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第1篇：企業(yè)檔案信息化范文

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)；檔案信息化管理；必要性；提升

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 037

[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）16- 0060- 02

企業(yè)檔案管理的信息化指的是在企業(yè)檔案機構(gòu)的統(tǒng)一指導(dǎo)與組織下，將各種先進的信息化技術(shù)融入到企業(yè)的檔案管理工作中，對檔案的信息資源進行科學(xué)、合理的編排與規(guī)范，以此提高檔案服務(wù)水平，進而提高檔案管理的工作效率。企業(yè)檔案信息化管理主要涉及的內(nèi)容包括構(gòu)建檔案管理的信息化資源、制定相應(yīng)的信息化標準、搭建信息化管理平臺等。

1 企業(yè)檔案信息化管理的必要性

近幾年來，企業(yè)的發(fā)展速度非?？欤?guī)模也在不斷擴大，形成檔案的數(shù)量種類與數(shù)量也隨之增多，顯著地增加了企業(yè)檔案管理人員的工作量，想要在紛繁復(fù)雜的檔案中找到有價值的信息，就應(yīng)該實現(xiàn)檔案信息化管理。企業(yè)檔案管理信息化的必要性主要表現(xiàn)在兩個方面：一方面，檔案信息化管理能夠有效地彌補傳統(tǒng)檔案管理中存在的不足，傳統(tǒng)的檔案管理通常以人工操作的方式，通過檔案管理人員將需要歸檔的文件進行分類、編排以及儲存，當需要尋找某個檔案時，也需要依靠人工進行檢索，這種檔案管理的歸檔、檢索過程相對較慢，導(dǎo)致檔案管理效率較低。并且由于檔案資源在長期儲存的過程中，各種因素還會導(dǎo)致檔案的資源丟失、損害等問題。通過采用信息化檔案管理方法，通過利用計算機技術(shù)能夠?qū)⒎彪s的檔案信息錄入到電腦中，以電子文件的形式儲存，電子檔案的空間不但傳遞查閱方便、儲存量大，還不受環(huán)境的影響，不會出現(xiàn)檔案丟失或者損壞等問題。另一方面，檔案信息化管理能夠擴大檔案工作的發(fā)展空間，通過運用計算機網(wǎng)絡(luò)在互聯(lián)網(wǎng)上建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，通過利用網(wǎng)絡(luò)傳媒的優(yōu)勢，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享。其具體表現(xiàn)為：建立檔案數(shù)據(jù)庫，將檔案資源分為非限制和限制級別，這樣能夠保證檔案資源的保密性，然后創(chuàng)建新型的檔案服務(wù)方式，能夠為查閱者提供更多、更好、更快捷的查閱服務(wù)。想要充分彰顯信息化管理的優(yōu)越性，這就需要加強編錄人員與查閱人員之間的交流，促使檔案管理工作形成一個系統(tǒng)的整體，提高企業(yè)檔案管理的水平。

2 提升企業(yè)檔案信息化管理水平的策略

（1）創(chuàng)建計算機網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。想要實現(xiàn)企業(yè)檔案的信息化管理，首先應(yīng)該根據(jù)企業(yè)檔案管理的實際狀況，利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)建適合企業(yè)自身情況的計算機網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。通過計算機網(wǎng)絡(luò)的運行，能夠突破企業(yè)檔案信息資源所有者的限制，創(chuàng)建一個既能控制又能方便利用的檔案信息網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，例如，創(chuàng)建企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，通過加密保護、身份驗證、信息驗證、數(shù)字簽名等，保管好企業(yè)的一些機密性檔案以及知識產(chǎn)權(quán)檔案，對于一些公開地宣傳企業(yè)的檔案資源，企業(yè)還可以通過局域網(wǎng)進入國際互聯(lián)網(wǎng)，進一步擴大檔案信息收集與利用的范圍。

（2）建設(shè)企業(yè)檔案信息資源。企業(yè)檔案結(jié)構(gòu)的工作人員應(yīng)該充分地利用計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加寬檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，不斷提升檔案資源檢索、利用的服務(wù)水平。企業(yè)檔案的信息化管理應(yīng)根據(jù)國家以及省市檔案局的關(guān)于電子文件、文件歸檔、儲存以及管理的相關(guān)規(guī)定與標準，積極地應(yīng)用與推廣適應(yīng)企業(yè)性質(zhì)、職能需要以及管理特點的檔案資源管理軟件，實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的采集、分析、整理、歸檔、存檔、查閱、利用、鑒定以及銷毀等工作的管理和監(jiān)督，以此保證檔案資源電子文件的可識別性、安全性、準確性、完整性以及真實性等，進而保證電子文件的法律憑證地位。例如，建立公開信息資源檔案，對外宣傳企業(yè)，別人通過查詢能夠全面地了解企業(yè)的信息，能夠保證企業(yè)之間進行規(guī)范的商業(yè)往來和合資合作，建立企業(yè)雙方的資信關(guān)系，通過信用調(diào)查消滅不必要的信用風(fēng)險和交易風(fēng)險。

（3）企業(yè)全員參與到檔案管理工作中。因為企業(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)通常是由一些專業(yè)的技術(shù)人員設(shè)計，導(dǎo)致在一些企業(yè)中存在檔案信息化管理系統(tǒng)和企業(yè)需求脫節(jié)的問題，這樣嚴重地影響了檔案信息化管理系統(tǒng)并不能充分地發(fā)揮和實現(xiàn)自身的價值。因此，企業(yè)員工作為檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)中的一員，應(yīng)該積極主動地參與到系統(tǒng)建設(shè)的各個環(huán)節(jié)中，例如，企業(yè)內(nèi)部任何人員，可以通過身份認證在任何一機電腦根據(jù)自身的需要，能夠隨時在自己的電腦上自動查詢所需要的檔案資源，盡可能地和開發(fā)者進行思想溝通，全員參與到檔案信息化管理工作中，及時地反饋自己的意見，以此實現(xiàn)與系統(tǒng)開發(fā)者達成共識，進而設(shè)計出符合企業(yè)檔案管理實際狀況的檔案信息化管理系統(tǒng)，提高信息系統(tǒng)開發(fā)的成功率與實用性。

（4）企業(yè)檔案信息化建設(shè)和企業(yè)改革相結(jié)合。隨著社會的發(fā)展，企業(yè)為了能夠跟上時代的腳步，其自身也在不斷的改革中，因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該和企業(yè)改革相結(jié)合。首先，應(yīng)該創(chuàng)建一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊伍，通過對檔案管理人才進行檔案管理技術(shù)、信息技術(shù)的培訓(xùn)，提高檔案人員運用信息技術(shù)的技能，同時還可以引進檔案信息化管理水平高的人才，以此滿足企業(yè)檔案信息化管理的要求；其次，與企業(yè)檔案管理模式相結(jié)合，積極地展開對企業(yè)檔案信息化管理的探索，認真研究信息化條件下企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的新要求，及時地溝通和交流，不斷地積累和推廣經(jīng)驗。此外，企業(yè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該始終堅持變“被動管理”為“主動管理”，堅持以效益為重點、以利用為中心的指導(dǎo)思想，有針對性地研究市場經(jīng)濟條件下企業(yè)信息化檔案建設(shè)需要改革的地方，最大限度地滿足各項工作利用檔案的需求。

3 結(jié)束語

總而言之，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代企業(yè)的實際需求，檔案信息化管理以其便捷、高效、優(yōu)質(zhì)、方便等特點，逐漸取代了企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理方法，并且逐漸成為適應(yīng)社會與時展的必然趨勢。因此，企業(yè)的檔案管理人員應(yīng)該充分重視檔案信息化管理的重要性，然后采取相應(yīng)有效的措施不斷地提高檔案信息化管理水平。

主要參考文獻

第2篇：企業(yè)檔案信息化范文

【關(guān)鍵詞】中國石油；檔案管理；信息化

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立與信息技術(shù)的發(fā)展和普及，使我們見證了一個經(jīng)濟、技術(shù)、政治等全面發(fā)展與改革的時代。新形勢下，國有大型企業(yè)，尤其是作為國家命脈支柱的石油企業(yè)，更要轉(zhuǎn)換觀念，更新設(shè)施，培養(yǎng)新型的檔案管理人才，加強企業(yè)檔案資料利用，讓檔案的科學(xué)管理助力中國石油的快速發(fā)展。

一、企業(yè)檔案管理信息化的基本內(nèi)容

檔案管理信息化，就是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體數(shù)字化信息的主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。檔案信息化建設(shè)主要體現(xiàn)在四個方面：一是檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化；二是檔案信息更新制度化、自動化；三是檔案信息安全和利用的一體化；四是檔案信息高度共享與。

石油檔案在我國石油事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而石油檔案的管理又是石油企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)。所謂的石油企業(yè)檔案就是指石油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的最原始記錄。它不僅真實的反應(yīng)了石油企業(yè)的發(fā)展歷程，而且還涵蓋了大量的科技資源和知識信息，進而推動石油企業(yè)經(jīng)濟的快速發(fā)展。這就要求石油部門以科技創(chuàng)新為理論基礎(chǔ)，扎住機遇，加快建設(shè)和完善石油企業(yè)的檔案管理信息化工作，使其更好地適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的管理體制，保證石油企業(yè)經(jīng)濟的快速發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理信息化的必然性

1、管理信息化是中國石油提高競爭力的必然選擇。隨著信息網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使企業(yè)面臨著知識化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、全球化變革，中國石油的國際競爭力日益與自身信息化程度密切相關(guān)。信息技術(shù)的開發(fā)和使用已不僅僅支撐企業(yè)基本運營，而且還有助于高管決策，信息化已成為中國石油戰(zhàn)略發(fā)展不可分割的一部分。

2、企業(yè)信息化是現(xiàn)代企業(yè)生存和發(fā)展的必由之路。在信息時代，從企業(yè)外部看，經(jīng)濟全球化與信息化呈加速趨勢，市場范圍不斷擴大，競爭對手層出不窮，科技競爭、營銷競爭、市場和人才的競爭日益激烈，這對企業(yè)形成了強大的壓力。從企業(yè)內(nèi)部看，為適應(yīng)外部競爭環(huán)境，內(nèi)部結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、管理方式都需不斷調(diào)整、改革，以提高企業(yè)的應(yīng)變能力、創(chuàng)新能力和競爭能力。我國企業(yè)要適應(yīng)從粗放型管理向集約型管理轉(zhuǎn)變的需要，必然要求企業(yè)重視和加強信息資源的開發(fā)和管理，在業(yè)務(wù)活動和各管理環(huán)節(jié)廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，規(guī)范企業(yè)內(nèi)外聯(lián)系中的信息流程和更充分發(fā)揮信息技術(shù)及其網(wǎng)絡(luò)的作用。

三、石油企業(yè)檔案信息化管理的作用

1、有利于石油企業(yè)提高效率，降低管理成本。信息化企業(yè)成本的下降，其實質(zhì)是通過提高信息資源開發(fā)利用效率和擴大信息資源開發(fā)利用范圍，使石油企業(yè)能以低信息成本實現(xiàn)共享管理成本，充分利用企業(yè)現(xiàn)有的資金、技術(shù)、設(shè)備、人力及信息資源，節(jié)約產(chǎn)品開發(fā)費用，降低生產(chǎn)成本，促進石油企業(yè)快速發(fā)展。

2、促進信息資源的流通利用和共享，增強石油企業(yè)核心競爭力。企業(yè)為實現(xiàn)與下屬各企業(yè)、部門之間信息資源的流通利用與共享，建立了各個部門的局域網(wǎng)，各部門通過網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)進行了檔案信息微機標準化著錄工作，建立了目錄級數(shù)據(jù)庫，對部分檔案進行了檔案原件的計算機掃描，形成了比較豐富的數(shù)字化信息資源。網(wǎng)絡(luò)中各成員發(fā)揮各自的核心優(yōu)勢，共享技術(shù)，分攤費用，迅速將共同開發(fā)與制造的產(chǎn)品推向市場。不同企業(yè)之間通過公共檔案信息共享改變了過去的輸贏競爭關(guān)系，代之以競爭合作式的雙贏關(guān)系，拓展了企業(yè)資源優(yōu)化配置的范圍，降低了風(fēng)險，極大地提高了企業(yè)競爭力。

3、促進組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化，業(yè)務(wù)流程更加先進。檔案信息管理中大多采用電子文件，企業(yè)按照各種業(yè)務(wù)流程、各個管理層次的權(quán)限予以信息支持。傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)被精良、敏捷、具有創(chuàng)新精神的扁平化“動態(tài)網(wǎng)絡(luò)”結(jié)構(gòu)所取代。計算機系統(tǒng)將取代中層監(jiān)督和控制部門的大量職能，加強決策層與執(zhí)行層的直接溝通，從而減少了管理層次，削減了機構(gòu)規(guī)模。通過水平、對等的

信息傳遞來協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)各部門、各小組之間的活動，實現(xiàn)了動態(tài)管理，使信息溝通暢通及時，降低監(jiān)督協(xié)調(diào)成本，使市場和周圍的信息同決策中心間的反饋更加迅速，極大地調(diào)動了組織成員的潛能和積極性，促進了相互間知識和經(jīng)驗的交流，發(fā)揮出了流程化管理的最佳效率。

四、目前石油企業(yè)檔案管理中存在的主要問題

1、石油企業(yè)的檔案管理得不到應(yīng)有的重視

石油企業(yè)的管理層對檔案的管理認識不到位，認為它只是簡單文字類的保管工作，和市場占有率、產(chǎn)品的質(zhì)量、售后服務(wù)比起來簡直是微不足道。正是由于思想認識，導(dǎo)致這些石油企業(yè)在檔案管理方面投入甚少，出現(xiàn)檔案室設(shè)施不全，保管條件和保管手段落后的情況。而由于缺乏完整的檔案材料所產(chǎn)生的直接后果就是無法為企業(yè)提供高質(zhì)量、高效能的服務(wù)。

2、石油企業(yè)的檔案管理缺乏專業(yè)部門和專業(yè)人員

現(xiàn)在在許多石油企業(yè)中，檔案管理人員都不是檔案專業(yè)畢業(yè)的，并且絕大多數(shù)身兼數(shù)職，對檔案管理工作也是相當?shù)哪吧?，認為檔案管理工作僅僅是資料的簡單收集和分類、存放，根本意識不到檔案管理工作對整個企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的重要性。另外，相當一部分的石油企業(yè)根本沒有設(shè)立獨立檔案管理部門，往往合并在其他部門之下，例如庫房兼做檔案室。這些行為將導(dǎo)致企業(yè)檔案資料的歸檔和保管不一致。很多該保存的資料沒有得到保存，而大量沒有價值的資料倒是被長期保存了起來。

3、石油企業(yè)的檔案管理的信息化建設(shè)滯后

信息化是檔案管理工作的最終發(fā)展方向，也是提高檔案管理工作的有效途徑。但是從目前的情況來看，檔案管理工作的信息化程度還是相對滯后的。一是管理檔案的計算機配置相當落后，軟件、硬件設(shè)備都亟待更新。二是石油工程人員不能在工程現(xiàn)場調(diào)閱檔案圖紙。

五、強化石油企業(yè)檔案管理的措施

1、嚴格規(guī)范石油企業(yè)的檔案管理制度

石油企業(yè)檔案的整理應(yīng)該按照相應(yīng)的法規(guī)及原則進行，不宜盲目。比較常見的法規(guī)有：《中華人民共和國檔案法》及《實施辦法》、《基本建設(shè)檔案資料管理暫行規(guī)定》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《建設(shè)項目（工程）檔案驗收辦法》等等。

2、爭取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視

要想將石油企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須企業(yè)中各級領(lǐng)導(dǎo)能真正的意識到檔案管理的重要性，進而檔案管理工作。

3、提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

要想將石油企業(yè)的檔案管理工作做好，就必須建立一支有理想、有道德、有知識、有素質(zhì)的檔案干部隊伍。要對他們進行定期的教育培訓(xùn)，不斷地激發(fā)和調(diào)動檔案工作人員的積極性和自覺性，提高其工作能力。

4、進一步加強檔案的信息化建設(shè)

隨著計算機和信息技術(shù)的迅速發(fā)展，我國石油檔案管理的信息化程度也在不斷加強。但我們?nèi)匀灰ㄟ^借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)和先進的管理理念，來改革檔案管理中那些不合適的方法和手段。為了使石油企業(yè)的檔案管理信息化更好地發(fā)展，就必須將檔案管理信息化納入企業(yè)整體信息化之中。

第3篇：企業(yè)檔案信息化范文

隨著計算機技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，企業(yè)對信息技術(shù)的發(fā)展越來越重視，所以信息技術(shù)逐漸成為企業(yè)各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展的有效推動力。當今社會，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展日新月異，會計信息化建設(shè)成為很多企業(yè)關(guān)注的焦點，并且得到了空前的發(fā)展，同時國家也相繼出臺相關(guān)政策，將信息化建設(shè)納入未來發(fā)展目標中，這也為企業(yè)會計信息化建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)。會計信息化與傳統(tǒng)的財務(wù)工作有很大不同，很多工作不需要會計人員手工處理，簡化了手工憑證編制流程，為會計人員節(jié)省了工作時間，帶來很多方便。但是，在會計信息化發(fā)展過程中，很多檔案信息存儲在電子介質(zhì)中，容易受運行環(huán)境和人為操作的影響，存在著很多潛在的風(fēng)險。因此，企業(yè)在會計信息化的建設(shè)過程中，應(yīng)充分認識到可能面臨的檔案風(fēng)險以及風(fēng)險存在的原因，從而在實際工作中有效規(guī)避問題的發(fā)生，為企業(yè)會計信息化發(fā)展創(chuàng)造良好的環(huán)境，促進企業(yè)的綜合經(jīng)濟發(fā)展。

一、相關(guān)理論概述

（一）會計信息化的涵義

狹義上的會計信息化是指企業(yè)以計算機技術(shù)為主體將財務(wù)工作與信息技術(shù)有效結(jié)合并充分應(yīng)用，詳細分析是指企業(yè)通過運用財務(wù)軟件，利用計算機設(shè)備完成手工記賬或處理手工記賬難以完成的財務(wù)工作內(nèi)容。會計信息化是會計理論、會計實務(wù)操作、信息技術(shù)以及計算機設(shè)備相結(jié)合并加以運用的總稱，實際上就是會計信息系統(tǒng)在計算機設(shè)備上得到運用。它不僅實現(xiàn)了會計數(shù)據(jù)的自動化處理，改變了傳統(tǒng)手工會計工作模式，同時對會計工作的發(fā)展起到了重要的促進作用，是會計行業(yè)發(fā)展史上的重要改革。廣義上的會計信息化是指與會計工作信息化相關(guān)的一切工作內(nèi)容，包含會計信息化應(yīng)用軟件的研發(fā)與推廣、會計信息化從業(yè)人員的培養(yǎng)、會計信息化的宏觀發(fā)展規(guī)劃、會計信息化的發(fā)展體制建設(shè)、會計信息化未來發(fā)展方向等等。會計信息化實現(xiàn)了從業(yè)人員與計算機相結(jié)合進行工作，包括了從業(yè)人員、計算機設(shè)備、硬件環(huán)境和軟件環(huán)境等因素，其重要部分是完善的財務(wù)軟件系統(tǒng)。會計信息化在很大程度上減輕了從業(yè)人員的工作量，提高了財務(wù)工作質(zhì)量和工作效率。

（二）檔案風(fēng)險的涵義

風(fēng)險是指企業(yè)在完成其生產(chǎn)目標的管理活動中，會遇到各種不確定事件，這些事件出現(xiàn)的幾率以及其影響程度是無法事前預(yù)知的，這些事件的出現(xiàn)將會對企業(yè)的生產(chǎn)活動產(chǎn)生不同程度的影響，從而影響企業(yè)生產(chǎn)目標的完成進度。簡單來說，所謂風(fēng)險就是指在一個特定的時間內(nèi)和一定的環(huán)境條件下，人們所期望的目標與實際結(jié)果之間的差異程度。本文研究的檔案風(fēng)險是指企業(yè)在進行會計信息化建設(shè)過程中，檔案信息可能存在的潛在風(fēng)險，也就是說檔案信息存在的某種不確定性，并且這種不確定性可能會對企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展帶來影響，從而影響企業(yè)正常生產(chǎn)活動的進行。

二、會計信息化的特征

（一）無紙多樣化

企業(yè)的會計信息化需要借助信息技術(shù)才能實現(xiàn)，因此需要將所有的財務(wù)數(shù)據(jù)信息通過計算機信息技術(shù)進行重新輸入和輸出，并經(jīng)過一系列的數(shù)據(jù)處理。在這個過程中，除企業(yè)日常活動中使用的發(fā)票和合同等紙質(zhì)檔案外，其他所有信息在通過計算機的輸入操作處理后，都將保存在計算機內(nèi)部介質(zhì)中，且整個操作過程不存在任何紙質(zhì)介質(zhì)。與此同時，這種無紙化的操作也使得會計信息化處理具有多樣化，這也意味著會計信息處理不再是單純的會計數(shù)據(jù)信息，還包括了企業(yè)各項發(fā)展參考數(shù)據(jù)、管理信息、人事數(shù)據(jù)、企業(yè)生產(chǎn)運營情況以及重大的決策參考依據(jù)等。

（二）智能開放化

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的逐漸應(yīng)用和發(fā)展，會計信息化得到發(fā)展同時也將財務(wù)工作帶入了智能化發(fā)展的時代。會計信息系統(tǒng)可以將輸入的財務(wù)數(shù)據(jù)信息進行自動處理并生成與企業(yè)相關(guān)的發(fā)展動態(tài)數(shù)據(jù)，同時對數(shù)據(jù)進行智能分析為企業(yè)的未來發(fā)展決策提供重要的參考依據(jù)。當財務(wù)數(shù)據(jù)信息處于非正常運行狀態(tài)時會出現(xiàn)提示信息，同時，企業(yè)運用的會計信息系統(tǒng)是處于開放狀態(tài)的，可以將其他管理系統(tǒng)中的信息進行相互整合和傳輸，從而實現(xiàn)資源信息共享，為企業(yè)的發(fā)展提供多方面的綜合性數(shù)據(jù)分析資料。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的日益更新，會計信息系統(tǒng)將會向更高的智能化目標發(fā)展，逐漸減少手工處理流程，同時也會實現(xiàn)與其他管理系統(tǒng)的進一步合作。

（三）高效準確化

會計信息化需要依靠計算機技術(shù)才能完成，計算機設(shè)備對財務(wù)數(shù)據(jù)的輸入、輸出和處理具有高效準確性。會計信息化不僅可以為財務(wù)人員減輕繁重的工作量，同時還可以對財務(wù)信息進行全面科學(xué)的分析處理，并通過特定的程序?qū)⑵滢D(zhuǎn)化為實用的數(shù)據(jù)信息，因此，會計信息化要比傳統(tǒng)的手工會計處理工作更加高效、更加準確。

三、企業(yè)會計信息化面臨的檔案風(fēng)險

（一）投資風(fēng)險

投資風(fēng)險是指會計信息化建設(shè)過程中可能面臨的投資選擇和投資資金的風(fēng)險。企業(yè)在進行會計信息化建設(shè)過程中，需要購買計算機設(shè)備、財務(wù)軟件、培訓(xùn)從業(yè)人員、支付相關(guān)服務(wù)費用等，這些投資都需要大量的資金，同時還涉及會計信息系統(tǒng)的維護、升級、調(diào)配等潛在的費用，這些都可能成為企業(yè)會計信息化面臨的投資風(fēng)險。當然企業(yè)在進行會計信息化過程中也會得到直接利益，比如提高工作效率、減少人工成本等。但是任何項目的發(fā)展都將面臨投資風(fēng)險，我們無法估計整個過程中可能存在的不確定性因素，從而導(dǎo)致企業(yè)面臨不同程度的檔案風(fēng)險。

（二）發(fā)展目標風(fēng)險

企業(yè)進行會計信息化建設(shè)過程中，很多重要的財務(wù)信息都以電子檔案形式被存儲在計算機介質(zhì)中，如果企業(yè)在檔案信息管理過程中出現(xiàn)目標定位不準確或是偏離企業(yè)發(fā)展方向，都將面臨不同程度的風(fēng)險。企業(yè)在會計信息化建設(shè)初期，對檔案信息的管理缺乏相關(guān)制度約束、對發(fā)展目標認識模糊，都將阻礙企業(yè)會計信息化的發(fā)展進程。而有的企業(yè)雖然制定了發(fā)展目標，但是由于目標的制定過高或過低，都將導(dǎo)致會計信息化檔案風(fēng)險的發(fā)生，無法發(fā)揮其重要的依據(jù)作用。

（三）檔案信息損壞風(fēng)險

由于企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，會計信息紙質(zhì)檔案的存儲方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求，因此會計信息化的發(fā)展，使得企業(yè)的重要財務(wù)數(shù)據(jù)信息可以保存在計算機內(nèi)部存儲中，同時可以傳輸?shù)経盤或光盤中，方便攜帶。這樣大大增加了會計信息檔案的儲存量，提高了會計工作的質(zhì)量和效率。但是由于電子檔案信息的保管路徑我們無法肉眼看見，而且容易受運行環(huán)境、溫度、濕度或人為操作的影響，也增加了檔案信息被損壞的風(fēng)險，并且一旦檔案信息出現(xiàn)損壞，很難恢復(fù)被破壞的檔案信息，導(dǎo)致會計信息缺乏完整性。

（四）檔案信息保存風(fēng)險

傳統(tǒng)的會計檔案信息都以紙質(zhì)為主，保存過程中不易受外界因素影響，面臨被破壞的風(fēng)險較低。但是企業(yè)實行會計信息化，檔案信息以電子形式被保存在計算機媒介中，極易受運行環(huán)境的影響，造成檔案信息數(shù)據(jù)的丟失，無法保證檔案信息的完整性。同時部分從業(yè)人員的技能水平較低，對會計信息系統(tǒng)操作不熟悉，如果出現(xiàn)錯誤的檔案信息保存方式，將對檔案信息的保存造成不同程度的風(fēng)險問題。

四、造成企業(yè)面臨會計信息化檔案風(fēng)險的原因

（一）企業(yè)缺乏檔案風(fēng)險防范意識

由于會計信息化為企業(yè)的財務(wù)工作提供很多便利，同時提高了企業(yè)的財務(wù)工作質(zhì)量，因此很多企業(yè)積極進行會計信息化建設(shè)，但是卻缺乏足夠的檔案風(fēng)險防范意識。無論是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者還是從業(yè)人員，都比較看重會計信息化的積極作用，卻沒有充分考慮其可能存在的潛在風(fēng)險。因此企業(yè)在會計信息化檔案信息的管理過程中，忽視了風(fēng)險隱患可能給企業(yè)造成的經(jīng)濟損失。比如某些不法分子通過不正當手段盜取企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)信息，或是篡改企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)報告，導(dǎo)致企業(yè)運用不正確的財務(wù)報告作出不正確的發(fā)展決策，損害公司的經(jīng)濟利益。

（二）企業(yè)會計信息系統(tǒng)運行環(huán)境不安全

首先，企業(yè)的會計信息系統(tǒng)運行環(huán)境容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊。檔案信息在輸入、輸出、傳輸?shù)冗^程中，會隨之產(chǎn)生一些病毒，由于計算機病毒傳播速度快且影響嚴重，同時不易被察覺和徹底清除，因此對某些檔案信息會產(chǎn)生破壞作用，其次，企業(yè)的會計信息系統(tǒng)運行環(huán)境容易受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊。由于經(jīng)濟發(fā)展不斷加速，企業(yè)之間面臨的競爭日益激烈，部分企業(yè)為獲取更多的經(jīng)濟利益，利用網(wǎng)絡(luò)黑客盜取或破壞同行業(yè)的機密信息，進而打擊對方的業(yè)務(wù)發(fā)展。最后，企業(yè)的會計信息系統(tǒng)的正常運行與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器狀態(tài)有直接關(guān)系，如果服務(wù)器連接不穩(wěn)定，或是存在故障，都將對會計信息系統(tǒng)的運行造成影響，給公司帶來無法預(yù)計的檔案風(fēng)險。

（三）企業(yè)缺乏完善的內(nèi)部控制體制

企業(yè)在進行會計信息化建設(shè)過程中，往往忽視對財務(wù)軟件的設(shè)置問題，帶來很多潛在的內(nèi)部控制風(fēng)險。目前各類財務(wù)軟件種類較多，如果企業(yè)在購買軟件前，不充分考慮軟件是否符合標準、程序設(shè)置是否嚴謹、與企業(yè)發(fā)展是否相匹配等因素，則會給企業(yè)帶來一些風(fēng)險問題。企業(yè)在選用財務(wù)軟件不僅需要考慮軟件的實用性，同時應(yīng)該考慮軟件程序的維護、升級以及售后服務(wù)工作，保證軟件的正常運行。另一方面，部分企業(yè)沒有考慮財務(wù)職務(wù)不相容問題。由于會計信息化減少了企業(yè)的人工成本，一人可進行多崗位工作，因此不相容職務(wù)合并現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)，這些都將影響檔案信息的準確性。

（四）從業(yè)人員缺乏職業(yè)道德和技術(shù)能力

會計信息化依據(jù)信息技術(shù)而發(fā)展，因此財務(wù)信息容易被篡改、銷毀或偽造，而且這些不正當行為十分不易被察覺。有些從業(yè)人員職業(yè)道德較低，受他人蠱惑或受經(jīng)濟利益的誘惑，對企業(yè)的財務(wù)信息進行更改，進行一些不正當?shù)男袨?。另一方面，會計信息化要求從業(yè)人員有較高的專業(yè)知識基礎(chǔ)和較強的實操技術(shù)能力。目前很多企業(yè)的從業(yè)人員的綜合素質(zhì)較低，沒有接受過正規(guī)的會計信息化工作培訓(xùn)，對會計理論、系統(tǒng)的操作等十分不熟練，專業(yè)技能水平較低，比如檔案信息保存不正確、不按正常程序退出軟件、隨便關(guān)機等，都可能對檔案信息的存儲帶來一定的風(fēng)險。

五、提高企業(yè)會計信息化檔案風(fēng)險控制的措施

（一）提高企業(yè)檔案風(fēng)險防范意識

企業(yè)在進行會計信息化建設(shè)過程中，應(yīng)首先樹立檔案風(fēng)險防范意識，應(yīng)充分意識到檔案信息特殊的存儲環(huán)境和存儲媒介，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者要高度重視檔案信息的管理。企業(yè)應(yīng)建立檔案風(fēng)險防范組織，明確組織的管理者和工作人員的崗位職責，建立完善的工作體系，同時應(yīng)建立檔案風(fēng)險管理制度、督查程序以及風(fēng)險防范的應(yīng)急預(yù)案等。一旦發(fā)生檔案信息被破壞事件，立即啟動應(yīng)急預(yù)案，保護企業(yè)未遭受破壞的檔案信息不被入侵，同時立即恢復(fù)被破壞的檔案信息，將企業(yè)的經(jīng)濟損失降到最低。

（二）建立安全的會計信息系統(tǒng)運行環(huán)境

首先，企業(yè)應(yīng)定期對財務(wù)軟件進行檢查，并聘請專業(yè)的計算機人員對財務(wù)軟件與計算機設(shè)備進行定期維護、升級，做好病毒查殺等工作。同時安裝財務(wù)軟件的計算機最好不用于其他工作用途，避免產(chǎn)生病毒或不安全的網(wǎng)站帶來的影響。其次，企業(yè)應(yīng)對計算機進行加密處理。不僅要對計算機安裝正版防火墻，同時應(yīng)對軟件中重要的財務(wù)信息進行加密處理，并且設(shè)備多層訪問權(quán)限。最后，企業(yè)應(yīng)安裝防御工具，在一定程度上可以對抗黑客的攻擊，保護重要的檔案信息，同時可以對黑客造成反攻擊。

（三）加強檔案信息的備份、恢復(fù)及保管管理

首先，企業(yè)應(yīng)完善檔案信息的備份和恢復(fù)程序。計算機媒介存儲的檔案信息容易受到外界因素影響，一旦發(fā)生意外或存儲環(huán)境遭到破壞，檔案信息極易丟失。因此企業(yè)應(yīng)注重計算機媒介存儲系統(tǒng)的質(zhì)量，完善軟件的自動備份功能，同時加強軟件系統(tǒng)還原功能的建立。這樣可以增強檔案信息的保管安全性，減少檔案信息被破壞的風(fēng)險。其次，企業(yè)應(yīng)重視檔案信息的保管，應(yīng)增強保管人員的檔案信息風(fēng)險防范意識。企業(yè)應(yīng)聘請專業(yè)的保管人員，保管人員需懂得會計知識和計算機運用知識，同時具有較高的技術(shù)能力，了解保管過程中的注意事項。

（四）建立完善的企業(yè)內(nèi)部控制體制

企業(yè)應(yīng)建立完善的企業(yè)內(nèi)部控制體制，包括檔案信息管理制度、會計信息化操作制度、從業(yè)人員崗位制度等，通過建立完善的內(nèi)部管理制度，規(guī)范從業(yè)人員的工作行為和工作流程，確保會計工作有序進行。同時企業(yè)應(yīng)建立有關(guān)監(jiān)督制度，做好不相容職務(wù)分離工作，明確從業(yè)人員的職責，制定完善的獎懲制度，這樣可以對從業(yè)人員起到一定的監(jiān)督作用和約束作用。

（五）提高相關(guān)從業(yè)人員的綜合素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)定期為從業(yè)人員安排專業(yè)的理論知識培訓(xùn)、實操技能培訓(xùn)和職業(yè)道德培訓(xùn)，全面提高從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，進而提高從業(yè)人員的工作質(zhì)量和工作效率，保證企業(yè)財務(wù)工作的真實性和準確性，這是企業(yè)實現(xiàn)會計信息化發(fā)展的重要保障。從業(yè)人員也應(yīng)該加強自我約束，端正工作態(tài)度，恪盡職守，不被外界利益誘惑，以企業(yè)的經(jīng)濟利益為出發(fā)點，提高自己的工作責任感。

第4篇：企業(yè)檔案信息化范文

關(guān)鍵詞：信息化；紙質(zhì)檔案；電子檔案

電力企業(yè)尤其是電力設(shè)計院中大量的檔案，既是企業(yè)知識的積累，資產(chǎn)的憑證，更是企業(yè)經(jīng)營的依據(jù)。隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，日積月累的大量紙質(zhì)檔案作為企業(yè)寶貴的資產(chǎn)，如何通過信息化進行合理有效地管理，成為擺在我們面前的緊迫任務(wù)。

檔案信息化建設(shè)，是檔案管理模式從以檔案實體為重心，向以檔案信息為重心的轉(zhuǎn)變過程。是檔案部門運用現(xiàn)代信息技術(shù)，加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)以及利用的過程[1]。在我國，數(shù)字化（digitization）是指“用計算機技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程”[2]而澳大利亞則是使用另一種包含性概念，將檔案數(shù)字化作為文件“轉(zhuǎn)化”的一種形式，其所定義的“轉(zhuǎn)化”（conversion）意指“將文件從一種介質(zhì)向其他介質(zhì)或從一種格式向其他格式轉(zhuǎn)化的過程。例如將紙質(zhì)文件微縮或數(shù)字成像，或者改變屬性設(shè)置”。澳大利亞所定義的概念，正是我國電力企業(yè)檔案信息化所要執(zhí)行的工作。本文將分三點對電力企業(yè)檔案信息化發(fā)展工作進行分析。

1、紙質(zhì)檔案與電子檔案并存發(fā)展的客觀性

以紙張為介質(zhì)的紙質(zhì)檔案和以新型載體材料為介質(zhì)的電子檔案，是檔案信息存儲的傳統(tǒng)與現(xiàn)代化標志。

紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)的檔案介質(zhì)，長期以來被人們作為主要的信息載體所使用。它具有較強的原始記錄性，能客觀地記錄了以往的歷史情況，具有令人信服的原始憑證功能。同時，它作為檔案信息的主導(dǎo)存儲介質(zhì)，具有耐久性。美國國家檔案局在對30億頁處于危險狀況的紙質(zhì)檔案，研究確定其保護措施時，數(shù)十位專家對5種常用介質(zhì)（磁性材料、光盤、電子文檔、紙張、膠片）進行論證，最后結(jié)論是紙張、膠片是最適宜檔案文獻的長期保存。

具有保存價值并已歸檔的電子文件稱為電子檔案。電子檔案的存儲具有高密度性。其存儲量大大高于過去的各種信息介質(zhì)，能減少了檔案的存儲空間，對于電力企業(yè)，尤其是電力設(shè)計院來說無疑是非常有效地存儲方式。另外，電子檔案具有高效的信息共享性。然而，電子檔案的使用又具有一定的局限性，電子檔案的管理要依賴于計算機軟、硬件和數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。只有借助計算機解碼，才能轉(zhuǎn)換成可識讀的記錄。

根據(jù)目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀，紙質(zhì)檔案與電子檔案需要互相依存，相互兼容，協(xié)調(diào)發(fā)展。然而，紙介質(zhì)與磁介質(zhì)雙軌制的收集、整理、編目和保管，將會給檔案工作者帶來雙倍或超雙倍的工作量。所以，要在兩者之間找到相應(yīng)的工作重點，在合理管理紙質(zhì)檔案的同時，大力發(fā)展電子檔案，以提高工作效率，更好的服務(wù)于企業(yè)各項工作。

2、電力企業(yè)檔案信息化得必然性

如上文所論述，電力企業(yè)檔案室內(nèi)存在大量紙質(zhì)檔案，檢索費時，存儲空間大，維護不方便。隨著電力事業(yè)的飛速發(fā)展，形成的工程檔案數(shù)量大，內(nèi)容龐雜，單項工程完工時間也有早有遲，客觀上給項目工程檔案資料管理收集工作帶來一定難度。此時，檔案庫存爆滿、檔案價值鑒定標準不一、檔案整理方法復(fù)雜、檔案檢索利用困難等問題都逐漸凸顯。在這樣的大前提下，

建立一套從檔案的收集、整理、到檢索的電子檔案管理體系是目前電力企業(yè)檔案管理所要解決的迫切問題。

3、并存時期檔案管理策略

3.1建立電力企業(yè)工程檔案信息化全過程管理體系

電子檔案的管理工作與紙質(zhì)檔案以卷盒和柜架為裝具的機械整理方式不同。他需要檔案部門深入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，從產(chǎn)生電子檔案的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。電力企業(yè)檔案部門應(yīng)擺脫原有的被動工作模式，找準為企業(yè)服務(wù)的切入點，在各個系統(tǒng)的設(shè)計和運行過程中就加入電子檔案的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。電力工程檔案隨著電力建設(shè)項目的開始而建立，又隨著電力建設(shè)項目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項目建設(shè)的進程同步。在這一過程中，檔案管理部門也應(yīng)與之同步。并做好相應(yīng)的協(xié)調(diào)工作，利用網(wǎng)絡(luò)化、信息化等手段，在檔案的傳輸、歸檔和利用過程中，減少重復(fù)勞動出現(xiàn)的可能性。

3.2 加強檔案管理人員培訓(xùn)機制

管理，最終要落實到人員。長期以來，檔案人員一直從事著以紙質(zhì)為存儲介質(zhì)的檔案管理工作，面對現(xiàn)代化技術(shù)而形成的新型載體檔案，對檔案專業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求。除了需要具備相應(yīng)的專業(yè)知識外，還要具有計算機知識和外語知識。檔案管理人員也需在實際工作中總結(jié)經(jīng)驗，并以此建立相應(yīng)規(guī)范的管理體系，從而促進電力企業(yè)檔案管理的規(guī)范化。

3.3健全電力企業(yè)檔案管理信息化制度

要使電力企業(yè)檔案管理信息化工作有序進行，就必須建立一套科學(xué)、合理、適用和操作性強的項目檔案管理制度。對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制等提出具體要求。

綜上所述，在現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的大前提下，新型載體檔案取代傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案是未來檔案管理工作發(fā)展的趨勢。在此形勢下，電力企業(yè)紙質(zhì)檔案的功能將逐漸轉(zhuǎn)化為資料的存檔，強調(diào)其歷史性與原始性。而電子檔案則具有更強的實用，可以很好的聯(lián)系電力企業(yè)各個部門之間的關(guān)系，并以此提高工作效率。同時，電力企業(yè)檔案管理部門需要進一步建立完善的管理體系與制度，平衡兩者關(guān)系，以加快電力企業(yè)檔案管理工作的前進步伐。

參考文獻：

第5篇：企業(yè)檔案信息化范文

檔案信息化是檔案部門運用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用。它把分散的信息資源以信息化的形式儲存，以標準化的方法管理，以網(wǎng)絡(luò)化的方式連接，從而提高資源的利用率，實現(xiàn)資源共享。它主要包括檔案信息數(shù)字化、檔案網(wǎng)站建設(shè)以及數(shù)字檔案館建設(shè)三個不同的階段和方面。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在諸多問題

1、企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展不平衡。有些企業(yè)開展了檔案信息化建設(shè)，有些則沒有，特別是一些中小企業(yè)。同時，企業(yè)的減員增效也波及到企業(yè)的檔案部門，相當數(shù)量的企業(yè)檔案部門的生存和發(fā)展受到了威脅，信息化建設(shè)也就無從談起，即使已開展信息化建設(shè)的企業(yè)在發(fā)展中也很不平衡。

2、企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)條件薄弱，技術(shù)、資金不足，人才缺乏。當前，企業(yè)檔案信息化建設(shè)的總體狀況是認識不足，重視不夠，基礎(chǔ)條件薄弱，信息化程度低。缺乏應(yīng)有的設(shè)備和技術(shù)支撐，對企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的深度不夠，數(shù)字化信息資源少，企業(yè)檔案網(wǎng)站建設(shè)良莠不齊，信息化管理人才短缺，對檔案信息資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化研究不夠。

3、企業(yè)檔案信息管理與其他信息管理沒有實現(xiàn)有效銜接。文檔一體化管理是企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展方向，它使生產(chǎn)活動、文書處理與檔案管理工作實現(xiàn)有效銜接，進而提高信息處理能力，實現(xiàn)檔案信息的無縫連接和有效管理。由于我國企業(yè)檔案信息化程度低和管理機制上的障礙，檔案工作很難在系統(tǒng)上實現(xiàn)與各生產(chǎn)、管理環(huán)節(jié)之間的連接，文檔一體化管理的實現(xiàn)困難重重。

二、加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對策

1、加快企業(yè)檔案信息化標準規(guī)范的制定。標準規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是不可或缺的必要條件，是檔案信息化建設(shè)的法律保障。因此，檔案信息化建設(shè)一定要著力解決“交通規(guī)則”方面的問題，這些“交規(guī)”就是我們所要構(gòu)建和遵循的關(guān)于檔案信息化建設(shè)的標準和規(guī)范，主要包括電子文件歸檔和電子檔案的管理，以及檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用等，逐步形成關(guān)于企業(yè)檔案信息化的標準規(guī)范體系。

2、重視企業(yè)檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。信息技術(shù)應(yīng)用工作量大、涉及面廣，關(guān)系檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益。

3、加強檔案信息資源建設(shè)。檔案信息是企業(yè)的核心資產(chǎn)，它的開發(fā)和利用是檔案信息化的核心任務(wù)，是檔案信息化建設(shè)取得實效的關(guān)鍵。檔案信息資源開發(fā)利用的程度是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。收集企業(yè)各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的真實記錄，包括各種文檔、科研資料、合同等；并以此為基礎(chǔ)建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)和電子信息資源中心庫，為企業(yè)檔案利用提供便利條件。

第6篇：企業(yè)檔案信息化范文

（一）檔案管理信息化的意識薄弱在實際情況中，部分企業(yè)僅僅是簡單的將其看作是檔案存儲、使用方式的改變，沒有認識到這是企業(yè)管理理念的轉(zhuǎn)變，沒有考慮到建立一個綜合性檔案管理信息化系統(tǒng)。有一些企業(yè)錯誤地認為檔案難以給企業(yè)帶來經(jīng)濟效益,盲目的把資金投入到其他建設(shè)項目,對檔案事業(yè)疏于建設(shè)和管理,對檔案信息化建設(shè)所需設(shè)備和配備不予以重視。

（二）管理人員素質(zhì)有待提高在檔案信息化建設(shè)中，管理人員的綜合素質(zhì)較低。檔案信息化管理要求管理人員不僅有一定程度的專業(yè)管理能力，而且必須掌握信息技術(shù)處理能力，同時也要對企業(yè)的工作流程和工作方式有著深刻的了解。可是現(xiàn)有的企業(yè)檔案管理人員很少具備這樣完備的綜合素質(zhì)，難以滿足信息化檔案管理的高要求。

（三）信息化建設(shè)尚未完善隨著信息化的不斷深入,檔案管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)技術(shù)的標準化無法滿足企業(yè)的需求,嚴重影響了檔案信息的及時性、準確性和規(guī)范性,令企業(yè)遇到了許多本可以避免的問題。除了上述幾點問題外，還有許多細節(jié)方面的問題也需要企業(yè)時刻關(guān)注。首先，要做到對員工的信息審核和更新，信息化檔案建設(shè)依靠的是信息技術(shù)，可是檔案的管理以來的人，對于老員工的離職和新員工的加入，檔案管理要跟進。其次，對于檔案的管理要注意安全措施，檔案是一個人的個人信息和企業(yè)內(nèi)部資料的集合，要加強安全管理工作。

二、完善檔案管理信息化的策略

（一）從企業(yè)內(nèi)部強化檔案管理理念檔案管理信息化管理理念直接決定信息化建設(shè)的實施力度及信息化的程度。加強檔案管理信息化建設(shè),領(lǐng)導(dǎo)者要把檔案信息化概念和期許轉(zhuǎn)變成實踐及現(xiàn)實,正視檔案管理建設(shè)的艱巨性和復(fù)雜性,在資金、人才、設(shè)備等方面進行合理和準確的投入,針對內(nèi)部檔案管理工作的各項問題，不僅要予以關(guān)注，更要在具體操作上予以支持。

（二）引進優(yōu)秀管理人員信息化管理建設(shè)對于企業(yè)來說是發(fā)展的必要歷程，企業(yè)的檔案管理信息化需要引進優(yōu)秀、專業(yè)的管理人才，在工作中對其教育和培養(yǎng)，完善企業(yè)的檔案管理工作，促進企業(yè)實現(xiàn)檔案管理信息化，推動企業(yè)進一步發(fā)展。企業(yè)針對管理工作需要引進科學(xué)的管理方式和管理體系，為企業(yè)檔案管理提供制度保障和人才支持。

（三）完善企業(yè)信息化建設(shè)企業(yè)應(yīng)針對檔案管理的信息化投入設(shè)備、人力和資金支持，為企業(yè)的檔案管理建立更為有效的管理模式。檔案的信息化管理能夠建立有效的管理搜索模式和管理利用方式，能夠立足于企業(yè)檔案的特點,建立健全企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫。譬如企業(yè)項目數(shù)據(jù)庫,能夠集合企業(yè)在項目規(guī)劃、項目立項、項目建設(shè)以及企業(yè)資料等有關(guān)信息,為進一步開拓市場和技術(shù)創(chuàng)新提供參考。

三、總結(jié)

第7篇：企業(yè)檔案信息化范文

（1）檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)

隨著電子計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化程度逐步加深，截止目前，勘探設(shè)計企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)已經(jīng)相當完善，普及率較高，但是到目前為止，很少有檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)，檔案管理網(wǎng)站系統(tǒng)可更好的實現(xiàn)檔案資源的服務(wù)工作。截止目前，我國已頒布了40多項與檔案信息化有關(guān)的標準，但是這些標準過于陳舊，且標準間內(nèi)容不一，加之宣傳力度不夠，很難實現(xiàn)檔案信息化標準的建設(shè)執(zhí)行。

（2）檔案信息化建設(shè)的缺少資金投入。

檔案信息化建設(shè)是一項巨大資金投入的建設(shè)，目前，多數(shù)企業(yè)對檔案的管理不重視，導(dǎo)致資金投入不到位，難以有效的實現(xiàn)檔案管理的信息化。我院已將檔案管理納入日常工作管理中，檔案管理工作得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，但受到科技資金數(shù)額的限制，仍難以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)進程。

（3）檔案信息化建設(shè)人才缺乏。

從信息產(chǎn)業(yè)部的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可知，我國產(chǎn)業(yè)信息化的發(fā)展與人才的需求是極不平衡的。尤其是檔案管理方面，企業(yè)忽視檔案的重要性或僅僅重視檔案專業(yè)知識的需求，而忽略信息化人才的需求與培養(yǎng)，導(dǎo)致在檔案信息化的管理與維護中出現(xiàn)一系列的問題。針對勘探設(shè)計企業(yè)來講，人才缺乏主要表現(xiàn)在以下兩個方面：第一，當前檔案管理人員的信息化素質(zhì)過低，雖然可進行基本技能操作，但缺乏專業(yè)的技能培訓(xùn)與教育；第二，缺乏具有信息化專業(yè)只是的檔案管理人員，在軟件系統(tǒng)的開發(fā)、使用與維護過程中，受專業(yè)信息知識的限制，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，只能尋求技術(shù)人員的幫助，不僅浪費時間，同時也制約了檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量。

（4）檔案信息資源整合不完善。

目前，勘探設(shè)計企業(yè)檔案資源的質(zhì)量與數(shù)量都得到很大提高，多樣化、多途徑成為當前檔案信息資源開發(fā)利用的主要特點，檔案資源需求也呈現(xiàn)出全面化與豐富化。但是，多數(shù)勘探設(shè)計企業(yè)內(nèi)部部門間溝通不足，缺乏溝通與協(xié)調(diào)，無檔案信息化合作意識。由于各部門間軟件環(huán)境不同，導(dǎo)致一次輸入的資源難以多次利用，或難以進行轉(zhuǎn)換，這樣，必然會出現(xiàn)多次重復(fù)性勞動，嚴重影響了信息資源作用的發(fā)揮。檔案信息資源整合不完善已成為制約檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵點。

2 勘探設(shè)計企業(yè)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的措施分析

（一）完善檔案信息化工作體系

只有構(gòu)建了相應(yīng)的工作體系，才可以更加順利地建設(shè)檔案信息化。具體來講，要明確管理體制，完善運行機制，貫徹執(zhí)行電子文件管理等相關(guān)規(guī)定，同時，構(gòu)建電子文件管理機制，以便全程管理電子文件。要結(jié)合檔案法，賦予檔案局相應(yīng)管理職能，在信息化建設(shè)中，檔案部門積極協(xié)調(diào)，對工作體系進行統(tǒng)一建設(shè)。另外，在電子政務(wù)建設(shè)中，也需要適當提升檔案信息化工作的比重，以便同步進行檔案信息化建設(shè)。要對法規(guī)制度等進行完善，規(guī)范工作行為，編制檔案信息化建設(shè)專項規(guī)劃和工作任務(wù)分解表等，明確目標任務(wù)、完成時限以及責任單位等；在此基礎(chǔ)上，完善現(xiàn)有法律法規(guī)，強化監(jiān)督檢查和執(zhí)法。

（二）推進檔案數(shù)字化和資源共享

資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，要結(jié)合這個中心開展其他工作，要將檔案數(shù)字化和資源共享作為工作重點。首先，逐步推進檔案數(shù)字化建設(shè)，按照相應(yīng)原則，科學(xué)編制工作計劃，強化監(jiān)督檢查工作，以便順利開展檔案數(shù)字化工作；同時，在用戶使用需求得到滿足的基礎(chǔ)上，還要構(gòu)建檔案數(shù)字化目錄，投入相應(yīng)人力、物力和財力資源，各部門協(xié)同工作。此外，實行紙質(zhì)和電子文件雙歸檔制度，并關(guān)聯(lián)并存規(guī)定范圍內(nèi)的文本和圖形文件，實現(xiàn)檔案全文檢索。其次，要逐步推進檔案信息資源共享，結(jié)合相關(guān)標準，統(tǒng)一構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，有機融合本系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)，在網(wǎng)上操作信息的生成、整理和歸檔全過程。

（三）創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段

檔案信息化建設(shè)主要目的是提高檔案的利用效率，需要采取一系列的措施，不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)手段；可以提高檔案信息遠程查閱利用服務(wù)能力，結(jié)合我國相關(guān)規(guī)定，科學(xué)設(shè)定檔案公開級別，并構(gòu)建檔案信息資源網(wǎng)上公開評估體系，主管部門以固定形式向指定網(wǎng)站上需要公開的信息，各級檔案部門借助鏈接方式整合相關(guān)資源，逐步完善檔案信息資源網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上查詢。對于部分無法公開于網(wǎng)絡(luò)上的檔案，可以應(yīng)用政府信息申請公開程序，對使用者身份信息確認之后，提供遠程查閱服務(wù)，借助于網(wǎng)絡(luò)檢索，相關(guān)人員可以更加便捷地查閱檔案。安全建設(shè)也需要引起重視，要及時升級各種殺毒軟件，應(yīng)用先進的身份認證和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)，同時強化訪問控制，對標準進行構(gòu)建，明確規(guī)定備份機房和技術(shù)條件，保證檔案信息安全。

3 推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的幾點建議

（一）明確企業(yè)檔案信息化建設(shè)的目標

檔案信息化建設(shè)的目標在于提高檔案信息為企業(yè)各項建設(shè)服務(wù)的能力。建設(shè)以數(shù)字信息化、網(wǎng)絡(luò)化和信息共享為主要內(nèi)容的數(shù)字檔案館，加快基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，引進先進的檔案管理模式，并結(jié)合企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)檔案管理的需要，不斷充實、不斷完善；構(gòu)建文書檔案管理信息系統(tǒng)、科技檔案管理信息系統(tǒng)和科技資料管理信息系統(tǒng)；建立企業(yè)檔案信息共享的安全保密機制；引進和開發(fā)必要的數(shù)據(jù)庫，以滿足企業(yè)市政設(shè)計人員的研發(fā)工作需要。

（二）企業(yè)檔案信息化建設(shè)的任務(wù)和實現(xiàn)途徑

企業(yè)檔案管理多是采用手工作坊式的操作。各種歸檔材料從形成、歸檔、整理、保管到利用都是手工來完成。企業(yè)檔案信息化建設(shè)就是要改變這一狀況，使海量紙質(zhì)檔案變革為膠片化、數(shù)字化檔案，將傳統(tǒng)檔案館變革為數(shù)字檔案館。為此，檔案管理模式必須向網(wǎng)絡(luò)化、計算機化方向發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進手段，對數(shù)字檔案進行集中統(tǒng)一管理。

（三）檔案信息建設(shè)中應(yīng)注意的問題

一是建設(shè)跨企業(yè)的檔案信息資源共享平臺，以資源共享彌補資源的不足；二是做到館藏檔案數(shù)字化和現(xiàn)代文件歸檔的電子化，建設(shè)企業(yè)電子文件中心；三是積極探索實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和企業(yè)政務(wù)建設(shè)有效銜接的途徑，使檔案信息資源與企業(yè)公共信息平臺的信息實現(xiàn)對接。 企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)存在的普遍問題，也是電子檔案管理的難處。一方面，現(xiàn)有檔案工作人員要積極學(xué)習(xí)先進的信息科學(xué)技術(shù)，努力使自己成為復(fù)合型人才；另一方面，企業(yè)檔案部門也要加強人才結(jié)構(gòu)的調(diào)整，有計劃地引進計算機專業(yè)人才，加快實現(xiàn)計算機技術(shù)與檔案專業(yè)技術(shù)的融合。

第8篇：企業(yè)檔案信息化范文

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理信息化

Abstract: this article from the original file to the protection; To simplify the finishing improve work efficiency; For the file information resources integration and sharing; For the file using a retrieval and discusses the importance of enterprise document management informatization. From the archives standards and regulations of insufficient; The construction of the contingent of file personnel is insufficient; Information technology development degree of the shortcomings of the several aspects discusses the enterprise document management informatization existing problems.

Keywords: enterprise document management informatization

中圖分類號：C29文獻標識碼：A 文章編號：

一 企業(yè)檔案管理信息化的重要性

計算機的快速發(fā)展使我們步入了一個信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時代，信息技術(shù)幾乎已經(jīng)滲透到了社會活動的方方面面，作為現(xiàn)代社會活動的技術(shù)基礎(chǔ)，正在逐步改變著社會活動的運行方式。檔案作為記錄企業(yè)發(fā)展的歷史證物，見證著企業(yè)發(fā)展的每一步。企業(yè)的檔案管理是一個集企業(yè)安全、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理以及勞動者個人檔案、勞動性質(zhì)、征用土地等諸多事項為一體的管理過程，其最初形成的最原始的、最真實的記錄，是企業(yè)檔案管理工作中重要的組成部分，是維護企業(yè)的經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和維護歷史真實面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作，保存好利用好這些檔案是企業(yè)管理的重中之重。

企業(yè)檔案資料的積累和利用，直接關(guān)系著企業(yè)的經(jīng)營管理水平。企業(yè)的檔案管理信息化，不僅重要而且必要。針對企業(yè)檔案管理信息化的重要性綜合分析有以下幾點：

（一） 有利于檔案原件的保護

企業(yè)在其運行過程中，首先產(chǎn)生的就是企業(yè)的征用地檔案。征用地檔案是企業(yè)在土地征購、租賃等活動中形成的具有保存價值的最重要的文件材料。準確記載企業(yè)所征土地位置、界址、數(shù)量、權(quán)限等基本情況的原始資料，它是企業(yè)無形資產(chǎn)的一部分，又是有形資產(chǎn)的可靠證明。將這些最重要的檔案資料信息化處理后，可以避免檔案原件被過多的直接使用、或過多借閱而造成原件的損壞和丟失，可以達到保護檔案原件的目的。

（二） 有利于簡化整理 提高工作效率

企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)、產(chǎn)品工藝、財務(wù)管理、員工檔案、用工性質(zhì)等，也是檔案管理別重要的組成部分。這些檔案的收集、整理關(guān)系著一個企業(yè)運作的系統(tǒng)性、完整性和穩(wěn)定性。檔案信息化條件下分類可以取消，對收集來的文件材料，劃定保管期限后，在每個保管期限下進行編號，每年一個流水號，這樣簡單易行，也便于日后插件（即把沒有按時歸檔的文件插入整理好的文件后），查閱可以在檔案管理系統(tǒng)中快速找到、打印。不進行分類可以讓檔案人員從繁瑣的整理事務(wù)中解脫出來，把更多的精力放到加強收集、深化檢索、開發(fā)利用、編研等更有意義的工作上來，更好地提高了工作效率。

（三） 有利于檔案信息資源的整合和共享

檔案資源整合重在體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和共享性，其最終目的是進一步擴大檔案資源的利用范圍，這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會信息化潮流的趨勢所在。檔案信息經(jīng)過及時有效的傳遞后，還必須通過利用者的有效利用，活化檔案信息。因此，可以建立同行業(yè)區(qū)域性的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，開展互借、交換目錄等，及時有效地傳遞信息，促進資源共享。

（四） 有利于檔案的檢索和利用

實現(xiàn)檔案信息化能充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實施檔案信息網(wǎng)上查找、咨詢和直接提供利用的過程，它是檔案信息化的主要目的，也是檔案信息化的重要標志。將檔案信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，在檔案的檢索利用上，企業(yè)各部門、處（科）室，可以根據(jù)自己的需要獲得及時、準確的資料信息。

二 當前企業(yè)檔案管理信息化存在的主要問題

（一）標準規(guī)范及制度法規(guī)的不足

檔案工作的標準化、規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。但目前的狀況是：計算機軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實用性等方面存在一定的不足，計算機及其有關(guān)設(shè)備型號各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。同時，由于在電子文檔的形成過程中，打亂了或者是破壞了原始文件的本來順序，原本清晰的法律責任界限變得模糊。缺乏法律依據(jù)使得大量的電子檔案無法充分發(fā)揮其應(yīng)有的使用價值，相關(guān)法律條例的制定迫在眉睫。

（二）檔案人才隊伍建設(shè)的不足

人是最核心的資源,沒有相應(yīng)的人才,任何先進的技術(shù)和管理手段只能是流于形式,信息化也只能是空談。而目前對檔案管理人員的素質(zhì)提高很少納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學(xué)習(xí)的機會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，許多檔案管理人員專業(yè)知識單一，普通操作型人才居多，系統(tǒng)開發(fā)、程序維護、咨詢服務(wù)和信息導(dǎo)航復(fù)合型人才十分匱乏。這在很大程度上制約檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和速度。

（三）信息技術(shù)發(fā)展程度的不足

檔案管理信息化后檔案的存在形式主要是電子文檔，具有易于復(fù)制、修改的特點，因此其保密和安全措施應(yīng)該更為完善。在傳輸、保存過程中，電腦病毒的橫行，黑客的惡意攻擊以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不成熟，電子檔案尤其是一些高度機密的檔案，容易被他人竊取、修改甚至偽造，這無疑是給檔案管理構(gòu)成了極大的威脅，同時由于檔案保存的長期性，對載體壽命、電子計算機軟硬件的生命周期和載體所載檔案與電子計算機軟硬件平臺的一致性也有一定的要求，基于以上原因，信息化的加密技術(shù)、權(quán)限控制、防寫措施必須達到相應(yīng)的水平，檔案管理信息化才能順利進行。因此，信息技術(shù)發(fā)展程度也直接影響檔案管理信息化的建設(shè)。

三、實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化的對策

（一）制定統(tǒng)一細則，完成檔案信息存儲的數(shù)字化

檔案信息存儲的數(shù)字化，是指檔案信息的存儲載體與方式由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形態(tài)轉(zhuǎn)向以計算機管理為前提的數(shù)字形式，它包括檔案數(shù)字化的輸入和數(shù)字化檔案的接收兩個方面。

一是檔案數(shù)字化輸入。是將傳統(tǒng)檔案信息輸入計算機，由計算機提供查詢并進而直接提供檔案信息為企業(yè)服務(wù)。

二是數(shù)字化檔案的接收與管理。關(guān)注電子文件的形成和積累，研究其運作規(guī)律，提出質(zhì)量要求；做好電子文件歸檔工作，制定歸檔細則和管理規(guī)范，研制歸檔軟件，使產(chǎn)生于不同平臺和數(shù)據(jù)庫的電子文件，按照歸檔要求及時歸檔；檔案部門接收各單位紙質(zhì)檔案時，要同時接收電子檔案，電子檔案接收工作要按照檔案部門統(tǒng)一的格式進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，并與館藏檔案的數(shù)字化工作融為一體。

（二）創(chuàng)新方式，建立完整的檔案信息利用系統(tǒng)

建立完整的檔案信息利用系統(tǒng)，實行一體化管理。可分為兩個層次：一是單向傳輸。就是終端管理機構(gòu)對檔案實現(xiàn)以數(shù)字化為平臺的計算機管理，并根據(jù)各網(wǎng)絡(luò)終端用戶需求，進行數(shù)字信息的單項定向傳輸。二是雙向或多向傳輸。就是各立檔單位均實現(xiàn)信息化管理，上下級單位及各立檔單位之間，均可根據(jù)需求進行數(shù)字信息的多項雙向和多向傳輸。使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息，從而提高了館(室)藏資源的利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費，同時也有效地緩解了存儲空間擁擠，人員、資金緊張等矛盾，更好地滿足企業(yè)的需要，實現(xiàn)資源共享。

目前，企業(yè)有些單位的檔案館（室）利用互聯(lián)網(wǎng)開展的網(wǎng)上服務(wù)，已成為為社會和單位提供檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案工作者可以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在網(wǎng)站上實現(xiàn)電子文件的實時管理與利用，實現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動化。如：輸入目錄管理數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案棺（室）與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數(shù)字化并及時歸檔，建立數(shù)字化視頻檔案數(shù)據(jù)庫，以便于宣傳和利用。

（三）注重培養(yǎng)，不斷提高檔案隊伍素質(zhì)

信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。因此，檔案部門必須加大人才培養(yǎng)力度，為提高檔案人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實踐的有機結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗，掌握和運用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識儲備。四是應(yīng)加大培訓(xùn)內(nèi)容中計算機知識的比例，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運用，注重信息能力、技術(shù)應(yīng)用的培養(yǎng)，適當增加檔案現(xiàn)代化管理課程。

（四）統(tǒng)一標準，促進檔案信息管理標準化

檔案信息管理的標準化指在實現(xiàn)檔案實體管理逐步轉(zhuǎn)向信息管理的過程中所必須依賴的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)標準，由檔案行政管理部門會同有關(guān)部門予以研究、制定并頒布實施的過程。這是檔案信息化的前提和基礎(chǔ)。

檔案信息化程度越高，范圍越廣，對檔案信息管理標準化的要求也就越高。主要內(nèi)容有以下五個方面。一是檔案信息采集標準化：檔案信息在著錄與標引時要嚴格按照國家檔案局制定的（檔案著錄規(guī)則）等一系列標準進行；二是檔案信息存儲的標準化：指檔案信息全文數(shù)字化存貯形式與方式的標準，目前多以硬盤為存貯方式；三是檔案信息管理的標準化：檔案信息管理與檔案實體管理的明顯區(qū)別，在于信息載體的特殊性；四是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的標準化：由于檔案信息的特殊性，決定了大量信息局限于內(nèi)部局域網(wǎng)范圍，檔案信息網(wǎng)絡(luò)必須分出層次，以決定檔案信息利用的范圍；五是檔案信息管理軟件標準化：檔案信息管理軟件標準化主要體現(xiàn)在應(yīng)用軟件的通用性和統(tǒng)一性兩個方面。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么整個檔案信息網(wǎng)絡(luò)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

綜上所述，檔案信息化是企業(yè)發(fā)展的重要保證，在以知識和信息為主要特征的知識經(jīng)濟時代，檔案中蘊藏的豐富信息將在企業(yè)各項工作中發(fā)揮不可替代的作用。在信息時代，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，對于加強企業(yè)檔案的管理和充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息的價值，對加快企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展具有十分重要的意義。

參考文獻：[1]路鳳英、衣玉琛《社會信息化的發(fā)展和檔案工作的對策》[J]，《檔案學(xué)研究》，1999年03期。

第9篇：企業(yè)檔案信息化范文

企業(yè)檔案管理所包括的內(nèi)容十分繁瑣，形式多樣，傳統(tǒng)的檔案管理方法效率低，效果不佳，而且十分耗費人力、物力。由此可見，傳統(tǒng)意義上的檔案管理存在很大的缺陷，例如，檔案數(shù)量的巨大造成了檔案占地面積大的問題，使得檔案空間問題突出，所存儲的文件也容易出現(xiàn)受損的情況。其次，在大多數(shù)企業(yè)的檔案管理中，很多企業(yè)管理者缺乏對檔案管理的足夠重視，甚至對企業(yè)檔案管理存在片面認識，在檔案管理的投入上也不高，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理較為落后。另外，也有部分企業(yè)把檔案管理工作想象的過于簡單，認為所謂的企業(yè)檔案管理不過是簡單的對資料進行收集和整理等，認為檔案管理對企業(yè)的經(jīng)濟效益沒有明顯的作用，進而造成了企業(yè)管理者對檔案管理工作的長期疏忽。

二、信息化檔案管理的特點

（一）實現(xiàn)了管理一體化的模式

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理基本上是相應(yīng)的部門將公文進行整理、分類、歸檔；相關(guān)的業(yè)務(wù)部門對日常經(jīng)營活動的產(chǎn)品、技術(shù)、合同等資料進行歸檔整理。信息化是企業(yè)檔案管理中的一個自動化系統(tǒng)，不僅可以將企業(yè)的文書，部門的基本文檔等相關(guān)內(nèi)容有機結(jié)合在一起，還能做到檔案歸檔和管理的同步進行，并將文書和業(yè)務(wù)部門形成不同的形式，實現(xiàn)不同內(nèi)容的文件分門別類的歸入各自的檔案數(shù)據(jù)中，從而實現(xiàn)了文件、檔案管理的一體化。檔案自動化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了公文和業(yè)務(wù)文件的整理與歸檔，并達到了一次性完成的效果，這樣就有效避免了重復(fù)性勞動的發(fā)生，并且大大提高了工作效率；在信息化管理下，檔案管理人員不必再進行歸檔文件目錄的輸入和圖像掃描等工作，大大節(jié)省了人力和時間，讓檔案管理人員在工作中有更多的精力投入到重點工作中來。

（二）實現(xiàn)了檔案文件的存儲與檢索

應(yīng)用檔案管理的自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)了企業(yè)各部門可以隨時將形成的相關(guān)文件以電子的方式存儲到服務(wù)器上，也可以將原有的檔案原件掃描并存儲到服務(wù)器上，只要通過身份驗證，相關(guān)人員就可以通過企業(yè)的局域網(wǎng)和終端來瀏覽所需要的檔案信息，實現(xiàn)信息化的檔案管理，從而為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（三）實現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)管理的自動化

在企業(yè)檔案的業(yè)務(wù)管理中，主要包括統(tǒng)計、鑒定、銷毀、借閱等工作，這些都要求相關(guān)的檔案管理人員定期或不定期的來進行編輯和統(tǒng)計；同時，還要對信息化檔案管理的技術(shù)文件進行分析處理，為企業(yè)的管理和決策提供準確的參考依據(jù)。在信息化檔案管理中，可以隨時隨地的進行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，進行各種借閱登記，提醒等，從而使企業(yè)的相關(guān)工作者可以隨時通過電腦獲得所需要的資料和數(shù)據(jù)。由此可見，建立企業(yè)檔案信息化管理，就是要抓好檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，保證企業(yè)檔案中的信息交換，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，為企業(yè)檔案信息平臺建設(shè)創(chuàng)造良好條件。因此，企業(yè)應(yīng)該制定相應(yīng)的策略，保障企業(yè)檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

三、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對策

企業(yè)檔案管理信息化是市場經(jīng)濟條件下企業(yè)得以發(fā)展和進步的必然結(jié)果，也是企業(yè)提高自身管理水平的重要措施。針對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)，給出以下幾點建議。

（一）建立健全企業(yè)檔案管理制度

企業(yè)檔案的信息化管理，首先應(yīng)該具備健全的檔案管理制度，明確各部門的職責，這是實現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)和前提，同時也是為企業(yè)提供更高服務(wù)的前提條件。因此，在建立現(xiàn)代化的檔案信息化管理制度時，要特別對自動化的管理制度進行制定，用完善的制度來規(guī)范企業(yè)檔案自動化的管理。

（二）充分改善軟硬件設(shè)施設(shè)備

要想加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)，就必須配置與檔案管理信息化相適應(yīng)的軟硬件設(shè)施，加快信息化建設(shè)的步伐。一方面，要在內(nèi)部積極開發(fā)適合本部門、本行業(yè)的專用檔案管理軟件，例如，企業(yè)檔案信息化管理的計算機軟硬件和各類輔助設(shè)備等；又如，各種通信網(wǎng)絡(luò)，局域網(wǎng)等軟硬件設(shè)備等，以及可操作性高、安全性好的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的管理。

（三）加快企業(yè)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)

企業(yè)檔案信息化管理滯后的一個重要原因就是檔案信息化管理人才的缺乏。檔案信息化管理不僅需要大量的信息處理、分析與研究，還急需相關(guān)的數(shù)據(jù)生產(chǎn)與維護人員，計算機軟件、硬件人才等，因此，這就對企業(yè)檔案信息化管理人才提出了更高的要求。單一的檔案管理人才已經(jīng)不能滿足企業(yè)檔案管理的需求，企業(yè)在進行檔案管理的同時，還應(yīng)該積極建立起具有較高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，又具備較高信息資源綜合分析能力的人才，能夠熟練掌握計算機管理操作系統(tǒng)，以最快的速度向企業(yè)用戶傳遞最高水平的檔案信息。

（四）提高企業(yè)檔案管理水平

企業(yè)檔案管理方式要跟上現(xiàn)代化的發(fā)展需求，通過現(xiàn)代化的設(shè)備、技術(shù)等進行廣泛應(yīng)用，同時，對檔案管理的方式進行必要的改革。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理主要是基于手工操作的基礎(chǔ)，而信息化的電子檔案、聲像等管理，就必須依賴于計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、聲像技術(shù)等。應(yīng)用信息化、現(xiàn)代化手段進行企業(yè)的檔案管理，通過信息化管理的要求，對先進設(shè)備、新技術(shù)操作等給與足夠的重視，調(diào)整機構(gòu)設(shè)置，最大的發(fā)揮信息化的作用。同時，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該積極跟進時展的潮流，適應(yīng)社會發(fā)展需要，積極引進先進的科學(xué)技術(shù)和新方法，提高檔案管理水平，從而實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。

五、結(jié)束語