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摘要：電力工程總承包項目檔案管理，貫穿于工程項目建設的全過程，是工程建設中重要工作之一，也是工程項目竣工驗收和移交的重要組成部分。本文依托工程管理經驗，探討總結了總承包項目檔案管理手段和模式，供同行交流和參考。

關鍵詞：工程；總承包；檔案；管理

近年來，設計企業(yè)向工程公司轉型，以其能發(fā)揮工程設計的主導作用，有效控制工期、有利于保證工程質量、有效地控制投資等明顯優(yōu)勢，獲得業(yè)主的青睞。工期短、成本低、質量高的優(yōu)點正使許多建設單位在選擇總承包方時，首選設計企業(yè)。在總承包工程項目施工中，按照國家、行業(yè)規(guī)范的有關要求，結合具體工程的實際情況相應開展工程項目的檔案管理工作。

1工程總承包項目檔案管理的組織實施

1.1明確歸檔范圍。工程總承包項目從簽訂合同開始，首先明確合同各方在工程總承包項目文件材料歸檔范圍。一是業(yè)主作為投資方，在工程項目委托設計單位總承包之前，已經開展了前期準備工作，如：征地、立項、資金籌措等，這些工作形成的文件材料應該由業(yè)主立卷歸檔。二是監(jiān)理方形成的文件材料，是直接由監(jiān)理單位進行收集、整理、歸檔并向業(yè)主移交。三是總承包單位負責工程總承包范圍內的項目文件材料形成、積累、整理、歸檔和保管工作；指導、監(jiān)督和檢查分包單位項目文件材料歸檔情況；對分包單位提交的項目檔案進行匯總、整理；項目竣工后向業(yè)主移交齊全、完整、系統(tǒng)的項目檔案。四是分包單位負責收集、整理分包范圍內形成的項目文件材料，接受總承包單位的檢查、指導，并對歸檔的項目文件材料的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責，在單位工程結束后，及時將單位工程檔案向總承包單位移交，如果不及時移交，則視為此項單位工程沒有結束。

1.2建立全過程管理體系。全過程管理是以總承包單位為管理核心，以國家、行業(yè)標準規(guī)范為管理依據(jù)，以制度、監(jiān)督和檢查為管理控制手段，在總承包單位以及項目建設、設計、施工、監(jiān)理、分包等單位全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關的全過程控制的管理模式。這一管理模式力圖將工程項目建設檔案管理貫穿于工程項目建設的全過程，確保工程項目建設中形成的每一份文件材料都處于受控狀態(tài)。第一，項目前期準備階段預先謀劃。自工程立項開始，總承包單位就應將檔案工作作為工程建設的重要組成部分列入議事日程，著手開展檔案文件材料的收集、積累和整理工作?？偝邪鼏挝桓鶕?jù)工程建設的內容、特點，結合具體單位工程、分部、分項工程劃分和工程實施進度，制定工程檔案工作的初步計劃，明確檔案工作管理體制，確定主管領導、歸檔標準、質量和進度要求等內容，建立檔案工作組織機構，配備必要的工作人員。建立健全檔案工作制度，制定檔案管理的規(guī)范和辦法，保證各分包單位、總承包單位各部門在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中有據(jù)可依。將檔案管理納入到合同管理之中，即在簽訂施工和設備采購合同時，對工程檔案管理細節(jié)提出明確要求。第二，項目開工時統(tǒng)一標準。工程開工時，總承包單位應及時與業(yè)主方取得聯(lián)系，以書面形式明確工程項目文件材料的收集范圍、整理標準、質量要求和檔案移交等事宜。要求各分包單位配備檔案人員，建立覆蓋全工程項目的檔案管理網(wǎng)絡。通過會議等形式，提高各分包單位對檔案工作的認識，制發(fā)有關制度、標準到各分包單位，統(tǒng)一工作要求，明細檔案的收集、歸檔和整理的范圍、分類、編號等。明確總承包單位各部門以及各施工、監(jiān)理等單位的檔案工作職責，為工程項目實施過程中形成的大量文件材料的收集、整理和歸檔管理打好基礎。第三，項目實施階段實時監(jiān)控。在工程項目實施過程中，將檔案工作融入工程建設全過程，與工程實體質量同等重視?？偝邪鼏挝辉跈z查工程質量、進度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況。在進行單位工程驗收時，同時驗收歸檔文件材料的完整程度與整理質量。將檔案資料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程建設的計劃管理工作，納入施工管理考核范圍，納入有關領導和工程技術人員的崗位職責。建立工地現(xiàn)場檔案室，推行預立卷制度。工程各階段施工完成后，各分包單位應按檔案管理的有關規(guī)定，將收集、整理好的檔案及時向總承包單位檔案室移交，并經檔案室人員認真檢查驗收合格后，雙方簽字認可。檢查驗收的檔案出現(xiàn)不完整、不準確、不符合規(guī)范要求的，歸檔單位必須拿回，進行整改后再重新歸檔，否則視為此項單位工程未完成，以保證檔案的完整性與準確性。第四，項目竣工階段總結反饋?？偝邪鼏挝回撠焻f(xié)調國家檔案行政管理部門和行業(yè)主管部門，開展工程建設檔案的專項驗收。及時解決驗收發(fā)現(xiàn)的問題，進一步完善檔案質量，在整個工程項目檔案移交前整改完善到位。第五，項目竣工后檔案的移交。工程結束后，由總承包單位按照合同的規(guī)定，將工程建設全部檔案同時向業(yè)主和生產運行等單位移交，并辦理交接手續(xù)。還應按照本單位要求向本單位移交所需的工程建設檔案。至此，工程總承包項目檔案工作全過程的管理才算完成。

2工程總承包項目中檔案管理應注意的問題

2.1建立組織機構。工程總承包項目初期，總承包單位一定要將檔案管理列入領導議事日程，明確一位項目負責人分管檔案工作；成立由建設單位、監(jiān)理、總承包單位專兼職檔案人員組成的工程檔案管理網(wǎng)絡組織機構；根據(jù)項目的進度情況，定期召開工程總承包項目有關各方主要負責人參加的工程項目檔案歸檔情況調度會，了解檔案工作進度，解決工程建設中檔案管理遇到的問題、協(xié)調各方關系。

2.2前期編制歸檔計劃。為確保工程建設中總承包單位和業(yè)主按歸檔計劃進行實時檢查檔案的收集、整理，需在前期準備階段各分包單位和總承包單位必須編制歸檔計劃。

2.3設立專門條款、責任人和責任。根據(jù)國家檔案局《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的要求，簽訂項目合同協(xié)議應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件材料以及所移交文件材料整理、歸檔的責任，將文件材料的歸檔與經濟責任制掛鉤。

2.4堅持檔案工作與工程建設同步進行。堅持同步管理就是要求項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的驗收，要與項目的勘測設計、建設施工和竣工驗收同步進行。為了實現(xiàn)在工程總承包項目中檔案工作與工程建設同步，可以適當采取單位工程分步移交的方式，避免因移交檔案的時間緊、檔案數(shù)量大，集中歸檔很難保證整理、審核的質量，造成工程檔案的完整率、準確率和合格率下降。

2.5與業(yè)主充分協(xié)調與溝通。與業(yè)主充分協(xié)調和溝通是保證檔案工作順利進行的前提。在項目初期就要積極與業(yè)主的檔案管理人員進行溝通，明確檔案管理的各項規(guī)章、制度，積極與業(yè)主進行溝通、解決問題。

2.6建立檔案信息化管理平臺。總承包單位應建立工程項目檔案管理系統(tǒng)，對工程項目進行全息化管理，建立項目檔案編碼體系，將案卷信息輸入計算機數(shù)據(jù)庫，還應與各分包方聯(lián)網(wǎng)，通過網(wǎng)絡化的檔案管理系統(tǒng)，監(jiān)控和指導各分包單位檔案資料的形成和整理情況，隨時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，便于檔案歸檔的及時、準確、完整。

3管理工程應用實踐

近年來，我公司先后承攬了江蘇如東秸稈發(fā)電廠、華能長春生物質熱電廠、牡丹江佳日發(fā)電廠等多個EPC工程項目?，F(xiàn)將總承包項目檔案管理體系建立與健全的實踐過程，進行歸納總結，供同行參考。首先，項目初始，領導就高度重視，派了2名資深檔案人員進駐現(xiàn)場；現(xiàn)場還設立符合“八防”要求的檔案庫房；建立由總包單位和分包單位參加的檔案管理網(wǎng)絡，各分包單位成立檔案管理小組，項目經理做組長；制定《華能長春生物質熱電廠新建工程總承包項目文件材料立卷歸檔辦法》、檔案借閱管理規(guī)定及檔案庫房管理規(guī)定等多項規(guī)章制度；總包單位檔案人員與業(yè)主進行溝通，明確歸檔內容和歸檔職責；各分包單位按要求編制歸檔計劃，作為歸檔情況檢查的依據(jù)；總包單位檔案人員定期對各分包單位檔案人員進行國家標準、行業(yè)標準及其他規(guī)章制度進行培訓；把項目檔案管理工作做到工程前端。其次，在項目實施階段，堅持工程進度和檔案工作同步進行，做到“三納入”；按照分包單位編制的歸檔計劃，不定期對分包單位進行現(xiàn)場指導、監(jiān)督及檢查，對已完成的單位工程進行預歸檔整理；在整理過程中遇到的問題，及時處理，隨時掌握分包單位歸檔情況，做到資料隨時按單位工程進行歸檔、排架，并按《火電企業(yè)檔案分類表（6--9）大類》進行編號。最后，工程項目竣工驗收和移交階段，因檔案工作管控健全和規(guī)范，前期工作準備充分，在項目檔案移交量大的情況下，確保項目檔案及時移交，順利通過檔案專項驗收，得到了業(yè)主的好評。

作者:劉勇 單位：東北電力設計院有限公司