技術實際操作，以此提升其信息處理水平。人才的培養(yǎng)在高校人事管理信息化建設中非常重要且必要，高素質人才能夠促進人事管理信息化建設。

4結論

綜上所述，在高校的管理工作之中，加強人事管理信息化建設是高校發(fā)展的必然趨勢。所以高相關管理工作人員必須要采取相應措施提升人事管理信息化水平，以此加速高校內部人力資源的開發(fā)與流動。本次研究對高校人事管理信息化進行了研究，首先介紹了高校人事管理信息化的重要性與必要性，然后分析了高校人事管理信息化建設過程中存在的問題，最后重點研究了高校人事管理信息化建設的有效措施。希望通過以上研究分析能夠提升高校人事管理信息化水平，同時提升人事管理工作的水平，促進高校健康可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

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第2篇：人事系統(tǒng)的必要性范文

【關鍵詞】新時期；人事檔案；管理；信息化建設

一、人事檔案信息化建設的必要性

在當今的信息化時代，網(wǎng)絡信息技術不斷發(fā)展，并在潛移默化中改變著人們的生活。人事檔案的管理是一種信息資源的管理，是人類社會活動和經(jīng)濟活動的戰(zhàn)略資源，機關事業(yè)單位應該在信息技術的迅速發(fā)展過程中抓住契機，提高人事檔案的社會化和開放化管理。人事檔案管理的固有模式已經(jīng)不能適應當前信息技術的發(fā)展，現(xiàn)代化建設的必要性已經(jīng)日益凸顯出來。人事檔案的信息化建設是機關事業(yè)單位現(xiàn)代化建設的體現(xiàn)，同時也是我國政務信息化的表現(xiàn)。

二、檔案信息化建設存在的問題

（一）檔案信息化建設缺乏系統(tǒng)規(guī)范。標準規(guī)范是檔案信息化建設的重要基礎之一。我國雖已有一些標準規(guī)范出臺，但難以滿足檔案信息化快速有序發(fā)展的需要。立足于全國的檔案系統(tǒng)，各地的信息化都各取所需，以本地區(qū)為中心，沒有形成協(xié)調高效的系統(tǒng)；一些檔案局的信息缺發(fā)長遠規(guī)劃，近期目標也不夠明確，只是遇到缺口時進行補充，而沒有提出全面系統(tǒng)有針對性的措施；不同地區(qū)的不同檔案信息局沒有統(tǒng)一的建設標準，使用的數(shù)據(jù)格式和標準各不相同，難以達成一致；檔案信息管理的全行業(yè)沒有方便快捷的檢索體統(tǒng)，使得檔案信息管理格局單一，給數(shù)據(jù)的傳輸和接收造成麻煩。

（二）檔案信息化建設的基礎設施不夠完備。高性能的軟件是檔案信息化建設基礎。我國較歐美等發(fā)達國家信息化程度較低，基礎設施建設程度較低，難以滿足檔案信息化建設的要求。我國各地的檔案管理機關的計算機、電信設備、網(wǎng)絡設施的普及率較低。檔案網(wǎng)站也沒有形成行業(yè)體系，較其他網(wǎng)站相比檔案網(wǎng)站與其他網(wǎng)站鏈接較少，專業(yè)性過強，搜索引擎少，查看網(wǎng)址困難，網(wǎng)站建設存在許多技術上的缺陷和不足。

（三）缺乏數(shù)字檔案且檔案資源結構不盡合理。目前為止，我國檔案的館藏資源以紙質資源為主，數(shù)字檔案資源較為匱乏，且結構單一。檔案資源也不僅僅是電子文件的收集與管理或紙質檔案數(shù)字化，它要實現(xiàn)檔案信息資源的高度共享，實現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡化。但是我國的檔案管理模式僵化，亟待轉變。

（四）我國檔案信息化管理缺乏專業(yè)性人才。檔案信息化管理需要的是同時掌握檔案管理知識和計算機系統(tǒng)操作的高復合型人才。檔案管理的從業(yè)人員需要掌握檔案管理學基礎理論和檔案管理知識，除此之外還要掌握計算機技術、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代信息技術知識。但是我國在這方面的人才培養(yǎng)程度較低，投入的力量較少，因此我國專業(yè)的檔案信息化管理人才較為缺乏。

三、檔案信息化建設存在的途徑

（一）檔案管理機關組織建立檔案室信息化協(xié)調機構。檔案管理機關可以從行政和技術兩方面指導和規(guī)劃檔案館（室）的信息化建設，制定一系列具有實際束縛力的規(guī)范和標準，尤其應該進行信息化建設和發(fā)展各階段的規(guī)劃制定。在制定規(guī)劃時，必須要樹立明確的近期目標，完成近期工作需要的檔案的制定；還要有長遠的規(guī)劃，立足檔案信息化工作的全局，來發(fā)展完善之前工作中的不足之處，不斷創(chuàng)新融入新的時代特色，破除傳統(tǒng)工作中自成一體、條塊分割、各自為政的混亂局面，打破傳統(tǒng)的思想觀念，真正的做到檔案資源信息共享，形成一個新型的統(tǒng)一領導、多層次、多功能、布局合理、相互結合的工作體系。一個完整有序的檔案館（室）信息化協(xié)調機構十大男信息化建設的關鍵。

（二）建設標準的檔案信息。檔案信息化建設必需要符合一定的標準。檔案管理機關應該召集有關的有權威的專業(yè)人士共同研究商議，制定與檔案有關的業(yè)務工作、技術方法和設備等方面的統(tǒng)一原則和規(guī)范，并根據(jù)國際國內的發(fā)展形勢，制定出各地區(qū)共同行使的標準。各地區(qū)在協(xié)調組織的統(tǒng)一領導下，共同運用高質量的應用軟件，建立標準統(tǒng)一化的檔案信息數(shù)據(jù)庫。

（三）開發(fā)已有資源，建立新的數(shù)據(jù)庫。檔案資源是檔案信息化的核心，規(guī)范化的數(shù)據(jù)采集方法、建立規(guī)范、準則、系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)庫是檔案信息化建設的重要基礎，同時也是向數(shù)字化、網(wǎng)絡化、一體化轉化的重要基礎性工作。檔案資源信息化建設分為整體規(guī)劃和分層進行兩部分。首先要建立檔案的案卷級目錄數(shù)據(jù)庫、文件級目錄數(shù)據(jù)庫，再建立檔案全文數(shù)據(jù)庫，是檔案信息資源更加豐富詳盡。數(shù)據(jù)庫的建設要以國家標準為依據(jù)，集中人力物力財力構建標準化、通用性較好的數(shù)據(jù)庫。同時各地的檔案管理館（室）應該不斷創(chuàng)新，建立有自己特色的數(shù)據(jù)庫，來豐富當前的數(shù)據(jù)庫模型。

（四）培養(yǎng)檔案信息化建設的專業(yè)型人才。要加快培養(yǎng)掌握現(xiàn)代化信息技術、精通檔案管理業(yè)務的高層次信息人員。加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓，更新在職人員的知識結構和業(yè)務水平。要讓從事檔案信息化管理工作的人員盡快掌握計算機技術及相關技術。對外還要努力引進計算機專業(yè)的人才，對他們進行相關業(yè)務知識的基礎培訓，使它們能夠快速適應檔案資源信息化建設的工作，為以后的檔案信息化建設工作儲備高水平的從業(yè)人員。國家還可以鼓勵各大高校開設相關課程，或者定期安排相關考試并設置相關獎懲制度，以提高從業(yè)人員的水平。

四、結語

綜上所述，隨著社會的不斷進步和信息技術、科學技術的迅猛發(fā)展，社會對于人才的需求越來越大，人事檔案管理的重要性也不斷增強，同時人員流動速度的加快也給檔案管理提出了更高的要求，人事檔案的信息化建設已經(jīng)是必然趨勢。各個機關事業(yè)單位都應充分利用信息科學技術，全力推動人事檔案管理的信息化建設，以更好地推動機關事業(yè)單位的現(xiàn)代化經(jīng)營管理。

第3篇：人事系統(tǒng)的必要性范文

關鍵詞：人力資源；管理系統(tǒng)；問題；對策

中圖分類號：F272.92 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）02-00-01

人力資源管理系統(tǒng)是一個立足于以人為主導，利用現(xiàn)代化辦公設備和手段進行人力資源信息的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護，以企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu)、提高效益和效率為目的，支持企業(yè)高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人力資源開發(fā)和信息管理系統(tǒng)，是現(xiàn)代企業(yè)進行人力資源管理的業(yè)務工作平臺和有利幫手。

人力資源管理系統(tǒng)最主要的特點是人事信息的儲存采用切片式管理。這種管理模式信息項多，數(shù)據(jù)量大、頁面多，導致數(shù)據(jù)之間及其衍生數(shù)據(jù)之間取值的邏輯關系存在相互交叉，變得復雜，在短時間內不容易被用戶理解和掌握，使得系統(tǒng)在應用中容易出現(xiàn)誤操作，影響系統(tǒng)功能的正常發(fā)揮和部分用戶應用的積極性。因此正確應用好系統(tǒng)已經(jīng)成為所有用戶面對的重要問題。

一、人力資源管理系統(tǒng)應用的必要性

用戶應用好人力資源管理系統(tǒng)的前提是必須要有一個積極的心態(tài)和正確的認識。建立這種良好的心態(tài)和正確的認識，一定要認識到為什么應用人力資源管理系統(tǒng)。從工作實際來講，應用人力資源管理系統(tǒng)確實存在著必要性，這種必要性主要體現(xiàn)在應用人力資源管理系統(tǒng)的迫切性和重要性上。

1.應用人力資源管理系統(tǒng)系統(tǒng)的迫切性。認清人事系統(tǒng)信息化建設的需要和原有工作平臺的局限性，有助于用戶認識到應用人力資源管理系統(tǒng)的迫切性。從油田企業(yè)目前的情況來看，隨著業(yè)務的發(fā)展，對人力資源管理系統(tǒng)的要求變得越來越細化、集成化、精確化。搭建現(xiàn)代化人力資源管理系統(tǒng)平臺、完善信息系統(tǒng)建設和集成整合的需求迫在眉睫。

應用人力資源管理系統(tǒng)前，油田企業(yè)沒有統(tǒng)一的人事業(yè)務管理平臺，人事系統(tǒng)各科室只是單一系統(tǒng)運行，不能實現(xiàn)信息共享，查詢人事信息和統(tǒng)計人數(shù)數(shù)據(jù)非常困難，不僅給工作帶來不便，也給基層工作者帶來重復性工作，增加工作量，效率也不高。這種環(huán)境下，油田企業(yè)迫切需要一個先進的綜合性工作平臺來滿足人事系統(tǒng)不同業(yè)務人員的工作需要。

2.應用人力資源管理系統(tǒng)的重要性。認清人力資源管理系統(tǒng)的優(yōu)點有助于用戶認識到應用系統(tǒng)的重要性。其一、幫助用戶運用先進的信息技術，快速處理復雜的人事數(shù)據(jù)和事務；其二、實現(xiàn)人事信息的及時、準確、標準，達到管理的規(guī)范統(tǒng)一、高效快捷；其三、減輕用戶的工作量，使用一個操作平臺可以完成多方面的業(yè)務。人力資源管理系統(tǒng)也是一種適合全部人員應用的綜合性工作平臺，可以滿足不同人員對人力資源系統(tǒng)的應用需求，推動人力資源管理的進步和發(fā)展，并最終推動人力資源管理邁向新的高度。

因此，認識到應用人力資源管理系統(tǒng)的迫切性和重要性，用戶才會以積極的心態(tài)應用好人力資源管理系統(tǒng)。

二、人力資源管理系統(tǒng)應用中存在的問題及對策

1.系統(tǒng)應用中存在的問題。應用好人力資源管理系統(tǒng)，必須知道阻礙用戶不能較好較快的正確操作系統(tǒng)、應用系統(tǒng)功能的原因。從人力資源管理系統(tǒng)在大慶油田的應用情況看，經(jīng)常出錯的問題是：

(1)用戶(業(yè)務人員)不能實時維護系統(tǒng)人事信息，造成生成的表格數(shù)據(jù)不準確。人力資源管理系統(tǒng)有強大的人事信息查詢功能、信息共享功能、人事業(yè)務功能菜單，并能生成各種直觀實用的統(tǒng)計報表，為基層執(zhí)行者提供各種準確實用的人事報表，為企業(yè)決策者提供全方面的人事信息支持。但是利用好系統(tǒng)強大功能的前提是系統(tǒng)信息必須準確，做到準確就必須實現(xiàn)人事信息的及時維護。而實際上，一是用戶還沒有養(yǎng)成及時維護信息的意識；二是不清楚怎樣正確維護某項信息。這些因素不同程度上影響了系統(tǒng)功能的發(fā)揮。

(2)用戶（業(yè)務人員）不能熟練掌握關鍵業(yè)務操作流程，造成關鍵業(yè)務出錯率高。很多報表（如：人力資源管理系統(tǒng)ZHRRRP181員工情況統(tǒng)計表、崗位變動審批名冊、入職定薪名冊等）的取值都和人事活動有關。這些人事活動是人員調出調入、人員減冊、崗位變動等。其中出錯最多的就是崗位變動。出錯原因是用戶對崗位變動的類型、人事活動開始時間、維護哪些關鍵項、保存哪些關鍵頁面不理解，業(yè)務流程不熟練，造成系統(tǒng)操作不正確，不能生成正確的名冊和報表。

2.人力資源管理系統(tǒng)應用中遇到的問題及對策。對人力資源管理系統(tǒng)來講，人、料、法、環(huán)四個要素構成了系統(tǒng)應用的四方面。就是從用戶、資料、規(guī)則、配合四方面來分析系統(tǒng)應用存在的問題，提出對策。

人：不同級別的用戶素質參差不一，由于自身的文化及業(yè)務水平所限不能較快較好的掌握先進的人力資源管理系統(tǒng)操作。雖然系統(tǒng)已經(jīng)上線，但后期的培訓還是很重要。通過一段時間的實際操作，用戶對自己操作系統(tǒng)的缺陷已經(jīng)很清楚，開展有針對性的業(yè)務（如：收集日常操作中遇到的錯誤案例分類整理做成講義）提高培訓，效果會更好，這在實踐中已經(jīng)得到證實。

對及時維護系統(tǒng)信息重要性的認識不高，不能實現(xiàn)信息實時維護更新，造成數(shù)據(jù)和報表出錯。系統(tǒng)自身帶有的數(shù)據(jù)檢查功能，如ZHRRP191上線員工數(shù)據(jù)檢查表，有助于用戶養(yǎng)成這種意識，但是怎么加快這種意識的養(yǎng)成，并形成工作習慣，個人認為一是需要制定系統(tǒng)數(shù)據(jù)質量考核辦法；二是發(fā)揮各單位關鍵用戶及系統(tǒng)管理人員的作用。

料：系統(tǒng)操作手冊不完善，資料零散性太強、變化性太快。對不善于管理資料且操作流程還不熟練的大多數(shù)用戶來說，這是最重要的問題。手冊中有些關鍵業(yè)務描述過于簡單，而實際業(yè)務卻比較復雜，例如崗位變動業(yè)務。為了滿足業(yè)務的個性需求和共性需求，系統(tǒng)一直在改進，改進中產生的資料隨時轉發(fā)給各級用戶，越積越多，不善管理的用戶就會丟失很多有價值的信息。一本完善實用、步驟清楚、業(yè)務流程統(tǒng)一的操作手冊就顯得越來越重要。

法：用戶在具體操作時，對系統(tǒng)業(yè)務操作規(guī)則不理解，一是用戶自身的問題；二是操作手冊關鍵業(yè)務流程編寫過于簡單；三是系統(tǒng)報表取值不統(tǒng)一。這里主要談關鍵業(yè)務流程和報表取值的問題。關于關鍵業(yè)務流程問題。出現(xiàn)問題最多的就是崗位變動業(yè)務。手冊對崗位變動業(yè)務描述過于簡單，而實際業(yè)務卻比較復雜，崗位變動的類型可以分為兩種，一是從是否需要新建職位來區(qū)分，大致可分為兩種。二是從崗位變動原因來區(qū)分，可以分為三種，即組織單位調整，行政職務晉升和技術職稱晉升，轉崗；這些崗位變動有的需要新建職位，有的不需要新建職位，有的工資會發(fā)生變化，有的工資不變，需要具體問題具體分析，確實比較復雜。對系統(tǒng)操作業(yè)務不精通的用戶很難在短時間內理解和掌握這些操作規(guī)則。關于報表取值的問題。崗位變動審批名冊和審批表這兩張表都有參加工作時間，但是參加工作時間的取值卻不一致，一個取的是特殊日期頁面里的Z1（首次參加工作日期),一個是Z2(最近一次加入企事業(yè)單位時間)。從系統(tǒng)中導出的審批名冊里有參工時間，可是導出的審批表里卻沒有，原因是數(shù)據(jù)上線時沒有導入Z2。針對以上問題，我認為讓大多數(shù)用戶有效的應用好系統(tǒng)應該做到以下三點：一是完善操作手冊；二是繼續(xù)后期培訓；三是公開報表取值邏輯。

環(huán)：報表不準確和不及時。由于系統(tǒng)是網(wǎng)絡版的操作平臺，上一級用戶報表數(shù)據(jù)的準確性和時間性對基層用戶數(shù)據(jù)的操作依賴性非常強。必須強調不同環(huán)節(jié)的協(xié)調和配合。因此建立和發(fā)揮人事系統(tǒng)不同層級的團隊協(xié)作精神非常重要。

三、人力資源管理系統(tǒng)加以改進的建議

人力資源管理系統(tǒng)投入運行后，確實給企業(yè)人事管理帶來了新氣象，不僅拓寬了人事管理的范圍，也提高了人事業(yè)務人員的工作技能。但是系統(tǒng)在自身建設上也有需要完善的地方，因此建議：

1.盡快出臺人力資源管理系統(tǒng)系統(tǒng)操作詳細手冊。必須完善關鍵業(yè)務操作流程，做到清晰、詳細、規(guī)范，注意截圖中舉例是否恰當、符合實際，避免因舉例不當引起用戶理解錯誤；指明關鍵報表和審批名冊的邏輯取值，盡量做到相關報表取值口徑一致。指導用戶規(guī)范操作，方便用戶日常工作，提高工作效率和準確性，減少錯誤，節(jié)約時間。

2.加強系統(tǒng)實用性。在工資核算中，工資累計報表對工資員來說，是非常重要的，尤其是工資匯總表和工資總額匯總，相當于工資臺賬。目前還不能實現(xiàn)累計報表的準確性。

摸清了人力資源管理系統(tǒng)在應用中存在的普遍問題，提出了相應的對策，用戶才能又快又好的掌握操作系統(tǒng)的方法和步驟，更好的應用好人力資源管理系統(tǒng)，發(fā)揮出人力資源管理系統(tǒng)的強大功能，有利于促進人力資源管理系統(tǒng)的持續(xù)化建設。

第4篇：人事系統(tǒng)的必要性范文

關鍵詞：專業(yè)化；專業(yè)課程；勞動法；必要性

高職院校人事部門是高職院校核心管理部門之一，在學校的管理與發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。高職院校的人事管理工作是通過招聘、甄選、引進人才、培訓、薪酬、績效、配置、激勵等管理形式對學校內外相關人力資源進行有效整合，滿足學校當前及未來發(fā)展的需要，保證學校目標實現(xiàn)與教職工的發(fā)展。高職院校的人事管理干部是高職院校中負責人事管理的專業(yè)性人才，通常是指高職院校人事處的工作人員，即高職院校的人力資源管理者，其核心工作內容主要包括人才發(fā)展規(guī)劃、崗位設置、人才引進、勞動關系管理、薪酬、績效、福利（五險一金等）、培訓、考核、職稱評聘等，每一項工作都直接涉及員工的切身利益，需要專業(yè)知識來應對，不可違法違規(guī)。高職院校人事管理干部專業(yè)化程度直接決定著高職院校人事管理工作的效率和質量，從而影響高職院校改革和發(fā)展的進程。由此可見，高職院校人事管理干部專業(yè)化的重要性和必要性。

人事管理干部專業(yè)化現(xiàn)狀

目前，各高職院校的人事管理干部水平參差不齊，人員多半是從各部門調崗而來的非專業(yè)人員，領導一般會選擇一些認為比較可靠和優(yōu)秀的人到人事部門，相當一部分人沒有系統(tǒng)學習過人事管理理論知識，不具備系統(tǒng)的人事管理理念和專業(yè)理論素養(yǎng)，真正出身于人力資源專業(yè)的人員少之又少。故高職院校人事管理干部大多只能憑自己或他人的過往工作經(jīng)驗，循規(guī)蹈矩地開展工作，難以滿足高職院校人事管理的新要求。與此同時，這些年我國事業(yè)單位人事制度改革、事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革、事業(yè)單位工資制度改革不斷深化，對高職院校人事管理干部專業(yè)化程度要求越來越高。

應具備的專業(yè)化知識

當然，人事管理干部首先應該具有優(yōu)秀的政治素質和職業(yè)道德以及公仆般的服務意識。在此著重論述其專業(yè)化的重要性。從目前高校人力資源管理專業(yè)的課程設置，我們可以知道，該專業(yè)主要學習經(jīng)濟學、管理學以及人力資源管理方面的基本理論和基本知識,接受人力資源管理方法與技巧方面的基本訓練。人力資源管理專業(yè)主干學科有：西方經(jīng)濟學、統(tǒng)計學、組織行為學、管理學、會計學、薪酬管理、工作分析與評價、福利管理、勞動關系、戰(zhàn)略管理、績效管理、培訓與開發(fā)、雇員流動管理、國際人力資源管理、人力資源規(guī)劃、勞動法、管理心理學等。從以上專業(yè)設置來看，該專業(yè)突出培養(yǎng)學生具有現(xiàn)代人力資源管理理念和綜合管理素質與能力，是要培養(yǎng)涵蓋經(jīng)濟、管理、會計等學科的復合型人才。

人事管理干部專業(yè)化的必要性

1.隨著我國法律制度的建全，人們法律意識日益增強，高職院校人事管理干部需加強勞動法知識的學習。很多高職院校以事業(yè)編制人員為主，但也有較多的合同工。近些年，高職院校進行校內機構改革，很多學校都進行了后勤服務社會化改革，在改革過程中遇到了許多問題，如果這些問題處理不當會造成學校較大的經(jīng)濟損失，小到幾萬，大到上百萬。其中，最常見的是勞動關系官司。改革中對大量后勤合同工進行裁員，擬被裁掉的合同工通常學歷比較低，無技術技能，但又為學校服務多年，被裁員后再就業(yè)會相當困難，在這種情況下他們一般都拒絕離開學校，他們會想方設法的留下來同時，他們會尋求法律授助，尋找高職院校管理上的漏洞，從而找到留下來的機會或獲得高額賠償。不少高職院校人事管理干部由于非專業(yè)出身，法律意識淡薄，在用人用工上管理不規(guī)范，觸碰了法律紅線，最終給學校造成了損失。存在的問題諸如：不按時給合同工續(xù)簽書面勞動合同；不按照勞動法規(guī)定勞動時長用工；沒有付雙倍或三倍的加班費；無合法理由解聘連續(xù)工作十年以上的員工等等。

第5篇：人事系統(tǒng)的必要性范文

【關鍵詞】醫(yī)院檔案管理；信息化；必要性

1、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的必要性

1.1社會信息化程度的不斷加速導致了醫(yī)院檔案管理信息化的迫切。現(xiàn)代社會的發(fā)展讓人們對于信息的使用越來越頻繁，信息資源對于我們的生活和工作帶來了巨大的作用，正是如此，檔案信息的價值才被人們所重視，檔案信息的需求也越來越大，傳統(tǒng)檔案管理開始承受壓力。為了能夠應對這種壓力，醫(yī)院只能跟隨時代的腳步，通過建設檔案信息化工作，來實現(xiàn)檔案信息管理，讓檔案管理工作能夠滿足發(fā)展的需要。

1.2為了解決目前醫(yī)院存在的一些問題，必須要實現(xiàn)檔案管理信息化，這也是促進其他管理工作得到提升的關鍵。最近一些醫(yī)院在檔案管理信息化的建設上做出了很多的工作，但是就目前完成的情況來看，仍然不是很樂觀，一些單位的信息化意識和觀念都沒有形成，設備和技術仍然沿用過去的，這樣檔案管理水平就無法獲得提升。這些問題都需要通過革新觀念，轉變管理方式，引入現(xiàn)代設備來進行解決，讓傳統(tǒng)手工勞作轉變?yōu)樾畔⒒芾恚@樣才是從根本上讓檔案管理工作得到提升。

1.3實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展和自身發(fā)展的需要。醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展是綜合多方面來看的，其中人才是醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的關鍵，而檔案信息中詳細的記載了人事資料，所以利用好檔案才可以發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才，對人才進行合理利用，發(fā)揮他們的各自功能。檔案信息化是為了更好的對檔案信息資源進行管理和利用，方便醫(yī)院對發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就人才，而且檔案信息化后，檔案資源更加的豐富，對這些資源的利用渠道也更多，可以延長檔案壽命。

2、醫(yī)院檔案管理信息化的優(yōu)勢

2.1對一些檔案原件起到了保護作用。醫(yī)院在將檔案進行信息化處理之后，這些原文件就可以被很好哦的保護起來，避免了對這些原文件的重復利用而出現(xiàn)的損耗；而且原文件的丟失的風險也大大降低了。醫(yī)院在發(fā)展中會形成一些非常珍貴的文件資料，這些文件通過計算機信息化處理后轉變成電子文件，不僅方便使用，而且也不用擔心珍貴文件出現(xiàn)意外。

2.2檔案信息化有利于檔案資源的共享和利用。檔案資源的最終價值在于使用，而檔案信息化能夠方便檔案的使用，為檔案的利用提供更多的渠道，擴大利用范圍，這也是信息化的最大優(yōu)勢。電子文件比起檔案原件更加容易傳遞和應用，并且各部門之間對檔案資源的共享也能夠方便的實現(xiàn)，隨機存取，讓檔案的利用率獲得了很大的提升，這樣保證了檔案資源的利用最大化。

2.3檔案信息化使檔案的檢索和使用更加方便快捷。過去的檔案檢索方式比較麻煩，浪費時間和精力在檢索工作上，而檔案信息化之后，檔案檢索變得非常簡便，使用電子歸檔和電子目錄，用電子信息查詢系統(tǒng)可以方便的調取，只要輸入正確的關鍵字即可，免去了繁雜的檢索工作。

2.4檔案信息化之后，檔案更加容易管理。傳統(tǒng)紙質檔案需要大量的空間來進行檔案資料的存放，而且隨著時間的推移，除了空間的增加，起檔案的質量也開始降低，紙質檔案對保存環(huán)境要求比較嚴格。而檔案信息化之后的電子檔案可以使用多種存儲介質來I進行保存，不僅節(jié)約了空間，相對的對保存環(huán)境也沒有那么嚴苛的要求。這樣管理起來更加的方便。

3、醫(yī)院檔案實現(xiàn)信息化管理的內容

3.1文書處理過程和歸檔要實現(xiàn)信息化管理。檔案管理工作的基礎是文書工作，這項工作的對于檔案信息質量具有決定作用。因為檔案信息化的存在，就需要將每天收到的文件轉變成電子文件，登入計算機，然后根據(jù)批辦次序傳遞到局域網(wǎng)上去。發(fā)文過程也可以使用網(wǎng)絡來完成，這樣文書工作得到了簡化，檔案工作者的勞動量也降低了。

3.2病歷檔案要實現(xiàn)信息化管理。隨著醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展，應將各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱。同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結經(jīng)驗，找出問題，及時改進，進一步提高醫(yī)務人員的醫(yī)療服務水平。

3.3人事檔案要實現(xiàn)信息化管理。隨著社會信息化進程的加快，準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點，運用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案信息化管理，從實體管理向網(wǎng)絡管理轉變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護等多種功能的管理。

4、實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化的建議

4.1檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的重要組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領導決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀科學技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應當前的檔案信息化建設。這就需要醫(yī)院各級領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識，使檔案管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網(wǎng)絡化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只要有領導足夠重視和支持，再通過檔案人員的學習和努力，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化指日可待。

4.2要實現(xiàn)信息化檔案管理，網(wǎng)絡設備建設是基礎。目前，醫(yī)院普遍建立了微機局域網(wǎng)絡，但微機局域網(wǎng)的建立要立足高起點，不僅要方便內部信息的交流，還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。醫(yī)院檔案部門在規(guī)范室藏的基礎上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡。這樣，不僅可以大大提高辦公效率，方便利用者，同時還可以實現(xiàn)檔案資料的在線利用。

4.3信息化技術的發(fā)展，特別是網(wǎng)絡技術的應用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，這就要求檔案管理人員能夠在網(wǎng)上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計工作。現(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識外，還要具備良好的計算機網(wǎng)絡知識及運用操作能力。因此，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也顯得日益重要。只有通過不斷學習和培訓，才能適應信息技術不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計算機管理的優(yōu)勢，這也是實現(xiàn)檔案管理信息化必須要解決的問題。

第6篇：人事系統(tǒng)的必要性范文

關鍵詞：高校人事管理;管理系統(tǒng);

引言：高校人事管理系統(tǒng)作為高校管理系統(tǒng)的一個重要組成部分，具有處理繁雜數(shù)據(jù)信息的能力，人事管理的信息化可以提高人事管理人員的工作效率、節(jié)省辦公開支，促進高校人事管理的規(guī)范化、科學化，人事管理人員及時地、動態(tài)地完成數(shù)據(jù)信息的錄入、查詢、統(tǒng)計等相關工作，實現(xiàn)信息資源共享，為學校領導的有關決策提供有效支持。

一、人事管理研究現(xiàn)狀及存在的問題

高校在設計人事管理系統(tǒng)過程中，存在如下問題： （1）部分高校仍停留在手工管理階段，沒有適應信息技術的發(fā)展，實現(xiàn)科學化、自動化管理;（2）高校人事管理系統(tǒng)功能過于單一，管理模式基于低層次的數(shù)據(jù)處理，應用范圍狹小，缺乏高校人事管理特色功能;（3）高校各部門數(shù)據(jù)標準不一致問題的出現(xiàn)，會造成數(shù)據(jù)冗余和數(shù)據(jù)雜亂，為數(shù)據(jù)庫管理人員的維護工作帶來困難;（4）高校人事系統(tǒng)采用基于C/S單機版開發(fā)模式，這種開發(fā)模式不利于系統(tǒng)功能的擴展，隨著數(shù)字化校園建設的發(fā)展進程，其局限性也顯露出來提高分析的實時性，以便于及時進行響應。

人事管理信息化能夠促進高?？茖W化、規(guī)范化管理，管理人員在最短的時間內完成數(shù)據(jù)的統(tǒng)計工作，滿足教職工對信息服務的要求，輔助領導決策，實現(xiàn)校園管理平臺的資源共享。因此，開發(fā)一套基于.NET的高校人事管理系統(tǒng)是十分必要的。

二、高校人事管理系統(tǒng)的必要性

我國各大高校領導層對人事管理重視程度不高，導致人事管理系統(tǒng)的數(shù)字化進程緩慢，現(xiàn)有的高校人事管理系統(tǒng)大多集中在工資管理及檔案管理較片面的功能上，各管理模塊之間耦合性較低，很難實現(xiàn)自動化、協(xié)同化辦公的需要。人事管理需要處理海量數(shù)據(jù)信息，但現(xiàn)有的高校人事管理系統(tǒng)在處理數(shù)據(jù)信息的速度上、精確性上很難達到人事管理人員的要求。數(shù)據(jù)的存儲存在冗余性且在數(shù)據(jù)維護方面需要依靠的人力和物力遠超出了其能帶來的社會價值。企業(yè)績效考核作為人事管理的重要內容，然而實際各大高校人事管理系統(tǒng)中績效考核需要參照的指標有很多，但現(xiàn)有的系統(tǒng)所羅列的指標遠不能實現(xiàn)對教職工工作質量合理準確的評估，只是給出優(yōu)良中差的評估結果，不能很好的反應實際問題且說服力不強。

三、高校人事管理系統(tǒng)的設計

系統(tǒng)采用基于.NET的數(shù)據(jù)庫設計模式，后臺數(shù)據(jù)庫是SQL Server 2008，完成數(shù)據(jù)的存儲和管理，確保數(shù)據(jù)的完整性、可靠性和安全性。編程采用主流的C#語言，前臺業(yè)務邏輯層為技術。

高校人事管理系統(tǒng)是針對高校人事部門業(yè)務處理而開發(fā)的軟件，根據(jù)高校人事部門的特點，本系統(tǒng)從功能上主要分為九個模塊，分別是用戶管理、部門管理、人員管理、合同管理、工資管理、考勤管理、績效考核管理、培訓管理及系統(tǒng)設置。高校人事管理系統(tǒng)功能模塊如圖1所示。

圖1 高校人事管理系統(tǒng)功能模塊圖

三、系統(tǒng)的安全性

（一）應用系統(tǒng)安全。（1）加強權限管理：本系統(tǒng)通過設置嚴格的、管理權限。用戶需要輸入注冊的用戶名和用戶密碼才可登入系統(tǒng)。根據(jù)注冊用戶的不同職責，分別分配相應的管理權限，提高了系統(tǒng)的安全性、可靠性。（2）日志管理：對記錄的數(shù)據(jù)進行分類管理，采用日志跟蹤的手段，查詢非法到訪問系統(tǒng)的用戶的訪問時間等信息，為系統(tǒng)的恢復提供有力證據(jù)。（3）系統(tǒng)備份及恢復機制：系統(tǒng)定時對數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)中的表進行自動備份功能，保障系統(tǒng)安全、可靠運行。

（二）數(shù)據(jù)庫安全。系統(tǒng)在數(shù)據(jù)庫的參數(shù)配置方面也做到通過優(yōu)化參數(shù)配置提高數(shù)據(jù)庫的安全性。用戶注冊將其訪問系統(tǒng)的用戶名和密碼記錄到數(shù)據(jù)庫中。用戶登錄時，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)通過驗證其登錄用戶名和密碼，判斷用戶是否具有訪問權限。不同職責的用戶，一般擁有不同的訪問權限數(shù)據(jù)庫的最低權限是對數(shù)據(jù)的瀏覽功能，因此，數(shù)據(jù)庫只允許超級管理員來完成該高級別的操作。備份的日志也可作為實時跟蹤器，實時的監(jiān)控，是否有非法的用戶訪問。雙管齊下保障數(shù)據(jù)庫的安全。

結束語：人事管理的信息化是高校信息化工作的重中之重，今后的工作和研究中將進一步深入探討研究，采用先進、適用的軟件開發(fā)模式和軟件開發(fā)過程推進系統(tǒng)的改進，使系統(tǒng)更全面、更完善、更適用，真正實現(xiàn)人事管理的信息化。

參考文獻：

第7篇：人事系統(tǒng)的必要性范文

[關鍵詞]高等教育；人事管理；工作平臺；ISO9000質量管理體系

[中圖分類號]G526　[文獻標識碼]A　[文章編號]1672-2728(2009)09-0168-03

一、高校人事管理工作的特點和意義

高校是培養(yǎng)高素質創(chuàng)造性人才的搖籃，是知識創(chuàng)新的重要源頭，在知識經(jīng)濟時代需要承擔起更多的責任。高校人事管理工作不是一般意義上的人事管理，而是指通過制定和完善與高校有關的人事法規(guī)，運用科學的原理、原則和方法，對教職員工和人事工作進行有效的組織、計劃、決策、指揮和協(xié)調等一系列的綜合管理活動。其具體工作內容主要包括：制定高校內部人事制度、政策和法規(guī)，進行人事決策和組織安排，研究并建立為高校吸引和保留各領域寶貴人才的人事機制，采取適當?shù)拇胧┏浞终{動起人才的積極性和創(chuàng)造性。因此，高校人事管理工作的水平和效率對于保證學校教學、科研和行政管理工作的正常運轉和高效開展具有不可缺少的作用。

高校人事管理工作是高校管理工作的核心，在高校整個管理中占有十分重要的地位。高校通過人事管理使各方面的工作形成一個有機整體。由于各項人事管理措施，直接關系到能否充分調動教職員工的積極性、創(chuàng)造性。因此，科學、配套的人事管理措施，嚴格、周密的考核、用人制度，是充分調動教職員工的積極性、創(chuàng)造性，合理利用人力資源，提高高校的辦學質量與辦學效益的關鍵。因此，高校人事管理工作是關系到高校發(fā)展命運的大問題，具有十分重要的意義。

二、高校人事管理工作科學化的必要性

(一)人事管理觀念有待改進

傳統(tǒng)人事制度是以事為本，側重于對事務的管理，忽視了對作為第一生產力主體的人的關心和重視，嚴重阻礙了高校教職員工的積極性、主動性、創(chuàng)造性的發(fā)揮。廣大教職員工是高校的主體，是提高教學質量、促進高校合理運作的核心力量。這就客觀上要求高校人事管理轉變傳統(tǒng)觀念，從以事為本轉到以人為本上來，從傳統(tǒng)的人事管理方法轉到以系統(tǒng)化過程管理為模式，以人力資源的開發(fā)和利用為核心的人事管理方法上來。同時，應轉變人事管理工作人員的自身定位，從管理者的角色轉變?yōu)榉照撸讶说陌l(fā)展、人的解放放到主要地位，在高校真正樹立正確、科學的人事管理觀念。

(二)人才結構有待優(yōu)化

從宏觀角度分析，高校發(fā)展的關鍵是專業(yè)技術人員隊伍和管理人員隊伍。高校人才的數(shù)量和結構比例對高校的發(fā)展均有很大影響。最近幾年來，高校擴招和大規(guī)模的高校合并，建立了以綜合大學為主體的高等教育格局，這使得目前高校人才數(shù)量儲備明顯不足。在教學、科研人員中，多數(shù)教師只能進行一般課程開設和知識的傳授，缺乏能夠在某一領域開展深入研究的人才，尤其是缺乏大師級的領軍人物。在管理人員中，多數(shù)管理者只能進行一般的日常工作運轉，缺乏現(xiàn)代管理思想、管理能力及較高的整體素質。這種人力資源結構比例上的失調妨礙了高校對人力資源的有效管理，限制了高等學校教育的快速發(fā)展。因此，高校人事管理工作任重道遠，需要在保證高校各項工作正常開展的情況下，逐步地進行人才結構的調整，使高校的人才結構趨于合理化。

(三)管理人員素質有待提高

目前，高校人事管理人員的綜合素質良莠不齊，工作中仍存在著循規(guī)蹈矩、過分拘泥于執(zhí)行現(xiàn)成的政策和法規(guī)的現(xiàn)象。一些管理人員為教職工做好服務的意識還很淡薄，不能深入基層調查研究，不能主動地開展工作。一些管理人員只注重應付日常的人事工作，忽視了對高等教育發(fā)展的研究、政策理論的學習、人事制度改革的探索以及自身綜合素質的提高，在工作中存在開拓性和創(chuàng)新性不足的問題。因此，有必要加強高校人事管理工作的科學化建設，提高管理人員的道德素養(yǎng)、業(yè)務水平和創(chuàng)造性解決問題的能力。

(四)人事管理工作過程有待規(guī)范

在高校人事管理工作中，目前的人事管理人員往往以經(jīng)驗為依托，按習慣去實施人事管理活動，不能體現(xiàn)各高校的自身特點和管理科學的最新成果。此外，由于缺乏科學而系統(tǒng)的工作過程管理和評價方法，人事管理人員由于自身素質的差異，使人事管理帶有較為明顯的隨意或僵化的特點，缺乏管理的科學性、規(guī)范性和創(chuàng)新性。因此，有必要對人事管理工作的過程本身進行有效地管理，實現(xiàn)高校人事管理工作的科學化。

三、高校人事管理工作科學化的目標

在新時代新形勢下，高校要開拓創(chuàng)新求發(fā)展，必須全面推進內部改革，人事管理工作的科學化是其中的一個關鍵環(huán)節(jié)。高校的發(fā)展方向、辦學模式、學科建設等重大決策，都需要在用人制度、分配制度、考評制度等各項人事管理制度中得以強化和引導，才能得到全面落實。人事管理工作的科學化是高校改革的重點，又是高校調動廣大教職員工的積極性和開拓創(chuàng)新、全面提高學校教學與科研水平的重要保證。

高校人事管理工作的科學化必然要求進行制度改革，無論是管理模式、內部機制的改革，還是學校校內人力資源的重新配置，其目標歸根到底都是要建立有利于吸引人才、穩(wěn)定人才、激勵人才的機制，營造有利于優(yōu)秀拔尖人才成長的氛圍，創(chuàng)建有利于加強骨干隊伍建設和調動廣大教職工積極性、創(chuàng)造性的制度環(huán)境。因此，建設科學、穩(wěn)定、高效運轉的人事管理工作平臺是高校人事管理工作科學化的發(fā)展目標和重要保障。

四、ISO9000管理體系與高校人事管理工作科學化

ISO9000質量體系是國際標準化組織頒布的關于質量管理和質量保證方面的系列標準，目前已經(jīng)為諸多國家和地區(qū)所等同或等效采用。ISO9000質量體系管理模式是在全面質量管理理論和實踐基礎上發(fā)展起來的質量管理新模式，其核心精神是把質量管理的重點從傳統(tǒng)的結果評估轉變?yōu)樯a過程的控制。ISO9000管理體系是一種科學的過程管理體系，高校人事管理工作中采用該體系有利于促進管理的科學化。

基于ISO9000質量管理體系的高校人事管理工作平臺采用標準化的過程管理體系，將可以保證高校人事管理工作建立在管理科學和現(xiàn)代前沿技術的基礎上，有助于完善高校人才考核測評體系，有助于不斷開發(fā)和完善高校人力資源管理系統(tǒng)，并且對整個高校人事管理過程進行全程記錄和控制，從客觀上保證高校人事工作的科學性、標準性和規(guī)范性，從思想意識上可以樹立全新的管理服務產品觀和質量管理觀，極大地促進高校人事管理工作規(guī)范化、制度化，保證人事管理工作的科學性，促進高校的可持續(xù)發(fā)展。因此，以ISO9000管理體系為模

板，建立高校人事管理工作平臺，對于高校人事管理工作科學化具有重要意義。

五、基于ISO9000質量管理體系的高校人事管理工作平臺的建設

采用標準化的過程管理體系是實現(xiàn)高校人事管理工作科學化切實可行的途徑。ISO9000管理體系的典型特點是建立文件化的質量管理體系，將質量管理體系的各個方面、各種標準用文件的形式規(guī)定下來，從而規(guī)范一個相對穩(wěn)定和程序化的生產過程，并在各個關鍵環(huán)節(jié)上實施有效的控制。ISO9000質量管理文件化的特點是高校人事工作實現(xiàn)正規(guī)化、法制化、計劃化的重要保障。

基于ISO9000質量管理體系的高校人事管理工作平臺的建設是一項復雜的系統(tǒng)工程，其實施過程的關鍵環(huán)節(jié)是編制質量管理體系文件。質量管理體系文件是質量管理體系運行法規(guī)依據(jù)和見證的信息及其承載媒體，它包括形成文件的質量方針和質量目標、質量手冊、形成文件的程序、組織為確保其過程的有效策劃和運行控制所需的文件及質量記錄等。按照其具體要求，高校人事工作質量管理體系平臺的建立應按照要求，編寫所需的各層次文件。

高校人事管理工作質量方針是由高校人事管理人員制定的高校人事管理工作總的質量宗旨和方向。它應與高校的辦學思想一致，與高校章程中規(guī)定的學校定位、辦學宗旨、辦學任務、教育形式一致，體現(xiàn)高校長遠發(fā)展的規(guī)劃。高校人事管理工作質量目標是人事管理工作在質量方面所追求的目的。質量目標應逐層制定、可測量、與質量方針一致并且滿足質量要求。既要適合高校人事工作發(fā)展實際需要，又要符合標準要求，便于以目標為中心的各項工作的順利開展和完成。

高校人事管理工作質量手冊是規(guī)定高校人事工作質量管理體系平臺的重要文件，是質量管理體系文件的重要組成部分。高校人事管理工作質量手冊的建立應適合于高校人事管理工作的目標，滿足高校對人事管理工作的要求，描述質量管理體系范圍及各過程要求和過程之間的相互接口關系，明確各相關人員和部門的質量職責，編制或引用體系各過程所要求的形成文件的程序，確定各過程需開展的質量活動和控制要求，提出人事管理工作質量手冊的評審、修改和控制辦法。

質量管理體系中的程序文件，是為體系中某項活動或過程的運行途徑所進行的規(guī)定。程序文件應描述影響有關質量活動或過程的管理、執(zhí)行、驗證或評審人員的職責、權限和相互關系，列出活動的輸入、轉換、輸出內容，規(guī)定開展活動應具備的條件，闡明必要的糾正措施等。人事管理工作程序文件的編制過程應遵循質量管理體系的科學性，同時也要考慮到人事管理工作的復雜性和方向性。

作業(yè)指導文件用于描述實施各質量活動的可操作性技術細節(jié)，是質量管理體系中作業(yè)文件的代表。高校人事管理工作作業(yè)指導文件是對人事管理工作相關程序文件的支持和對其中某一過程的細化，是對程序文件的一種補充，其制定應本著使高校人事工作有章可循的目的。

質量記錄是質量管理體系文件中的一種特殊類型，是闡明質量管理體系所取得的結果或提供質量管理體系所完成活動的證據(jù)文件，為執(zhí)行質量管理體系文件的結果提供客觀證據(jù)，如管理記錄、客觀證據(jù)和技術記錄等。由于人事管理工作的重要性。高校人事管理工作記錄應結合高校人事工作的實際情況，如實反映體系的運作過程，并確保記錄的運作和填寫符合要求。

六、高校人事管理工作平臺展望

第8篇：人事系統(tǒng)的必要性范文

關鍵詞: 高校 人事 管理系統(tǒng)

高校人事管理是在一定的人事政策和原則之下,運用科學的方法,執(zhí)行及調整學校的人事制度,對高校內部的各級各類人員及其人事關系進行組織、協(xié)調,做好全校教職工的檔案管理、聘任錄用、獎懲任免、培訓考核、工資福利、社會保障、職稱評聘、離退休等工作,以達到高等學校人力資源利用的高效率、高效益的目的。高校人事管理工作在高校管理中占據(jù)重要地位,良好的人事管理將為高校創(chuàng)造優(yōu)秀的教學和科研環(huán)境,建設合理團結的教職工隊伍,提升高校競爭力,增強辦學質量,促進高校的發(fā)展。

近年來,隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展和體制改革的進一步深化,越來越多的高校不斷擴大辦學規(guī)模,人事管理的業(yè)務量日益增大,業(yè)務種類顯著增多,服務要求不斷提高,迫切要求高校人事管理從被動的事務管理轉向主動的人力資源開發(fā)及服務,相應的管理工作手段也應從傳統(tǒng)的手工方式向數(shù)字化方式轉變。由此,將當代信息技術與高校人事管理相結合,建立一個集全校教職員工檔案管理、薪酬分配、社會保障、職稱評聘、崗位聘任、年度考核、干部任免、數(shù)據(jù)統(tǒng)計與上報、信息的采集與運用等為一體的高校人事管理系統(tǒng),對人事信息進行科學有效的系統(tǒng)化管理,顯得尤為重要。

一、高校人事管理系統(tǒng)建設的必要性

(一)提高人事管理工作的效率和服務質量

人事管理工作是十分繁雜瑣碎的例行性事務工作,涉及大量的機構、編制、崗位、人員數(shù)、工資等信息,人事管理人員幾乎每天都要處理信息的查詢、統(tǒng)計、收集、整理、存儲、歸檔等事項。這些大部分都是基于經(jīng)驗的重復勞動,但又是人事管理中不可或缺的基本事務。每逢校內管理體制改革、機構調整、干部任免、工資變動、專業(yè)技術職務評聘等較大的人事管理事務及年報、月報等統(tǒng)計工作時,大量的信息處理需要占用管理人員很多時間,手工操作效率低且容易出錯。

目前高校的人事管理整體效率偏低,主要出于兩個原因:一是信息冗余,維護困難。各個管理部門都擁有各自獨立的人事基礎信息庫,部門之間缺乏信息共享,從而造成人事信息的重復建設,客觀上導致了大量冗余信息的存在,同時動輒上百個字段的信息庫的維護工作量極大;二是信息不夠精確。由于各部門的信息來源、使用目的、統(tǒng)計口徑不盡相同,以及大量冗余信息的存在,導致采集到的信息存在一定的偏差甚至錯誤。

因此,迫切需要有一套高效的管理系統(tǒng)使人事管理各項事務科學化和規(guī)范化,運用計算機自動處理和有序管理人事信息管理、員工考勤、薪資計算等定量問題,一定程度上實現(xiàn)無紙化辦公,降低人力、物力的消耗,實時動態(tài)提供準確的人事信息,使人事管理工作者從原始復雜的人工管理中解脫出來,將更多的時間和精力投入到人事管理的理論思考和戰(zhàn)略決策中。

(二)實現(xiàn)領導利用人事信息進行決策的需要

人事信息是高校的重要資源,也是高校人才科學配置的重要依據(jù)。高效的人事管理信息系統(tǒng)將利用人事信息數(shù)據(jù)庫,達到信息資源共享,客觀、準確地反映出各單位的教職工隊伍的實際情況及動態(tài)變化,獲得各種統(tǒng)計分析報告,為師資隊伍建設提供準確依據(jù)。例如,師資信息如年齡結構、學歷結構、職務結構、崗位結構等可為人才引進、教師培訓、職稱評聘提供重要依據(jù)。同時,人事信息具有很強的時效性,從教職工的繼續(xù)教育培訓、職稱評聘、人才的引進與調出到人事政策的制定等,每個過程都是動態(tài)變化的,因此,高校人事管理的科學性,離不開實時的人事信息數(shù)據(jù)分析。只有掌握準確全面及時的人事信息,才能為學校領導的科學化決策提供全面的參考信息,方便快捷地將原來分散在各部門的人事信息進行有機的組織和管理,實現(xiàn)學校人才資源的有效開發(fā)和管理。

(三)為學校各部門和教職工提供各種增值服務

所有教職工可借助人事管理系統(tǒng)這一平臺快速了解人事信息。首先系統(tǒng)可以迅速統(tǒng)計人員的學歷、職稱情況,從而方便各部門制定下一步的人才規(guī)劃。其次,系統(tǒng)可以成為學校人事管理的紐帶,利用校園網(wǎng)、手機查詢等方式為人事部門之外的其他管理人員及教職工提供各種自助式服務。比如重要領導可以在網(wǎng)上查看師資隊伍的年齡、職稱、學緣結構,重要員工的信息、員工績效等;教職工可以對所需的人事信息及相關政策法規(guī)進行快速查詢,各部門也無需在答復重復的事務性工作上花費大量的時間和精力,使得管理從以前的相對封閉變得開放,學校全體人員均能參與人事管理活動中,變滯后管理為超前管理。

二、高校人事管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀

總體來說,目前各高校內部人事管理系統(tǒng)的發(fā)展并不理想。表現(xiàn)為一是缺乏較完整、全面、實用的高校人事管理系統(tǒng),傳統(tǒng)的人事管理系統(tǒng)多是以教職工檔案管理為主,只是停留在單純的事務性管理工作上,在具體工作中主要表現(xiàn)為對基礎數(shù)據(jù)庫的查閱和改動,處于封閉式管理狀態(tài),不能滿足開放式、跨平臺和多級管理的要求。二是即便有較大的人事管理系統(tǒng),也缺少適合高校特征的功能和模塊,無法滿足高校多元化的數(shù)據(jù)處理需求,與高校人事管理要求存在一定的差距。具體表現(xiàn)為以下幾個特點。

(一)數(shù)據(jù)共享性不高

部分高校僅限于人事部門內部使用人事管理系統(tǒng),沒有實現(xiàn)真正的數(shù)字化校園建設目標,而更多的高校則使用單機版人事管理系統(tǒng),確實可以把管理人員從繁雜的錄入、統(tǒng)計工作中解脫出來,但也有其硬傷。主要問題就是人事信息的管理存在部門化現(xiàn)象,如教師的教學信息歸屬教務部門管理,教師的科研業(yè)績則歸屬科研部門管理,結果是各部門均有面向特定功能、基于不同技術和應用模式的數(shù)據(jù)庫軟件,對信息維護的依據(jù)不盡相同,缺乏信息自動轉換和共享功能,導致了人事基礎信息的多頭建立、信息管理零亂。操作人員需要頻繁地在各種系統(tǒng)之間來回切換,嚴重影響了人事信息管理的工作效率和信息的準確率,很難從中提取有價值的信息,滿足校內各職能部門、上級勞動人事部門的業(yè)務需求。

(二)系統(tǒng)適應性局限

有些高校在數(shù)字化校園建設過程中開發(fā)設計了適合本校特征的人事管理模塊,但大多是采用C/S模式的單機版模式,只能應用在有限的局域網(wǎng)內,很大程度上限制了管理信息系統(tǒng)的功能擴展,而由于當時網(wǎng)絡技術和信息管理軟件本身的局限性,這些系統(tǒng)大多缺乏靈活性,適應系統(tǒng)環(huán)境較差,目前面臨著升級困難、資源共享不充分等問題,已不能適應現(xiàn)代工作的要求。

(三)業(yè)務功能性缺乏

現(xiàn)有人事管理系統(tǒng)在開發(fā)時,很多功能模塊是從信息管理系統(tǒng)演變而來的,從單一的人事行政管理業(yè)務需求角度出發(fā)設計,局限于人事信息管理、考勤管理、薪酬管理三大功能,缺乏人才資源管理相關的業(yè)務領域及決策分析這個重要環(huán)節(jié),而且在整體性、前瞻性和集成性方面仍有很大的欠缺。例如,僅提供日常的師資管理、勞資管理,忽視諸如專任教師職稱年齡情況比、各類人員工資發(fā)放比例分析等重要信息。這些數(shù)據(jù)通常是輔助決策的關鍵,但卻無法直接得到。

(四)管理智能性欠缺

目前所用的人事管理系統(tǒng)通常不夠智能,不能及時在具有時效性的工作上給予管理人員提醒,比如每月為退休人員辦理退休手續(xù),某位教師的職稱評定年限已到,需要準備材料,等等,若由于疏忽遺漏造成的失誤往往影響到雙方的工作情緒。

三、新型人事管理系統(tǒng)的構建

信息時代對管理信息系統(tǒng)提出了新的要求。一個現(xiàn)代化的管理信息系統(tǒng)應該能夠顯著提高辦公效率、降低辦公成本、充分利用內部資源、加快工作流程、適應環(huán)境的變化。

(一)開發(fā)模式的選擇

目前的人事管理系統(tǒng)存在的缺陷很大一部分是由于采用C/S應用模式而產生的硬傷。面對跨地域管理方式,C/S模式在數(shù)據(jù)共享、遠程操作方面存在困難,同時要為地理較分散的眾多客戶端安裝和升級系統(tǒng),耗費人力物力。

隨著Internet技術應用范圍的日益擴大,可移植性好、界面通用、易于掌握和易于維護的B/S應用模式應運而生?；贐/S模式的管理系統(tǒng)存在以下特點,很好地解決了上述問題:①靈活的多級分布結構,能實現(xiàn)不同人員,從不同地點、以不同的方式訪問和操作共同的數(shù)據(jù)庫,并能有效地保護數(shù)據(jù)平臺和管理訪問權限。②將客戶端操作簡化,客戶端可以通過桌面瀏覽器方便使用。③便于系統(tǒng)維護,幾乎所有的系統(tǒng)開發(fā)和維護工作都集中在服務器端,僅需通過更新服務器端的軟件就可以實現(xiàn)系統(tǒng)功能的升級。基于該模式可構建一套具有實用性、通用性的,與教務系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等無縫連接的人事管理系統(tǒng)。

(二)開發(fā)實例

基于上述分析,我所在的高校擬初步建立一種新的基于Web技術的人事管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)將基于Web技術的構建,采用B/S操作模式、Oracle 9i的數(shù)據(jù)庫支持,系統(tǒng)開放,操作界面簡單,集中式管理,不同地點遠程用戶和校內局域網(wǎng)用戶等多用戶在權限允許范圍內可以直接通過瀏覽器訪問服務器,實現(xiàn)動態(tài)、實時的數(shù)據(jù)查詢、新增、修改和刪除工作。

系統(tǒng)在管理上采用分層管理模式,分為操作層、系統(tǒng)管理層和層。在具體設計時,按照功能模塊劃分,結合學校自身情況,設計了七個系統(tǒng)功能模塊:教職工管理模塊、人事業(yè)務管理模塊、勞資業(yè)務管理模塊、師資業(yè)務管理模塊、高層次人才管理模塊、分類查詢與報表統(tǒng)計模塊、日常信息維護模塊。(見圖1)

圖1 系統(tǒng)功能模塊

新型人事管理系統(tǒng)具備以下特點:①基于網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫平臺。對唯一數(shù)據(jù)庫進行管理,各部門可自動獲取最新的、相關的人事數(shù)據(jù),甚至可以直接在網(wǎng)頁上進行打印輸出,輕松實現(xiàn)信息共享,同時有效減少客戶端的維護量。②高度模塊化,具有良好的可擴充性。隨時隨地添加數(shù)據(jù),避免信息量不足的問題和資源的重復浪費。③提供與Word和Excel等表格和文檔工具的無縫連接?？伸`活使用文檔和報表編輯,方便用戶操作,既做到了功能擴充,又保證了界面統(tǒng)一。④安全性高。引入多級權限管理,對全校教職工按參與角色劃分為:系統(tǒng)管理員、二級部門負責人和人事秘書、決策者和主管領導、普通用戶四類,按類對用戶的權限進行合理分配,使四類用戶都有特定的功能的維護權和查詢權。程序在每個頁面都進行身份和權限的驗證,防止非法用戶繞過系統(tǒng)登錄界面進入系統(tǒng)其它頁面,或者不具有管理功能的用戶進入管理模塊,從而充分確保系統(tǒng)信息的安全保密性。

四、結語

高校人事管理系統(tǒng)建設,不僅能提高人事資源的利用率和管理工作的效率,簡化和規(guī)范辦事程序,而且能與教學、科研等部門信息共享,逐步實現(xiàn)人事信息科學有效的系統(tǒng)化管理。當前,高校人事管理的重心正在從傳統(tǒng)的基礎性工作向突出人才隊伍建設、引進和培養(yǎng)高層次人才、創(chuàng)造有利于人才發(fā)展的體制等方面轉移。充分利用學校基礎人事信息,深入挖掘信息價值,提高人才管理與服務水平,主動服務領導決策,是今后高校人事管理系統(tǒng)發(fā)展的方向。

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第9篇：人事系統(tǒng)的必要性范文

關鍵詞：檔案；數(shù)字化；建設

1 引言

我國檔案管理的數(shù)字化起步較晚，還存在著諸多問題，例如檔案數(shù)字化安全建設不足、軟硬件配套措施跟不上、管理模式老化、信息數(shù)據(jù)庫建設落后、缺乏專業(yè)的人才等等，因此，我國的檔案數(shù)字化建設工作還有待加強。

2 檔案信息化發(fā)展的必要性

2.1 信息社會的需要

檔案信息化建設的必要性近年來，社會信息化進程逐漸加快，信息資源成為人類社會經(jīng)濟活動的重要戰(zhàn)略資源，而人事檔案作為個人成長歷史的重要載體，其在人力資源管理中的重要性日益凸顯，加上信息技術的發(fā)展和人事檔案管理開放化、社會化轉變，為人事檔案管理信息化建設提供了條件，這是時展的必然趨勢，也是我國信息化管理工作的迫切需要。

2.2 檔案信息安全性的需要

檔案信息化管理主要以計算機技術和網(wǎng)絡技術為支撐，改變了傳統(tǒng)的以紙質承載重要信息的方法，檔案信息通過電子文件保存在計算機內，不僅能夠為人事管理提供全面信息，還能有效避免信息的丟失，可見，進行人事檔案管理信息化建設對于保證檔案信息的安全、提供檔案資源利用率具有重要意義。

2.3 檔案工作效率提升的需要

在人事檔案管理中必然會涉及大量新信息，通過網(wǎng)絡可以加快更新速度，對本部門管理范圍內的檔案信息進行實時更新，實現(xiàn)資源共享，消除傳統(tǒng)紙質信息更新的繁瑣工作，降低工作人員的勞動量，使管理人員有更多時間擴充知識，有利于提高工作人員的業(yè)務水平。

3 檔案數(shù)字化管理中存在的問題

3.1 檔案數(shù)字化人才缺乏

在實際的操作中，部門這方面的管理工作不是太重視，很少去培養(yǎng)專業(yè)人員去從事檔案數(shù)字化管理工作，認為沒有必要大費周章的培養(yǎng)這樣一個專業(yè)人才，只需要利用兼職人員去看管這些資料就可以了，大多數(shù)的檔案數(shù)字化管理工作還停留在原始、粗放的工作層面。即使購買了檔案管理軟件，在加之計算機技術的應用，這樣就可以使管理工作變得簡潔一些，但是由于缺乏專業(yè)的技術人才，沒有充分的發(fā)揮大數(shù)據(jù)知識的應用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

3.2 檔案數(shù)字化安全建設不足

檔案由于其涉及到人員的各項私密資料，因襲對安全性要求很高。但是現(xiàn)階段我國檔案安全工作落實的不夠，數(shù)據(jù)備份不及時，系統(tǒng)存在安全漏洞等方面，檔案系統(tǒng)一旦遭受到黑客的攻擊導致檔案泄露，其造成的影響將難以估計。

3.3 管理模式老化

傳統(tǒng)的檔案管理主要存在以下幾個方面的問題：一是檔案操作都是由人工完成，不僅效率低下，而且很容易發(fā)生錯誤錄入的情況；二是檔案流動起來比較麻煩，單位內部以及各單位之間缺乏有效的檔案流通機制；三是檔案更新起來比較慢，很多人的檔案資料還是停留在好年前的狀態(tài)，給工作帶來了很大的不便；四是存在監(jiān)管漏洞，檔案管理部門一般都是獨立存在，缺少相關部門的監(jiān)督。

3.4 軟硬件配套措施不足

一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理大都還是使用一些硬件比較落后的設備，跟不上現(xiàn)代化的要求，很多人事部門用的電腦還是十年前的電腦，容易出現(xiàn)死機等毛病，沒有備份的硬盤，一旦出現(xiàn)問題檔案資料很容易丟失；另一方面，配套的軟件也跟不上檔案管理的要求，老的管理軟件在管理方式有待改進。軟硬件的配套設施是檔案數(shù)字化管理的基礎和保障，一定要滿足要求。

3.5 信息數(shù)據(jù)庫建設落后

數(shù)據(jù)庫建設工作是檔案數(shù)字化建設的基礎，但是在檔案錄入上，有時為了趕進度只是錄入了最基本的信息，導致檔案信息數(shù)據(jù)庫不完整，這就造成了日后對檔案的篩選和管理的不便。信息數(shù)據(jù)庫更新的不及時也會導致檔案的一系列問題。

4 檔案數(shù)字化建設的對策

4.1 提升檔案管理人員的專業(yè)素質

傳統(tǒng)的檔案管理方法不能適應新形式下檔案管理數(shù)字化的要求，一方面要對相關工作人員進行培訓，以適應工作要求。另一方面可以招聘那些數(shù)字化管理素質較高的人員。此外，政府還可以與高校進行合作，針對崗位的特點培養(yǎng)專門的高校人才，畢業(yè)以后政府為其提供實習機會或就業(yè)崗位。此外，檔案的數(shù)字化管理對人員的道德品質提出了更高的要求，應該注意對相關工作人員加強這樣面的培養(yǎng)，以保證檔案管理工作的專業(yè)性和安全性。

4.2 強化檔案管理的法律法規(guī)，建立檔案數(shù)字化標準

檔案部門首先要制定出檔案數(shù)字化管理的規(guī)章制度，保障具體工作的充分落實；其次要建立檔案數(shù)字化標準，例如在檔案的數(shù)字化錄入時規(guī)定包含哪些方面的信息、信息多久更新一次、信息的維護操作等。在法規(guī)與標準的制定時一方面要邀請相關專家以座談會的形式進行討論，另一方面也要通過調查問卷，實地調查等手段收集民眾的意見，以此建立起一個科學、有效、規(guī)范的數(shù)字化檔案運行機制。

4.3 加大檔案數(shù)字化軟硬件設施的投入

在硬件方面，計算機相比傳統(tǒng)檔案的紙質錄入有著效率高、保存時間長、成本低、更新快等優(yōu)點。由于檔案的特殊性，對計算機的性能和穩(wěn)定性要求比較高，因此應加大對計算機硬件的投入；在軟件方面，由于檔案的機密性以及安全性要求比較高，如何保障安全穩(wěn)定的實現(xiàn)檔案信息的保管是檔案部門需要解決的問題。此外，檔案管理部門需要拿出專門的資金來進行軟件的更新與維護，確保軟件的平穩(wěn)安全運行。

4.4 建設檔案信息數(shù)據(jù)庫

由于檔案的數(shù)據(jù)都是百萬量級的，因此建立檔案數(shù)據(jù)庫顯得非常必要。檔案數(shù)據(jù)庫的建立要滿足一下幾個方面的要求，一是實現(xiàn)的信息的準確錄入和刪除操作、二是實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的動態(tài)更新、三是實現(xiàn)檔案更新的及時性、四是實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的長期保存、五是保證檔案數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫中的安全性。檔案數(shù)據(jù)庫的建立不僅可以極大的減少工作人員的工作量，而且可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時更新，使數(shù)據(jù)管理起來更加方方便。

4.5 建立檔案資源共享機制

檔案資源共享機制是指在檔案管理部門與其他檔案部門建立起檔案的共享機制，包含三個層次的共享：管理部門內部的共享、檔案部門內部的共享、管理部門和管理部門的共享。在具體的實現(xiàn)方式上，管理部門和檔案管理部門內部資源共享主要是通過局域網(wǎng)來實現(xiàn)的。此外還可以建立檔案信息網(wǎng)站，為外部人員提供查詢平臺，這方面可以學習美國的經(jīng)驗，為申請者提供檔案查看和修改服務。

4.6 提升網(wǎng)站建設水平，構建信息交流平臺

在內部局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和對接軟件的基礎上建立綜合的檔案服務網(wǎng)站。把過去靜態(tài)的檔案管理轉變?yōu)閯討B(tài)的檔案管理，利用該網(wǎng)站的建設實現(xiàn)對人事局決策、檔案管理、對外服務等方面的幫助。網(wǎng)站的開發(fā)工作既可以自己招聘組建專門的開發(fā)團隊，也可以把開發(fā)建設工作整體外包給第三方軟件開發(fā)企業(yè)，并且要定期對網(wǎng)站進行檢查，確保其運行穩(wěn)定，最終形成一個完善的數(shù)字化檔案管理綜合服務網(wǎng)站。

5 總結

本文分析了檔案數(shù)字化建設的必要性，討論了檔案數(shù)字化建設中常見的一些問題進行了分析，并針對問題給出了一些建議，例如加大檔案數(shù)字化軟硬件設施的投入、提升檔案管理人員的專業(yè)素質、提升網(wǎng)站建設水平、建立檔案資源共享機制等，希望能對我國檔案建設數(shù)字化有所幫助。

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