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摘要：高校二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)校內(nèi)上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右的基層行政管理機(jī)構(gòu)。隨著我國(guó)高校“雙一流”建設(shè)的深入推進(jìn)和“放管服”改革的走深走實(shí)，二級(jí)學(xué)院辦公室在高校管理體系中起到了越來(lái)越重要的作用。該文通過(guò)對(duì)高校二級(jí)學(xué)院辦公室新特點(diǎn)、新情況的研究，分析了高校二級(jí)學(xué)院辦公室管理中存在的諸多問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出了高校二級(jí)學(xué)院辦公室規(guī)范化管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：高校；二級(jí)學(xué)院；辦公室管理；規(guī)范化

隨著高?！胺殴芊惫芾碇贫雀母锏牟粩嗤七M(jìn)，高校的內(nèi)部管理逐漸形成了校、院兩級(jí)的管理模式，二級(jí)學(xué)院辦公室作為與學(xué)校各部門溝通交流和協(xié)調(diào)學(xué)院內(nèi)部各單位工作的樞紐，其高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)不僅關(guān)系到二級(jí)學(xué)院的事業(yè)發(fā)展，更是實(shí)現(xiàn)高校治理體系現(xiàn)代化的重要抓手。教育部等六部門在2021年印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)代高校教師隊(duì)伍建設(shè)改革的指導(dǎo)意見(jiàn)》也特別提出健全高校的組織保障體系[1]。因此，如何應(yīng)對(duì)學(xué)校管理重心下移帶來(lái)的工作量增加、管理難度增大等問(wèn)題，是二級(jí)學(xué)院辦公室規(guī)范化管理面臨的主要挑戰(zhàn)。

1高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作的主要特點(diǎn)

1.1覆蓋廣、線程多

二級(jí)學(xué)院辦公室作為多層次、多方位綜合的行政管理機(jī)構(gòu)，在高校“雙一流”建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。二級(jí)學(xué)院辦公室職責(zé)范圍覆蓋了教學(xué)、科研、黨政、人事、資產(chǎn)、安全、外事等諸多方面，不僅包含有較高學(xué)科知識(shí)要求的專業(yè)性工作，還包含檔案整理、財(cái)務(wù)管理、機(jī)要保密和職稱評(píng)審等常規(guī)事務(wù)性工作，以及事務(wù)決策、草擬公文、協(xié)調(diào)上下級(jí)等政務(wù)性工作等。此外，二級(jí)學(xué)院辦公室還需要解決學(xué)院因職責(zé)不明、人手不足而出現(xiàn)的臨時(shí)性工作以及學(xué)校各部處下達(dá)的其他工作。其工作內(nèi)容覆蓋面廣，通常多線程同時(shí)進(jìn)行。這就要求其工作人員具有明確劃分各項(xiàng)工作輕重緩急、同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)的能力。

1.2上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右

二級(jí)學(xué)院辦公室是兼具執(zhí)行、參謀、服務(wù)等職能的有機(jī)體，其服務(wù)對(duì)象復(fù)雜，對(duì)內(nèi)包含學(xué)校各職能部門、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，對(duì)外面向其他各單位，在各部門間承擔(dān)著重要的中介作用。一方面，二級(jí)學(xué)院辦公室作為二級(jí)學(xué)院與學(xué)校其他部門的交流樞紐，需要配合學(xué)校執(zhí)行各項(xiàng)制度并對(duì)領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)做好督促和落實(shí)工作；另一方面，二級(jí)學(xué)院辦公室是二級(jí)學(xué)院內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生之間的溝通橋梁，領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決策需要通過(guò)辦公室向師生傳達(dá)，師生的意見(jiàn)也需要通過(guò)辦公室向上級(jí)反饋；同時(shí)，二級(jí)學(xué)院辦公室作為校內(nèi)、校外各部門之間傳遞信息的窗口，需要配合學(xué)校完成公務(wù)接待、社會(huì)服務(wù)等重要項(xiàng)目。1.3以服務(wù)為導(dǎo)向“以人為本”的管理理念和“服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)基層、服務(wù)群眾”的指導(dǎo)思想決定了服務(wù)師生是二級(jí)學(xué)院辦公室一切工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，教學(xué)、科研、行政、人事等方面的工作處處體現(xiàn)其服務(wù)的特性。這就要求其工作人員充分了解院情，掌握師生的思想動(dòng)態(tài)，對(duì)師生教學(xué)、科研、后勤保障等方面的需求做好合理安排，以減少學(xué)院組織運(yùn)行障礙。二級(jí)學(xué)院辦公室也服務(wù)于學(xué)校各職能部門，配合各部處傳達(dá)、落實(shí)學(xué)校的各項(xiàng)工作，因此其工作人員要樹(shù)立較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)，具備超前的服務(wù)觀念。

2二級(jí)學(xué)院辦公室規(guī)范化管理面臨的主要問(wèn)題

2.1工作內(nèi)容繁雜

二級(jí)學(xué)院辦公室工作覆蓋學(xué)院的各個(gè)方面，服務(wù)對(duì)象眾多，工作內(nèi)容瑣碎繁雜。而近年來(lái)為提高專任教師比例，高校對(duì)管理人員數(shù)量和編制的限制使得二級(jí)學(xué)院辦公室普遍存在人員缺乏、一崗多職的現(xiàn)象。高校二級(jí)學(xué)院辦公室通常有4～6名工作人員，其中還包含轉(zhuǎn)崗、借調(diào)的臨時(shí)人員，崗位職責(zé)不明確、責(zé)任權(quán)力不對(duì)等等多種問(wèn)題也隨之凸顯。此外，臨時(shí)性、事務(wù)性工作也常常耗費(fèi)他們大量時(shí)間和精力，導(dǎo)致其難以在完成本職工作的基礎(chǔ)上對(duì)工作進(jìn)行深入思考。雖然二級(jí)學(xué)院通常配有一些臨時(shí)的學(xué)生助理來(lái)分擔(dān)一部分工作，但由于人員流動(dòng)性大、標(biāo)準(zhǔn)化流程不規(guī)范，他們?cè)谑聞?wù)性工作的開(kāi)展過(guò)程中很容易出現(xiàn)因?qū)ぷ髁鞒滩皇煜ざ鴮?dǎo)致的工作效率低下等問(wèn)題，甚至發(fā)生錯(cuò)誤。

2.2考評(píng)機(jī)制待完善

二級(jí)學(xué)院辦公室的工作以服務(wù)和執(zhí)行為主，且工作內(nèi)容和服務(wù)對(duì)象復(fù)雜，不像科研和教學(xué)工作那樣能夠進(jìn)行準(zhǔn)確量化。盡管各高校不斷嘗試對(duì)考評(píng)機(jī)制進(jìn)行改進(jìn)，但最終效果始終不夠理想。目前，我國(guó)高校行政機(jī)構(gòu)采用的績(jī)效評(píng)價(jià)方式主要分為四種：基于工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行量化排序、基于多維度考核的BSC（平衡計(jì)分卡）評(píng)價(jià)、基于自我評(píng)價(jià)的EFQM（業(yè)務(wù)卓越模型）評(píng)價(jià)以及以部分負(fù)責(zé)人評(píng)價(jià)作為部門評(píng)價(jià)結(jié)果的綜合評(píng)價(jià)[2]。其中，多數(shù)高校采用的是第一種評(píng)價(jià)方法。然而在實(shí)際考核過(guò)程中，這種“一刀切”的評(píng)價(jià)方式難以真正體現(xiàn)二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員的工作量和工作能力，尤其是在以科研為主的學(xué)科中，“重科研輕行政”的現(xiàn)象普遍存在，以論文、項(xiàng)目為主的績(jī)效考核方式往往使得辦公室工作人員處于劣勢(shì)，且由于其工作往往包含在學(xué)院整體工作中，或與學(xué)校其他部處配合完成，個(gè)人的工作量難以體現(xiàn)。長(zhǎng)此以往，辦公室工作人員的工作積極性難以調(diào)動(dòng)，領(lǐng)導(dǎo)也無(wú)法發(fā)現(xiàn)學(xué)院辦公室隊(duì)伍中存在的問(wèn)題。

2.3人員隊(duì)伍不穩(wěn)定

在新的教育改革背景下，二級(jí)學(xué)院辦公室工作對(duì)工作人員的能力和專業(yè)知識(shí)提出了更高的要求。然而，當(dāng)前高校的人才引進(jìn)福利政策往往傾向于專任教師，定編條件主要依托于科研成果。辦公室工作人員雖然作為高校二級(jí)學(xué)院協(xié)調(diào)運(yùn)行的重要執(zhí)行者和落實(shí)者，卻通常以計(jì)劃內(nèi)或計(jì)劃外非編制的身份入職。此外，二級(jí)學(xué)院辦公室隊(duì)伍在職位晉升、進(jìn)修學(xué)習(xí)等各項(xiàng)學(xué)校政策扶持上都處于弱勢(shì)。這些因素造成二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員缺乏足夠的認(rèn)同感和歸屬感，仍會(huì)繼續(xù)尋找有編制的崗位或更好的發(fā)展機(jī)會(huì)，他們被調(diào)往平臺(tái)更大、升職更快的校級(jí)職能部處或提出離職的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這就導(dǎo)致二級(jí)學(xué)院辦公室隊(duì)伍的流動(dòng)性較大。

2.4信息化程度不高

由于工作內(nèi)容和機(jī)制的不同，二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員一般由行政、人事、科研、教學(xué)等專任秘書(shū)組成，其各自掌握的信息相對(duì)獨(dú)立。然而在許多重大工作如學(xué)科評(píng)估、聘崗、績(jī)效評(píng)價(jià)、資料采寫(xiě)中，通常需要各個(gè)秘書(shū)將各自掌握的信息整理匯總，由于信息采集工作量大、信息獲取時(shí)間集中、信息源也相對(duì)分散，且缺少便捷高效的信息共享平臺(tái)，信息的完整性和時(shí)效性難以得到保證。而需要審批報(bào)送的工作往往需要專任秘書(shū)準(zhǔn)備紙質(zhì)文件等待領(lǐng)導(dǎo)簽字，再將材料交由相關(guān)工作人員存檔，這很容易在時(shí)間協(xié)調(diào)上造成一定不便，導(dǎo)致處理周期延長(zhǎng)，無(wú)形中影響到辦公室的工作和決策效率，同時(shí)也會(huì)使學(xué)院的整體運(yùn)行受到阻礙。

3高校二級(jí)學(xué)院辦公室規(guī)范化管理方法探索

3.1分流事務(wù)性工作，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)流程

高校二級(jí)學(xué)院辦公室日常工作主要分為提升型工作和常規(guī)型工作。提升型工作主要包含協(xié)調(diào)上下級(jí)等整體性規(guī)劃和決定工作，需要辦公室工作人員親自處理；而常規(guī)性工作相對(duì)單一，工作內(nèi)容變化不大，如文件傳遞、文字校對(duì)、財(cái)務(wù)送單等，可由學(xué)生助理在辦公室工作人員的指導(dǎo)下完成。此外，對(duì)辦公室的各項(xiàng)工作建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，將每個(gè)步驟、所需材料、具體要求以及對(duì)接人員都進(jìn)行整理劃分，一方面可作為辦公室工作人員處理同類工作的標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)，另一方面可作為辦公室工作人員布置常規(guī)型工作的規(guī)范和依據(jù)，避免因工作內(nèi)容繁雜、助理流動(dòng)性大等問(wèn)題帶來(lái)的效率低下等問(wèn)題，從而使辦公室工作人員能夠?qū)⒏嗑ν度雽?duì)管理方法和理念的思考，進(jìn)而充分發(fā)揮每位辦公室工作人員的主動(dòng)性和最大效能[3]。

3.2規(guī)范考評(píng)機(jī)制，激發(fā)工作熱情

考慮到不同崗位的特性，高校需要科學(xué)地對(duì)二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員的工作進(jìn)行量化。中共中央、國(guó)務(wù)院于2018年印發(fā)的《關(guān)于全面深化新時(shí)代教師隊(duì)伍建設(shè)改革的意見(jiàn)》也提出了“深化高等學(xué)校教師人事制度改革”和“深入推進(jìn)高等學(xué)校教師考核評(píng)價(jià)制度改革”的要求[4]。不同于科研和教學(xué)工作以研究成果、人才培養(yǎng)為主要目標(biāo)，二級(jí)學(xué)院辦公室的工作職能和重點(diǎn)在于服務(wù)。尤其是在學(xué)科建設(shè)與服務(wù)工作方面，根據(jù)學(xué)院內(nèi)部運(yùn)行、獲得資源、長(zhǎng)期成長(zhǎng)、服務(wù)對(duì)象滿意度等方面設(shè)置多維度的評(píng)價(jià)模型，能夠在一定程度上彌補(bǔ)單一評(píng)價(jià)模式存在的不足。二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員評(píng)價(jià)模型可參考如下公式：G=G1+G2+G3+G4=∑i=14GiGi=Ki1Qi1+Ki2Qi2+…+KinQin=∑j=1nKijQij其中，G表示工作總量，G1表示學(xué)院日常內(nèi)部運(yùn)行的常規(guī)工作量，G2表示獲得教育經(jīng)費(fèi)、場(chǎng)地等的工作成果，G3表示通過(guò)對(duì)學(xué)院工作管理方式、專業(yè)化水平等進(jìn)行改進(jìn)并有利于學(xué)院長(zhǎng)期動(dòng)態(tài)發(fā)展的工作成果，G4表示教師、學(xué)生等學(xué)院辦公室服務(wù)對(duì)象的滿意度，Kij表示具體內(nèi)容的折算系數(shù)，Qij表示具體的評(píng)價(jià)內(nèi)容。此外，將績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)、職位晉升等關(guān)系到員工切身利益的指標(biāo)與考核結(jié)果掛鉤，一方面能夠促使辦公室工作人員個(gè)人能力的強(qiáng)化與學(xué)院辦公室整體工作水平的提高形成良性互動(dòng)，另一方面能夠促使辦公室工作人員對(duì)自己的職業(yè)生涯進(jìn)行更加合理的規(guī)劃，以更加積極的態(tài)度和高漲的熱情完成工作。

3.3完善管理結(jié)構(gòu)，發(fā)揮組織作用

二級(jí)學(xué)院辦公室工作人員缺少編制的現(xiàn)象普遍存在于各個(gè)高校，而人員流動(dòng)也主要發(fā)生在這部分人員中。高校人事部門應(yīng)牢固樹(shù)立“大人才觀”，改變大量使用勞務(wù)派遣人員的人力資源管理模式[5]，為工作成績(jī)突出的工作人員解決編制問(wèn)題，或通過(guò)調(diào)整工資結(jié)構(gòu)、設(shè)置專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)、完善成長(zhǎng)機(jī)制等方式，縮小非編人員與在編人員在薪酬福利、職位晉升等方面的差距。此外，二級(jí)學(xué)院應(yīng)充分發(fā)揮黨支部團(tuán)結(jié)群眾、組織群眾的重要職責(zé)，不斷增強(qiáng)辦公室隊(duì)伍的凝聚力，還應(yīng)充分發(fā)揮工會(huì)的橋梁紐帶作用，使辦公室工作人員感受到家的溫暖，為他們帶來(lái)幸福感，從而打造一支積極進(jìn)取、充滿活力的辦公室隊(duì)伍。

3.4推進(jìn)扁平化管理，加強(qiáng)信息化建設(shè)

為適應(yīng)“放管服”背景下的建設(shè)要求，二級(jí)學(xué)院辦公室要通過(guò)扁平化的管理方法，適度下移管理重心，合理增大管理跨度，適當(dāng)擴(kuò)大辦公室工作人員的自主權(quán)，從而有效減少組織運(yùn)行障礙。同時(shí)，為提升工作效率和整體工作水平，辦公室還要充分利用信息化辦公優(yōu)勢(shì)，簡(jiǎn)化信息查詢與傳遞流程，提高資源整合與共享能力。例如：對(duì)于需要存檔或錄入的紙質(zhì)檔案，可利用掃描、OCR文字識(shí)別技術(shù)實(shí)現(xiàn)文件的快速錄入，以方便信息的查找篩選；對(duì)于報(bào)送審批類工作，可利用OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線審批報(bào)備，并生成相關(guān)電子存證，實(shí)現(xiàn)“便捷辦、快速辦”；對(duì)于需要匯總的基礎(chǔ)信息，由于每年匯總的內(nèi)容基本固定，可根據(jù)行政、人事、科研、教務(wù)等不同工作建立部門各項(xiàng)信息臺(tái)賬和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]田曉潮.大學(xué)內(nèi)部行政機(jī)構(gòu)績(jī)效綜合評(píng)價(jià)研究[D].武漢:華中科技大學(xué),2019.

[3]王曉晶,管楠祥.“雙一流”建設(shè)中優(yōu)化院系辦公室工作研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2019(20):21-22.

[4]中共中央國(guó)務(wù)院關(guān)于全面深化新時(shí)代教師隊(duì)伍建設(shè)改革的意見(jiàn)[A].2018.

[5]李荃.“雙一流”建設(shè)中二級(jí)學(xué)院行政管理隊(duì)伍建設(shè)試論[J].科教文匯(下旬刊),2018(3):131-133.

作者:舒心 賈思璠  單位:北京化工大學(xué)化學(xué)學(xué)院