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摘要：內部控制作為企業(yè)經營活動的自我調節(jié)和自我制約的內在機制，處于企業(yè)中樞神經系統的重要位置，其管理水平決定了企業(yè)的生存和發(fā)展。物業(yè)管理企業(yè)屬于服務性企業(yè)，內部控制具有人力成本占比高、壞賬風險高、采購品種多、項目分布分散等特點。作為新興行業(yè)，物業(yè)管理企業(yè)在內部控制實踐中存在著內部控制環(huán)境薄弱、風險識別和評估能力不足、控制活動不完善等主要問題。文章結合實踐經驗研究完善物業(yè)管理企業(yè)內部控制管理的對策，以提高企業(yè)經營管控能力，實現企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

關鍵詞：物業(yè)管理企業(yè)；內部控制；風險管理 

一、物業(yè)管理企業(yè)內部控制概述

（一）內部控制的概念內部控制是企業(yè)全體員工根據企業(yè)經營管理的戰(zhàn)略目標，對企業(yè)面臨的各種風險進行評估并采取相應控制措施，以確保目標實現的過程。企業(yè)在生產、經營過程中會面臨著安全生產、環(huán)境保護、質量控制等各種風險，本文僅研究企業(yè)運營過程中經濟事項的風險控制。

（二）物業(yè)管理企業(yè)內部控制的特點及重要性1．物業(yè)管理企業(yè)內部控制的特點物業(yè)管理企業(yè)屬于服務性企業(yè)，內部控制有其自身的特點：第一，人力成本占比高。物業(yè)管理是勞動密集型行業(yè)，物業(yè)管理運營中涉及的專業(yè)業(yè)務包括工程、安全、清潔、綠化、品質管理、客服等，覆蓋面廣，進而造成人力成本管控要求高；第二，壞賬風險高。物業(yè)管理企業(yè)的客戶是每一位業(yè)主或租戶，客戶群體眾多且人員構成復雜，壞賬風險高；第三，采購品種多。物業(yè)管理企業(yè)在運營中進行上述專業(yè)維修及服務時，需要采購的物資品種多樣；第四，項目分布分散。多數物業(yè)管理企業(yè)管理項目多，地域分布分散。2．物業(yè)管理企業(yè)內部控制的重要性隨著經濟的發(fā)展，各種資源價格日益上漲，而物業(yè)費收費標準多年不變，使得物業(yè)管理企業(yè)利潤空間越來越低，基于此，健全物業(yè)管理企業(yè)內部控制具有重要意義：保證企業(yè)各項經營活動遵循內外部的政策；維護企業(yè)資產的安全；保證企業(yè)歸集的經營信息準確、完整、及時；優(yōu)化企業(yè)內部管理活動流程；促進企業(yè)運營健康、實現發(fā)展戰(zhàn)略。

二、物業(yè)管理企業(yè)內部控制存在的問題

物業(yè)行業(yè)在我國起步較晚，屬于新興行業(yè)，內部控制在物業(yè)管理企業(yè)實踐中還不完善,仍存在不少的問題。

（一）內部控制環(huán)境薄弱企業(yè)高層對內部控制重視程度不夠，沒有認識到內控的重要性，往往更關注經營業(yè)務本身產生的經濟結果。主要表現為：第一，企業(yè)組織架構設計不科學，人員配置不合理，各部門之間不能形成有效的制衡，運行效率低下；第二，缺乏人員總體規(guī)劃，缺乏有效的績效考核及激勵措施，不重視企業(yè)持續(xù)發(fā)展對人力資源的需求；第三，缺乏明確的發(fā)展戰(zhàn)略或發(fā)展戰(zhàn)略與工作計劃不匹配；第四，沒有建立有效的反舞弊機制。

（二）風險識別與評估能力不足內部控制成功的關鍵在于全員參與，物業(yè)管理企業(yè)多數員工有著較強的專業(yè)實踐和操作能力，但是對于企業(yè)管理尤其是內控管理卻缺乏了解，因此對于企業(yè)運營的風險識別與評估能力不足，對于風險關鍵影響因素及關鍵控制點把握不準確，導致內控制度設計與執(zhí)行不完善。

（三）業(yè)務活動控制不完善多數物業(yè)管理企業(yè)在運營中也積累了一定的業(yè)務活動內控經驗，但還有不完善的地方。一是收入管控，物業(yè)費缺乏對客戶欠款催收的控制，特約服務費用缺乏價格審批機制；二是成本管控，材料物資集中采購效率低下，分散采購監(jiān)管措施不到位，采購驗收不規(guī)范，對業(yè)務外包缺乏有效監(jiān)管；三是資產管控，因企業(yè)資產數量多、分布分散，不能做到全面現場盤點，對資產的存在及使用有效性缺乏監(jiān)督，對于物業(yè)設備設施管控，只注重維修，不注重日常維護保養(yǎng)及節(jié)能降耗改造。

三、完善物業(yè)管理企業(yè)內部控制的對策

針對以上物業(yè)管理企業(yè)內部控制管理現狀中存在的問題，根據多年實踐工作經驗研究完善物業(yè)管理企業(yè)內部控制管理的相關對策。

（一）優(yōu)化內部控制環(huán)境控制環(huán)境是企業(yè)內部控制的基礎，是企業(yè)能夠健康運營的前提保障。企業(yè)高層應高度重視并建立以全員為基礎、適應現代企業(yè)治理的內控制衡體系。第一，科學設置組織架構、合理配置人員，企業(yè)應當按照精簡、高效、制衡的原則，結合自身業(yè)務特點設置內部機構、配置合適的人員。第二，實施科學的人力資源管理，企業(yè)應當按照計劃、制度和程序組織人力資源引進工作；應通過建立科學的培訓、績效考核、激勵等機制，實施可持續(xù)發(fā)展的企業(yè)人力資源政策，不斷提升員工素質水平。第三，建立戰(zhàn)略目標導向內控，企業(yè)應有明確的戰(zhàn)略目標及未來盈利模式的定位，企業(yè)的經營計劃及內部控制保障措施應當以企業(yè)的戰(zhàn)略目標為導向。如，若物業(yè)管理企業(yè)追求差異化戰(zhàn)略，其在組織結構、人員配置、管理和技術變革、財務安排上更注重服務品質；若物業(yè)管理企業(yè)追求成本領先戰(zhàn)略，則其在上述內控保障措施安排上更注重服務成本。第四，加強文化建設、建立反舞弊機制，企業(yè)應塑造企業(yè)文化氛圍并影響員工的內部控制意識，培育積極向上的價值觀和社會責任感，加強法制及誠實守信等企業(yè)文化建設，任何人都不能凌駕于內控之上；企業(yè)應建立舉報投訴制度和舉報人保護制度，明確舉報投訴處理程序，確保舉報簡捷無障礙。

（二）增強風險識別與評估能力企業(yè)應加強內控理論知識的學習，增強風險識別和評估能力，找出企業(yè)運營中重大風險點及關鍵風險影響因素，確定風險管理策略。第一，戰(zhàn)略風險，戰(zhàn)略目標的重大風險點是戰(zhàn)略目標是否符合國家政策導向、是否立足于企業(yè)的自身情況。對于戰(zhàn)略風險的控制與防范，是建立現代治理機制，企業(yè)重大決策不能由一人決定，必須由集體決策。第二，經營風險，這里主要研究企業(yè)運營中經濟事項相關的風險。如收入業(yè)務的重大風險點有不相容崗位是否分離，是否導致錯誤或舞弊、客戶信用評價及對客戶欠款風險的控制等。對于經營風險的防范主要有審批管理、內部牽制、限額控制等。第三，財務風險，企業(yè)應依據具體情況控制資產負債比率，企業(yè)的經營利潤至少應能覆蓋利息支出；企業(yè)應規(guī)劃長短期債務比例，嚴禁短債長用。第四，法律風險，企業(yè)應時刻關注國家相關政策、法律法規(guī)變化，在經營決策過程中及時做出調整。如，電梯安全、消防系統、行業(yè)物業(yè)費、能耗費收費標準、稅務、勞務用工等相關政策及法律法規(guī)。

（三）完善業(yè)務活動控制企業(yè)應當根據內部控制目標，結合風險應對策略，找出風險關鍵控制點，綜合運用控制措施，對各項業(yè)務活動實施有效控制。1．收費與壞賬風險內控（1）不相容崗位分離。物業(yè)管理企業(yè)在收費環(huán)節(jié)應確保如下崗位分離：客戶信用管理與銷售合同協議的審批、簽訂；收款與臺賬登記；臺賬登記與財務記賬；壞賬準備的計提與審批、壞賬的核銷與審批等。因項目小、資源限制等確實無法實現不相容職務相分離的，企業(yè)應當采取不相關員工兼職、抽查交易記錄、定期盤點資產等替代性控制措施。（2）授權審批。物業(yè)管理企業(yè)收費應按事前審批通過的合同或增值服務公示標準進行收費，對于增值服務相關業(yè)務數量的確定，企業(yè)應建立項目內部審批流程，明確相關人員核實的權限及相應審批程序；因特殊情況需要減免物業(yè)費或其他收費，應執(zhí)行額外的審批流程，報企業(yè)領導批準后，方可執(zhí)行。（3）客戶信用評價及欠款風險控制。物業(yè)管理企業(yè)客戶群體眾多且人員構成復雜，壞賬風險高，企業(yè)應建立客戶信用評價制度，根據日常服務溝通中獲得第一手客戶信用情況，同時企業(yè)應當設置收欠費臺賬，對客戶信用進行評價，分類進行風險控制；對于欠費，企業(yè)應建立清欠催繳制度，根據客戶信用評價等級、欠費時間長短及金額大小，采取不同的催繳方式。清欠時物業(yè)管理企業(yè)應注意催收證據的收集及主張權利的時間限制等。2．采購付款業(yè)務循環(huán)內控（1）采購模式的選擇。物業(yè)管理企業(yè)在運營中進行工程、安全、清潔、綠化等專業(yè)維修及服務時，需要采購的物資及服務品種多樣，且物業(yè)管理企業(yè)管理項目多，地域分布分散，建議采用內部采購管理權限集中、實際交易分散的采購管理模式。（2）請購審批。企業(yè)應建立采購申請審批制度，明確相關的職責權限及流程。預算內審批事項應執(zhí)行正常的流程控制，審批的重點是采購制度和流程的合規(guī)性；預算外或超預算審批事項應執(zhí)行額外的審批流程，由歸口職能部門負責落實和核查支出的必要性，報企業(yè)領導批準后，方可執(zhí)行，審批的重點是支出的必要性及最低支出金額，預算外或超預算審批事項應嚴格控制防范風險。（3）采購驗收。企業(yè)應按采購計劃實施采購，企業(yè)收到采購物品后，應及時辦理驗收、入庫手續(xù)，驗證人應從質量符合業(yè)務需求、型號、規(guī)格、品牌、數量、單價及服務標準和采購申請核對一致后，在驗收、入庫手續(xù)上簽字確認。企業(yè)在供應商選擇、收貨驗收等采購環(huán)節(jié)應確保供應商的選擇與審批、采購合同協議的擬訂與審批、采購、驗收與相關記錄等崗位相分離。（4）對外包方的監(jiān)督。物業(yè)管理企業(yè)為了聚力核心業(yè)務，在非核心業(yè)務上往往選擇外包，如，保安服務、保潔服務、消防維保、電梯維保等。重大業(yè)務外包應由集體決策并提交董事會或類似權力機構審批；企業(yè)應綜合考慮企業(yè)戰(zhàn)略與外部環(huán)境，合理確定外包價格，擇優(yōu)選擇外包業(yè)務的承包方；應加強對外包業(yè)務的管理，及時發(fā)現和解決外包業(yè)務日常管理中存在的問題；應當密切關注承包方的履約能力，建立相應的應急機制，避免業(yè)務外包失敗造成企業(yè)生產經營活動中斷。3．資產管理內控企業(yè)應建立資產定期清查和不定期抽查制度，確保資產安全；企業(yè)應加強資產的管理，最大限度地發(fā)揮其使用效能。第一，存貨：存貨的物理條件應符合存貨管理的要求，并注意成本效益原則；采購的計劃性管理很重要，保證存貨不積壓、不短缺；定期和不定期現場盤點，盤點差異及時調查原因并進行處理。第二，固定資產：企業(yè)應建立固定資產臺賬；應嚴格執(zhí)行固定資產維修計劃，定期進行維護保養(yǎng)；應定期對固定資產使用效能進行評價；應建立固定資產清查制度，至少每年進行全面清查。第三，物業(yè)設施設備：設施設備是發(fā)揮物業(yè)功能和實現物業(yè)價值的物質基礎和必要條件，其所有權雖屬于全體業(yè)主，但保證它的正常運作是物業(yè)管理企業(yè)的責任。物業(yè)管理企業(yè)應有計劃地進行設施設備的養(yǎng)護、維修，應對設施設備能耗情況進行對比分析，對于耗費高的設施設備應采取節(jié)能降耗措施，適時進行改造，物業(yè)管理企業(yè)進行節(jié)能降耗改造可能短期內會增加企業(yè)的改造成本，但長期內會降低企業(yè)的運營成本。

四、結語

隨著物業(yè)管理產業(yè)的蓬勃發(fā)展，物業(yè)管理企業(yè)競爭越來越激烈，加強和完善企業(yè)內部控制是物業(yè)管理企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必由之路。物業(yè)管理企業(yè)應優(yōu)化內部控制環(huán)境，建立以全員為基礎、適應現代企業(yè)治理的內部控制制衡體系，通過增強風險識別與評估能力，找出風險關鍵控制點，有針對性地不斷完善業(yè)務活動控制，保證企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。

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作者：李紅俠 單位：徐州市新盛投資控股集團有限公司