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檔案數(shù)字化服務(wù)外包問(wèn)題及策略探究

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檔案數(shù)字化服務(wù)外包問(wèn)題及策略探究

摘要:檔案數(shù)字化服務(wù)外包已逐漸成為檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展數(shù)字化工作的重要形式,是優(yōu)化資源配置的重要方式。但從實(shí)際情況來(lái)看,檔案數(shù)字化服務(wù)外包仍存在標(biāo)準(zhǔn)缺乏、實(shí)體損害、信息泄露和后期運(yùn)行維護(hù)的風(fēng)險(xiǎn)?;诖耍瑧?yīng)從參照標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施數(shù)字工程、遵守檔案信息保密協(xié)議、強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)三個(gè)角度著手防范風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化;數(shù)字化外包;問(wèn)題策略

隨著信息技術(shù)的發(fā)展,檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式過(guò)渡,數(shù)字化檔案資源逐漸占據(jù)重要地位。全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要中明確提出“全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化”的信息管理目標(biāo)?!丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出了“檔案信息化建設(shè)再上新臺(tái)階”的發(fā)展目標(biāo),明確提出“信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合,檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升,檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型。”在這一大政策背景下,基于檔案工作發(fā)展實(shí)際需求,各級(jí)各類(lèi)檔案機(jī)構(gòu)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作,由于人力資源有限,各級(jí)各類(lèi)檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化工作大多采取第三方服務(wù)外包的形式開(kāi)展。檔案數(shù)字化服務(wù)外包即檔案機(jī)構(gòu)將本單位檔案數(shù)字化工程外包給專(zhuān)業(yè)的檔案公司,系統(tǒng)開(kāi)展數(shù)字化工作。

一、檔案數(shù)字化服務(wù)外包的原因分析

檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,基于檔案機(jī)構(gòu)的實(shí)際狀況和檔案專(zhuān)業(yè)公司的優(yōu)勢(shì),大部分檔案機(jī)構(gòu)在開(kāi)展數(shù)字化工作時(shí)選擇服務(wù)外包,最大程度地實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。數(shù)字化服務(wù)外包主要受以下兩點(diǎn)因素影響:

(一)檔案機(jī)構(gòu)

檔案數(shù)字化是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作,但從當(dāng)前各級(jí)各類(lèi)檔案機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況來(lái)看,檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化建設(shè)仍處于相對(duì)滯后階段,傳統(tǒng)檔案管理階段,檔案機(jī)構(gòu)累積了大量的傳統(tǒng)載體檔案,尤以紙質(zhì)檔案居多,因長(zhǎng)期未開(kāi)展數(shù)字化建設(shè),檔案機(jī)構(gòu)積累了大量的“歷史”檔案,需要數(shù)字化的檔案總量大。檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,需要組建專(zhuān)門(mén)的數(shù)字化隊(duì)伍、采購(gòu)專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化設(shè)備,投入的人力、物力、財(cái)力多,但很多檔案機(jī)構(gòu)由于場(chǎng)地、設(shè)備、人員等限制,自身難以開(kāi)展系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)。一方面,檔案數(shù)字化需要專(zhuān)門(mén)的數(shù)字化場(chǎng)地和專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化設(shè)備,如專(zhuān)門(mén)的高清檔案掃描儀、檔案盒打印機(jī)等,但一般的檔案機(jī)構(gòu)并未配備此類(lèi)設(shè)備,這就導(dǎo)致檔案數(shù)字化缺乏必要的設(shè)備。另一方面,檔案數(shù)字化由系列工作,包括數(shù)字化之前的基礎(chǔ)整理、數(shù)據(jù)著錄、信息采集操作(設(shè)備操作、參數(shù)設(shè)置、信息加工、信息存儲(chǔ))、信息處理操作(圖像信息處理、音頻信息處理、視頻信息處理)、數(shù)字化后處理操作等多個(gè)環(huán)節(jié),專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng),需要具備數(shù)字化處理知識(shí)的專(zhuān)業(yè)人員,而檔案機(jī)構(gòu)缺乏此類(lèi)專(zhuān)業(yè)人員。此外,數(shù)字化工作總量大,檔案機(jī)構(gòu)的人員還需處理檔案各類(lèi)業(yè)務(wù)工作,沒(méi)有足夠的時(shí)間和精力開(kāi)展數(shù)字化工作。

(二)檔案公司

檔案數(shù)字化外包公司是專(zhuān)門(mén)從事檔案數(shù)字化工作的專(zhuān)業(yè)公司,為各級(jí)各類(lèi)檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展數(shù)字化工作提供專(zhuān)業(yè)服務(wù)。檔案公司開(kāi)展檔案數(shù)字化工作具有明顯的資源優(yōu)勢(shì):從人力資源角度分析,一般而言,檔案數(shù)字化外包公司組建了專(zhuān)門(mén)的數(shù)字化建設(shè)隊(duì)伍,包括數(shù)字化項(xiàng)目經(jīng)理、數(shù)字化技術(shù)指導(dǎo)、檔案整理人員等,各類(lèi)人員職責(zé)清晰、分工明確、配合默契,且長(zhǎng)期從事檔案數(shù)字化工作,能夠?yàn)閿?shù)字化工作的有序開(kāi)展提供強(qiáng)有力的人才支撐。從設(shè)施設(shè)備角度分析,檔案外包公司配有成套的數(shù)字化管理設(shè)備,不僅能實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體的數(shù)字化,還能為檔案機(jī)構(gòu)提供數(shù)字化管理系統(tǒng)、數(shù)字資源遷移、設(shè)備維護(hù)與更新等一體化服務(wù)。從工作積累和工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看,檔案外包公司長(zhǎng)期從事檔案數(shù)字化業(yè)務(wù),對(duì)檔案機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)需求比較了解,且在長(zhǎng)期的業(yè)務(wù)工作中形成了相對(duì)完善的管理流程和制度,能夠?yàn)闄n案機(jī)構(gòu)提供專(zhuān)業(yè)、優(yōu)質(zhì)的數(shù)字化服務(wù)。

二、檔案數(shù)字化服務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)分析

當(dāng)前,各級(jí)各類(lèi)檔案機(jī)構(gòu)受資源限制更傾向于選擇數(shù)字化外包公司開(kāi)展檔案數(shù)字化,服務(wù)外包是各檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展數(shù)字化工作行之有效的方式。選擇數(shù)字化服務(wù)外包在工作效率、工作專(zhuān)業(yè)程度上有較好的保障,但從另一方面來(lái)看,選擇服務(wù)外包同樣存在一定的風(fēng)險(xiǎn),具體而言,可以從以下四個(gè)方面來(lái)分析:

(一)標(biāo)準(zhǔn)缺乏風(fēng)險(xiǎn)

檔案數(shù)字化是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作,在具體的實(shí)施過(guò)程中應(yīng)參照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)有序開(kāi)展各項(xiàng)工作,為進(jìn)一步規(guī)范檔案服務(wù)外包工作,根據(jù)檔案數(shù)字化工作的實(shí)際需求和潛在風(fēng)險(xiǎn),國(guó)家檔案局研究出臺(tái)了系列規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),這些均是檔案數(shù)字化服務(wù)外包過(guò)程中需要嚴(yán)格遵循的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。譬如,2014年發(fā)布的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》對(duì)“檔案部門(mén)、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)字化場(chǎng)所、數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與數(shù)據(jù)載體、檔案實(shí)體、檔案數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理的安全管理”進(jìn)行了全面闡述和規(guī)定。此外,為進(jìn)一步強(qiáng)化檔案服務(wù)外包工作,2020年,國(guó)家檔案局發(fā)布《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第1部分:總則》(DA/T 68.1-2020 )、《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第2部分:檔案數(shù)字化服務(wù)》(DA/T 68.2-2020 )、《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范 第3部分:檔案管理咨詢(xún)服務(wù)》(DA/T 68.3-2020 )。總體而言,當(dāng)前針對(duì)檔案服務(wù)外包工作已經(jīng)有了系列參照標(biāo)準(zhǔn),檔案外包公司應(yīng)參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案數(shù)字化工作。但從檔案數(shù)字化的實(shí)際運(yùn)行情況來(lái)看,仍有部分服務(wù)外包公司未照標(biāo)準(zhǔn)制定可執(zhí)行的操作制度,這無(wú)疑會(huì)給檔案數(shù)字化工作的規(guī)范開(kāi)展造成不良影響。

(二)實(shí)體損害風(fēng)險(xiǎn)

檔案數(shù)字化工作主要是將傳統(tǒng)載體的檔案進(jìn)行掃描形成數(shù)字資源,從實(shí)際情況來(lái)看,各單位檔案數(shù)字化工作主要以紙質(zhì)檔案為主。數(shù)字化前處理操作包括載體檢查與編號(hào)、裝訂拆除、技術(shù)處理,數(shù)字化后處理操作包括檔案裝訂、檔案裝卷(盒)等步驟,這些操作步驟均存在潛在的威脅實(shí)體安全的因素。具體而言,檔案實(shí)體安全隱患主要源于幾點(diǎn)原因:第一,檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行數(shù)字化的檔案多為長(zhǎng)期累積的“歷史”檔案,年代久遠(yuǎn),部分檔案紙張本身就已經(jīng)脆化,在數(shù)字化過(guò)程中容易遭到損害。第二,檔案掃描需履行規(guī)范的出庫(kù)、入庫(kù)手續(xù),需要認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量,但仍存在因數(shù)量核對(duì)不準(zhǔn)造成的檔案排列順序錯(cuò)亂、檔案丟失的情況。第三,掃描過(guò)程中需要對(duì)成卷的案卷進(jìn)行拆分,單個(gè)案卷掃描完成后還需對(duì)案卷進(jìn)行重新安裝,這一過(guò)程中可能存在順序錯(cuò)亂、單頁(yè)遺失等情況,難以保證檔案的完整性。第四,數(shù)字化進(jìn)行中,人員多且雜,難以監(jiān)管難到位,存在閑雜人員進(jìn)入庫(kù)房、檔案上架粗暴帶來(lái)的安全風(fēng)險(xiǎn)。

(三)信息泄密風(fēng)險(xiǎn)

檔案信息泄露是開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)需要重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)之一,開(kāi)展檔案數(shù)字化工作需要將檔案拆除進(jìn)行逐頁(yè)掃描,而部分檔案涉及檔案機(jī)構(gòu)或個(gè)人的隱私,在掃描過(guò)程中存在泄漏風(fēng)險(xiǎn)。一般而言,在開(kāi)展檔案數(shù)字化工作前,檔案機(jī)構(gòu)會(huì)與檔案服務(wù)外包公司簽訂安全保密協(xié)議,對(duì)數(shù)字化過(guò)程中的各細(xì)節(jié)工作作出嚴(yán)格的保密要求,此外,還會(huì)對(duì)檔案數(shù)字化過(guò)程進(jìn)行監(jiān)管,但仍存在泄密隱患。具體而言,主要體現(xiàn)為兩個(gè)方面:一方面,檔案在數(shù)字化掃描過(guò)程中,信息能夠被非本單位檔案管理人員獲取,存在因人員保密意識(shí)不強(qiáng)造成的信息泄露。另一方面,將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為圖像信息再轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息,可能存在信息失真的情況,與紙質(zhì)檔案相比,檔案數(shù)據(jù)信息存在易更改性、可拷貝、可遷移,且不留痕跡、難以辨別真假,檔案數(shù)據(jù)信息的這些特點(diǎn)也增加了泄密風(fēng)險(xiǎn)。此外,數(shù)字化管理階段,檔案數(shù)據(jù)容易遭受黑客、病毒攻擊,一旦檔案管理系統(tǒng)遭受損害,檔案數(shù)據(jù)就面臨泄密威脅。因此,強(qiáng)化檔案信息安全管理十分必要。

(四)后期維護(hù)風(fēng)險(xiǎn)

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理階段,需要做好檔案的實(shí)體管理工作,而庫(kù)房管理是關(guān)鍵,前期庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備需要投入大量財(cái)力,后期庫(kù)房維護(hù)相對(duì)簡(jiǎn)單。而進(jìn)行檔案數(shù)字化后,檔案信息主要存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中,數(shù)字化管理階段就涉及檔案數(shù)據(jù)的更新與長(zhǎng)期保存、檔案系統(tǒng)的維護(hù)。在檔案數(shù)字化階段,可能存在檔案數(shù)字外包公司未嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化工作,從而導(dǎo)致部分?jǐn)?shù)據(jù)參數(shù)設(shè)置不準(zhǔn)確。一般而言,檔案數(shù)字化服務(wù)外包公司會(huì)按照簽訂的協(xié)議在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作,但由于總量太大,檔案機(jī)構(gòu)不能對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)控和檢查,可能存在部分?jǐn)?shù)據(jù)質(zhì)量不過(guò)關(guān)的問(wèn)題。此外,一般檔案外包公司提供一年的售后服務(wù),但仍存在諸多不穩(wěn)定因素,如檔案數(shù)字化項(xiàng)目經(jīng)理離職,人員不穩(wěn)定,后期需求得不到及時(shí)響應(yīng);檔案外包公司的發(fā)展前景存在風(fēng)險(xiǎn),一旦破產(chǎn)倒閉,那么外包項(xiàng)目的后期維護(hù)將無(wú)法得到保障。

三、檔案數(shù)字化服務(wù)外包的策略分析

檔案數(shù)字化服務(wù)外包存在一定的風(fēng)險(xiǎn),但從當(dāng)前來(lái)看,檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展系統(tǒng)的數(shù)字化工作缺乏足夠的資源支持,服務(wù)外包是相對(duì)理想的方式,具有效率高、成本低的優(yōu)勢(shì)。為進(jìn)一步規(guī)范檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作,防范各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn),可以從以下幾個(gè)方面著手:

(一)參照標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施數(shù)字工程

嚴(yán)格遵循《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》提出的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),檔案機(jī)構(gòu)和檔案外包公司做好檔案數(shù)字化的系列工作。從檔案機(jī)構(gòu)來(lái)看,首先,要高度重視檔案數(shù)字化的安全管理,成立專(zhuān)門(mén)的檔案數(shù)字化組織,宏觀規(guī)劃和指導(dǎo)本單位檔案數(shù)字化工作,應(yīng)參照檔案信息化管理的相關(guān)系數(shù)標(biāo)準(zhǔn),細(xì)化檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標(biāo)。其次,需嚴(yán)格審核檔案外包公司的資質(zhì),包括其人員資質(zhì)、設(shè)備情況、以往項(xiàng)目業(yè)績(jī)等,擇優(yōu)選擇服務(wù)質(zhì)量好、工作質(zhì)量高的檔案外包公司,結(jié)合單位檔案實(shí)際制定、執(zhí)行嚴(yán)格的保密制度,定期不定期開(kāi)展檔案安全保密教育,強(qiáng)化保密意識(shí)。再次,要強(qiáng)化監(jiān)管,認(rèn)真做好檔案數(shù)字化過(guò)程中的檔案交接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與交接、存儲(chǔ)介質(zhì)管理、檔案實(shí)體保護(hù)等各環(huán)節(jié)工作。從檔案外包公司來(lái)看,為了給客戶(hù)提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù),檔案外包公司首先應(yīng)認(rèn)真研究學(xué)習(xí)相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),確保數(shù)字化工作符合國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)加強(qiáng)與客戶(hù)單位的前期溝通,深入了解客戶(hù)的數(shù)字化需求并制定符合其工作實(shí)際的數(shù)字化方案。其次,要強(qiáng)化公司人員的培訓(xùn),組建專(zhuān)業(yè)的、專(zhuān)職的、穩(wěn)定的數(shù)字化隊(duì)伍,為客戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。再次,加強(qiáng)過(guò)程監(jiān)管,強(qiáng)調(diào)檔案安全保密的重要性,避免因工作人員主觀原因造成的檔案損害和信息泄露。最后,提供優(yōu)質(zhì)的“售后”服務(wù),數(shù)字化項(xiàng)目驗(yàn)收后,應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行后期維護(hù),積極響應(yīng)客戶(hù)的需求。

(二)強(qiáng)化檔案信息安全管理

檔案安全管理是檔案數(shù)字化建設(shè)最為重要的一項(xiàng)工作,檔案數(shù)字化過(guò)程復(fù)雜,涉及的環(huán)節(jié)和人員較多,使得檔案的實(shí)體和信息均存在安全隱患,強(qiáng)化安全管理需從多方入手。一是要構(gòu)建完善的制度體系。主要涉及檔案的保密制度、檔案數(shù)字化操作流程、檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)、突發(fā)事件的應(yīng)急處理、檔案信息泄露的懲罰機(jī)制等等。對(duì)數(shù)字化各個(gè)細(xì)節(jié)作出明確要求以增強(qiáng)實(shí)踐的可操作性,減少檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)。二是要強(qiáng)化檔案人員的安全教育。通過(guò)檔案安全培訓(xùn),著力提升檔案工作人員的安全意識(shí)和保密意識(shí),強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)字化過(guò)程中的安全操作,避免因人為因素造成的檔案實(shí)體損害和信息泄露。三是建立良好的工作環(huán)境?!稒n案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》對(duì)“數(shù)字化場(chǎng)所”的安全管理作出詳細(xì)的要求,對(duì)照此標(biāo)準(zhǔn),做好相關(guān)工作。如:數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)符合“八防”的基本要求;配備視頻監(jiān)控系統(tǒng),能夠?qū)?shù)字化加工場(chǎng)所實(shí)施全方位無(wú)死角的監(jiān)控,并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)視頻監(jiān)控系統(tǒng);工作人員應(yīng)帶牌上崗,禁止閑雜人員出入加工場(chǎng)所,工作人員不得從事與數(shù)字化無(wú)關(guān)的活動(dòng)等。

(三)完善專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作,組建專(zhuān)業(yè)的隊(duì)伍能夠?yàn)閿?shù)字化的有序開(kāi)展提供保障。對(duì)于檔案機(jī)構(gòu)而言,專(zhuān)業(yè)的人員能夠運(yùn)用自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)為單位的檔案數(shù)字化建設(shè)制定科學(xué)合理的實(shí)施方案。而對(duì)于檔案外包公司而言,專(zhuān)業(yè)的隊(duì)伍是承接檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的基礎(chǔ),但當(dāng)前,檔案人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不強(qiáng)、穩(wěn)定性不強(qiáng)的問(wèn)題仍然存在,這些都是檔案安全管理的影響因素,強(qiáng)化專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)勢(shì)在必行。制定嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)??己松婕岸鄠€(gè)方面,包括檔案人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)道德、操作技能、合作精神、奉獻(xiàn)意識(shí)等等,將上述因素納入考核范圍。此外,考核涉及多個(gè)環(huán)節(jié),從招聘環(huán)節(jié)來(lái)看,重點(diǎn)考察其政治素養(yǎng),這是決定其是否能錄用的重要指標(biāo)之一。檔案外包公司要與檔案工作人員簽訂相關(guān)勞務(wù)合同和安全保密協(xié)議,明確各人員的職責(zé),規(guī)范人員管理,確保檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性。實(shí)施有效的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。從當(dāng)前實(shí)際情況來(lái)看,仍有部分檔案外包公司聘請(qǐng)的人員不具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)背景,也缺乏必要的信息化技術(shù),需通過(guò)系列培訓(xùn)來(lái)著力提升其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)技能。對(duì)于非檔案專(zhuān)業(yè)人員而言,應(yīng)參加必要的崗位培訓(xùn),了解檔案數(shù)字化的基本流程和操作要求。通過(guò)繼續(xù)教育來(lái)拓展知識(shí),一方面加強(qiáng)對(duì)檔案行業(yè)法律法規(guī),如《檔案法》《保密法》等系統(tǒng)學(xué)習(xí),強(qiáng)化法律意識(shí)。另一方面加強(qiáng)檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí),掌握檔案數(shù)字化的技術(shù)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。此外,還需通過(guò)實(shí)踐操作來(lái)加強(qiáng)相關(guān)技能的熟練程度,提升工作效率。

作者:楊景輝 單位:廣州老兵檔案技術(shù)有限公司