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摘要:工作人員的人事檔案資料,記錄著員工的教育背景和重要經歷,反映著員工的道德水平和學識高低,是事業(yè)單位用人選人的依據(jù)。如何做好事業(yè)單位人事檔案管理工作,提高管理工作的規(guī)范性,有效性,科學性,是檔案管理工作的重要組成部分。高質量的人事檔案管理工作為事業(yè)單位選用人才、提拔干部和提高員工素質有著重大的作用。當前事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在著眾多問題,針對問題應該提出什么樣的解決思路,我們來做一些探究和分析。

關鍵詞:人事檔案;管理工作;解決思路

1事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題分析

1.1目前,國內許多事業(yè)單位任然采用紙張保存這種比較陳舊的檔案管理方式,大量的紙張文件,不僅僅比較占空間,而且容易損壞和丟失,查閱起來不方便。雖然當下計算機管理已經初步普及,但是在很多單位,計算機記錄的只是檔案的目錄,具體的檔案文件依舊是以紙張形式存在,時間越長,丟失和損壞的可能性就會越來越大,給檔案管理工作造成眾多不便。

1.2檔案管理人員專業(yè)性欠佳,事業(yè)單位對該崗位重視程度不夠

在大多數(shù)事業(yè)單位看來,管理人事檔案這樣的工作崗位是屬于沒有職權,油水少,不需要技術含量的工作,更有勝者,有部分領導認為這樣的工作是個人就能做。所以有些單位還存在不設立人事檔案管理人員的事情存在,只是在需要人事變動時,抽調其他部門人員來臨時頂替或者協(xié)助管理人事檔案工作。還有的事業(yè)單位將沒有經過專業(yè)培訓的工作人員安排到該崗位。種種觀念和行為都體現(xiàn)著事業(yè)單位對單位人事檔案管理工作的不重視,導致大量的人事管理人員其專業(yè)性不強,不具備適應當代數(shù)據(jù)化管理人事檔案的要求,造成了管理混亂,體制臃腫等現(xiàn)象。

1.3人事檔案管理的信息化進程只在初步階段,任重而道遠

相對于紙張保管,個人信息的數(shù)字化管理使得人事檔案從保管到提取,再到讀取都要快捷方便的多,管理成本也小的多。顯然,眾多事業(yè)單位也已經意識到檔案管理的數(shù)字化信息化將對檔案管理工作起到革命、革新的作用,但是真正落實到具體工作上面所取得的成績只是一點半點。許多單位依然采用紙質管理手工歸類管理的方式,有的即使安裝了檔案管理系統(tǒng),由于管理系統(tǒng)的落后以及技術水平的限制,往往只是將檔案編號和目錄輸人程序系統(tǒng)中,提取和調閱工作任然是靠人工查閱的方式,這樣半生不熟的辦法,使得工作效率提升不高。

2提高檔案人事管理工作的幾個提議

2.1從思想意識層面,提高事業(yè)單位領導對人事檔案管理工作的重視

在事業(yè)單位,單位領導要將人事檔案管理工作放到其他干部隊伍建設一樣的重視程度上來,提高對檔案管理工作的認識,從財力、物力、人力等方面支持檔案管理工作,將人事檔案管理工作和其他日常工作平等對待。組建人事檔案管理工作管理部門,針對檔案管理部門制定專項管理制度,對人事檔案工作實行定性、定量考核,分級、分類指導等,統(tǒng)一動態(tài)管理人事檔案管理部門工作,進而完善事業(yè)單位人事檔案管理工作的制度化、規(guī)范化和科學化。

2.2不斷完善和補充人事檔案內容,適應事業(yè)單位改革的需要

對于檔案管理部門來說,要順應改革的潮流,逐步豐富人事檔案的內容。比如事業(yè)單位里的月、季度、年的考核結果,主要工作業(yè)績報告以及參加重大項目或者活動的材料等。對于工作人員的個人情況要動態(tài)追蹤,統(tǒng)籌管理和規(guī)劃。人事檔案要能夠真實體現(xiàn)其工作經歷和工作情況,包括個人的學歷情況,進修或者繼續(xù)教育情況,各種專項技術資格等。完善和補充人事檔案內容,是事業(yè)單位結構改革的重要內容之一,也是事業(yè)單位精準使用人才的基礎。

2.3合理運動數(shù)字化、信息化的辦公方式以提升工作效率

選擇一套成熟的、實用的、適合本單位規(guī)模的計算機檔案管理系統(tǒng),通過信息化系統(tǒng)來管理事業(yè)單位的人事檔案,不僅僅是跟上了時代科技進步的步伐,更是實實在在的簡化檔案提取及閱讀各類檔案信息的方式,將人事檔案管理工作的信息化水平提高了一大截。通過實現(xiàn)純數(shù)字信息化的檔案管理,既可以有效的避免人事檔案的丟失或者損壞,而且在檔案資料的保密性和保險方面都能做的更加完美。

2.4選用高素質、高水平的檔案專業(yè)人員來做檔案管理工作,加強保密工作

對于檔案管理工作人員選拔,要選用那些具有一定檔案理論知識,比較高的政治覺悟,明白檔案管理工作基本方式方法,同時要能夠熟練操作計算機檔案管理系統(tǒng),具有一定文字表述能力的人才。事業(yè)單位要不定期的組織學員進行檔案管理工作的培訓,讓從事檔案管理的人員能夠熟悉和了解相關的法律知識,具有獨立完成工作的業(yè)務能力。在此基礎上,還應該了解文秘學和情報學的知識,高素質的檔案管理人員是提高檔案管理水平的必要條件之一。另外,事業(yè)單位必須要完善檔案資料在保管、利用、保護、保密等方面的制度規(guī)范。對于檔案資料要實現(xiàn)專人保管,專人查閱,集中歸檔,認真執(zhí)各項檔案管理制度,在遵紀守法的前提下,嚴格按照檔案管理方面的規(guī)章制度來進展工作,為人事檔案資料的保密性提供保障。

3結束語

電子信息化給人事檔案管理工作注人了新的血液。事業(yè)單位的領導應該提高自身對于人事檔案管理的重視,將人事檔案管理工作提到日常事宜上來,加強對檔案管理人員的培訓,使其具備高素質,高技能。不斷補充檔案內容,反映員工的實際工作情況,提高檔案的利用率和實用性,使檔案更加科學合理的為單位服務,促進事業(yè)單位的蓬勃發(fā)展。

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[4]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風,2008(24).

作者：趙睿 單位：秦皇島市引青管理局