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【關鍵詞】新醫(yī)改;醫(yī)院檔案管理;管理制度;改進方法
【中圖分類號】R197.3 【文獻標識碼】B【文章編號】1004-4949(2014)08-0649-02
1.前言
醫(yī)院建立一個高效的管理體系對醫(yī)院各項工作的順利開展具有重要性和特殊性,這些特點的表現(xiàn)主要在檔案管理的相關制度上醫(yī)院構建有效的檔案管理體系,給順利開展醫(yī)療活動奠定基礎,能夠有效處理各種突發(fā)狀況,有利于醫(yī)院日程工作中的經(jīng)營模式、技術研究和處理糾紛等有序進行。
2.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀
因為醫(yī)院檔案管理制度方式仍有許多問題發(fā)生,所以對新形勢的發(fā)展不能完全適應,產(chǎn)生這些問題的主要原因有以下三方面。
2.1落后的檔案管理觀念
近年來,由于醫(yī)院負責人不重視檔案管理工作的重要性,認為檔案管理工作可有可無,隨意調(diào)用業(yè)余的工作人員負責檔案管理這項工作,對醫(yī)院檔案管理的資金和精力投放越來越少。負責人存在落后管理觀念必定會對管理人員帶來負面影響,導致工作人員對待工作的態(tài)度不嚴格、仔細。如此一來,醫(yī)院管理制度無法適應新形勢,醫(yī)院的各種工作將無法開展。
2.2檔案管理體系不健全
完善檔案管理體系,首先應該加強醫(yī)院檔案管理。但是,大部分醫(yī)院因為沒有建立健全檔案管理制度和監(jiān)督體系,這就使醫(yī)院檔案管理制度形成監(jiān)督失效、無考核、不受約束和管理不嚴的局面。因為醫(yī)院負責人沒有過多關注檔案管理工作制度對醫(yī)院各項工作的重要性,因此,隨著社會先進技術不斷發(fā)展,醫(yī)院檔案管理工作因建立一個完善的檔案管理體系[1]。
2.3檔案管理人員工作水平不高
隨著醫(yī)院檔案管理制度不斷改革,醫(yī)院負責人必須重視檔案管理體系和引入先進的管理技術,從而讓檔案管理工作人員提高管理水平和工作效率。但是因為現(xiàn)階段檔案管理人員綜合管理素質(zhì)較低,沒有能力去駕馭先進的檔案管理技術,所以需要一個具有專業(yè)管理水平和知識結構來負責檔案管理這項工作,因為檔案管理工作人員綜合素質(zhì)直接對檔案管理工作造成正面影響。另外醫(yī)院沒有對檔案管理工作人員進行檔案管理的相關培訓,并且在實施信息化管理體系過程中沒有引入先進的信息管理技術[2]。
3.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進方法
3.1更新管理觀念,提高管理人員的管理意識
對醫(yī)院檔案管理體系進行完善,首先關負責人應該重視制度建立的工作,醫(yī)院負責人應歸檔更新管理觀念,把更多的資金和精力投放到管理檔案中,使各項重要工作納入到檔案管理范圍,以便及時處理日常管理工作。此外,必須做好檔案管理工作的宣傳,要求各科室積極配合檔案管理工作人員日常工作。管理工作人員應充分認識檔案管理工作對醫(yī)院的重要性,對管理工作的整理和審查嚴格謹慎,不斷提高自身管理水平,以提高檔案管理意識。
3.2建立健全的檔案管理體系
建立健全的檔案管理體系,要求從下面幾個方面著手:
(1)改進醫(yī)院檔案管理系統(tǒng),建立健全的管理體系。醫(yī)院檔案負責人在嚴格執(zhí)行檔案管理標準時,要求醫(yī)院檔案管理的工作人員對規(guī)章制度的相關內(nèi)容要了解透徹、具體明白,使其檔案管理體系更加完善。同時,醫(yī)院檔案管理體系可以綜合病例檔案信息,使醫(yī)院各項工作可以充分利用檔案管理體系的價值。
(2)要充分利用信息檔案科的主體價值。建立健全的檔案管理體系,就要注重信息檔案科發(fā)揮的作用,做到層次分明。信息檔案科主要負責的工作內(nèi)容是管理和審查檔案以及相關的指導和培訓;每個檔案管理科室是醫(yī)院檔案管理最基本的單位,主要是負責收集、審查和整理檔案的工作內(nèi)容。
(3)建立醫(yī)院各個部門之間的合作和交流。建立健全的檔案管理體系后,醫(yī)院必須要加強各個部門之間的合作與交流,這樣才可以順利完成醫(yī)院檔案管理工作。
3.3實現(xiàn)網(wǎng)絡化檔案管理制度
隨著信息技術不斷的發(fā)展,醫(yī)院必須完善檔案管理制度,充分利用先進技術的價值,實現(xiàn)網(wǎng)絡化檔案管理制度。實現(xiàn)網(wǎng)絡化檔案管理制度,首先需要醫(yī)院檔案管理建立一個完善的網(wǎng)絡管理系統(tǒng),實現(xiàn)信息化管理,使其檔案管理制度從而實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理。
3.4提高檔案人員的工作水平
醫(yī)院檔案管理水平的高低主要受檔案管理人員的業(yè)務綜合素質(zhì)的影響,這就要求醫(yī)院增強檔案管理團隊的精神,不斷提高檔案管理人員綜合工作能力。首先在錄用檔案管理人員時,醫(yī)院應該錄用具有專業(yè)管理能力的員工負責檔案管理工作。其次,醫(yī)院應該對檔案管理人員進行工作培訓,以提高檔案管理能力和技術水平[3]。
4.結束語
總之,隨著新醫(yī)改不斷改革,醫(yī)院理應注重檔案管理在各項工作中所占的地位,利用新科技建立全方位的檔案管理系統(tǒng)和檔案管理機制,從而為有效開展其他工作提供良好的醫(yī)院檔案管理能力。
基于財務管理的重要性,在工業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理過程中,應對財務管理引起足夠的重視,不但要建立健全財務管理制度,還要加強資金的籌集與管理,并根據(jù)工業(yè)企業(yè)的經(jīng)營管理實際,積極開展價格管理,同時還要對成本管理引起足夠的重視,積極控制企業(yè)成本。只有從這幾個方面出發(fā),才能達到提高工業(yè)企業(yè)財務管理效果的目的,滿足工業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理需要,為工業(yè)企業(yè)經(jīng)營管理提供有力支持,確保工業(yè)企業(yè)在財務管理中取得實效。因此,工業(yè)企業(yè)財務管理要想取得積極效果,就要從多方面入手,保證財務管理工作的全面性。
二、工業(yè)企業(yè)在財務管理過程中,應建立健全財務制度
“沒有規(guī)矩,不成方圓”,只有建立科學合理的財務制度,才能有效調(diào)控企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動?;谶@一認識,在工業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、財務管理中只有結合企業(yè)實際,總結經(jīng)驗,借鑒他人之長,揚長避短,針對生產(chǎn)中各種原材料的采購價格,生產(chǎn)制造成本,各項業(yè)務管理費用等諸多因素,并建立起全面的財務管理制度,才能保證財務管理工作得到全面有效的開展。因此,工業(yè)企業(yè)在財務管理過程中,應重點建立健全財務管理制度,應把握以下原則:
(1)工業(yè)企業(yè)在財務管理制度建立中,應把握全面性原則。結合工業(yè)企業(yè)的財務管理需要,在財務管理制度建立過程中,應保證制度的完整性和內(nèi)容的全面性,只有滿足這一要求,才能提高財務管理制度的執(zhí)行力。
(2)工業(yè)企業(yè)在財務管理制度建立中,應把握實效性原則。在工業(yè)企業(yè)財務管理制度建立時,除了要把握全面性原則外,還要保證財務管理制度具有一定的實效性,使財務管理制度的作用能夠得到全面充分的發(fā)揮。
(3)工業(yè)企業(yè)在財務管理制度建立中,應把握針對性原則。從工業(yè)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營來看,各種規(guī)章制度較多,考慮到財務管理制度的特殊性,只有提高財務管理制度的針對性,才能使財務管理制度滿足企業(yè)需要。
三、工業(yè)企業(yè)在財務管理過程中,應加強資金籌集與管理
資金的籌集其實質(zhì)就是對外融資。任何一個企業(yè)在從事生產(chǎn)經(jīng)營中都要擁有一定數(shù)量的資金,才能投入正常運行。在起始階段首要問題就是融資,籌集資金,從而財務人員及企業(yè)高層領導就必須認真考慮、估評資金成本的高低和財務風險的大小,適擇合理的資金比例。在工業(yè)企業(yè)的財務管理過程中,資金的籌集與管理是重要內(nèi)容?;谶@一認識,只有加強資金的籌集和管理,才能提高工業(yè)企業(yè)財務管理的實效性。具體應從以下幾個方面入手:
(1)工業(yè)企業(yè)在財務管理中應加強資金籌集能力?;诠I(yè)企業(yè)的生產(chǎn)管理需要,拓寬籌集渠道并加強資金籌集能力是滿足企業(yè)生產(chǎn)需求的重要措施,也是財務管理的重要內(nèi)容。因此,加強資金籌集能力至關重要。
(2)工業(yè)企業(yè)在財務管理中應建立必要的預算審批制度。對于工業(yè)企業(yè)而言,資金管理是財務管理的重點,只有提高資金管理質(zhì)量,才能提高財務管理的實效。為此,工業(yè)企業(yè)在資金使用中應建立必要的預算審批制度,加強對資金的管控。
(3)工業(yè)企業(yè)在財務管理中應建立收支兩條線的管理體系。鑒于工業(yè)企業(yè)資金流動量大的特點,為了提高財務管理實效性,根據(jù)企業(yè)經(jīng)營管理實際建立收支兩條線的管理體系,對滿足企業(yè)經(jīng)營管理需要和提高經(jīng)營管理水平具有重要意義。
四、工業(yè)企業(yè)在財務管理過程中,應積極開展價格管理
為了能準確反映一個企業(yè)產(chǎn)品的價格構成,提高企業(yè)產(chǎn)品的競爭能力,其職能部門應針對各類產(chǎn)品選擇代表規(guī)格,建立相應的價格臺賬。每月對其成本和費用進行分析,以便調(diào)整產(chǎn)品價格與成本費用的偏差,同時做好產(chǎn)品價格監(jiān)測,合理調(diào)控產(chǎn)品價格水平,讓價格始終圍繞市場軸心,以適應市場競爭的需求。對于工業(yè)企業(yè)而言,產(chǎn)品價格管理也是財務管理工作中的重要內(nèi)容。為了提高財務管理實效性,積極開展價格管理是十分必要的。為此,工業(yè)企業(yè)應從以下幾個方面入手:
(1)工業(yè)企業(yè)在財務管理中應掌握產(chǎn)品價格的變化規(guī)律??紤]到產(chǎn)品價格對工業(yè)企業(yè)銷售成本和利潤的影響,在財務管理中只有掌握產(chǎn)品價格的變化規(guī)律,才能為企業(yè)產(chǎn)品營銷策略的制定和生產(chǎn)成本控制提供有益參考。
(2)工業(yè)企業(yè)在財務管理中應對產(chǎn)品價格進行合理預測。鑒于產(chǎn)品價格變化對工業(yè)企業(yè)的現(xiàn)實影響,在財務管理中只有對價格進行合理預測,才能保證工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品銷售取得積極效果。
(3)工業(yè)企業(yè)在財務管理中應對產(chǎn)品價格進行剖析和干預?;趦r格管理的現(xiàn)實作用和特殊性,在工業(yè)企業(yè)財務管理中,要想做好價格管理工作,就要及時地對價格進行剖析和干預,保證價格管理取得實效。
五、工業(yè)企業(yè)在財務管理過程中,應提高成本控制效果
對于工業(yè)企業(yè)而言,企業(yè)實行多級核算,降低生產(chǎn)成本,提高經(jīng)濟效益是企業(yè)在生產(chǎn)營運過程中財務管理工作上的一大舉措與難題。成本費用是企業(yè)資金的消耗,占用和價值轉移的結果,是企業(yè)獲取利潤所付出的代價。成本費用的高低綜合客觀地反映了一個企業(yè)經(jīng)營管理的水平,是決定企業(yè)經(jīng)濟效益的關鍵因素?;谶@一認識,工業(yè)企業(yè)在財務管理中做好成本控制工作,是提高財務管理實效性的重要措施。為此,應從以下幾個方面入手:
(1)工業(yè)企業(yè)在財務管理中,應制定具體的成本控制措施。鑒于成本控制的重要性,工業(yè)企業(yè)在財務管理中應采取必要的成本控制措施,實現(xiàn)對企業(yè)成本的有效管控,保證成本控制取得實效。
(2)工業(yè)企業(yè)在財務管理中,應把握成本控制原則。為了提高成本控制效果,在財務管理中,應把握準確性、全面性和實效性原則,確保工業(yè)企業(yè)的成本控制能夠取得實效。
(3)工業(yè)企業(yè)在財務管理中,應建立成本管理制度。為了規(guī)范成本管理工作,提高成本管理的實際效果,工業(yè)企業(yè)財務管理應建立成本管理制度,規(guī)范成本管理行為,提高成本管理的準確性和實效性。
六、結論
關鍵詞:企業(yè);會計管理;問題;方法
企業(yè)提升自身市場競爭力、完成戰(zhàn)略目標、確保內(nèi)部資產(chǎn)安全的前提是強化企業(yè)內(nèi)部會計管理制度,強化會計管理制度能夠有效確保企業(yè)的各項生產(chǎn)及經(jīng)營管理活動正常運行。但,近期由于企業(yè)忽視對會計管理制度的完善,致使現(xiàn)行的會計管理制度與企業(yè)的運營模式、新會計準則存在沖突,不符合其具體要求。為了強化企業(yè)會計管理制度,防止舞弊造假等行為的發(fā)生,本文通過分析企業(yè)會計管理制度的現(xiàn)狀及存在的問題,對完善會計管理制度提出解決措施,目的在于提高企業(yè)會計管理制度的有效性,推動企業(yè)達到預期經(jīng)濟目標,作為完善健全企業(yè)會計管理制度的參考。
一、企業(yè)內(nèi)部會計管理制度概述
1.企業(yè)內(nèi)部會計管理制度含義。企業(yè)內(nèi)部會計管理制度指為規(guī)范企業(yè)內(nèi)部會計的管理活動,企業(yè)根據(jù)國家相關的會計法律、法規(guī)及規(guī)章制度,結合企業(yè)自身經(jīng)營和業(yè)務管理的要求及特點制定出的制度、辦法及措施。根據(jù)由財政部制定的《會計基礎工作規(guī)范》中規(guī)定,企業(yè)內(nèi)部會計管理制度包括內(nèi)部會計管理制度、會計人員工作崗位責任制度、賬務處理相關程序制度、定額管理制度、成本核算制度、審計制度等。
2.企業(yè)會計管理制度的重要性。(1)是執(zhí)行會計法律、法規(guī)的基礎。企業(yè)會計管理制度是國家制定的會計法律、法規(guī)及規(guī)章制度的具體體現(xiàn),同時是確保國家會計法律、法規(guī)執(zhí)行的基礎。國家制定的會計法律、法規(guī)及規(guī)章制度是從會計工作的整體要求出發(fā),不能適應企業(yè)各自的具體情況。所以,需要企業(yè)根據(jù)國家制定的法律、法規(guī),再結合企業(yè)自身經(jīng)營管理和業(yè)務特點的需要制定符合企業(yè)自身的企業(yè)會計管理制度,使得企業(yè)會計管理融入到企業(yè)經(jīng)營管理的各方面。
(2)客觀上促進企業(yè)經(jīng)營管理。企業(yè)需要匯總、記錄和報告會計資料,為了獲得可靠的會計情報,會計資料,以防單位內(nèi)部舞弊、監(jiān)督各部門執(zhí)行政策情況、考核績效、資源浪費等。企業(yè)內(nèi)部管理的中心環(huán)節(jié)是財務會計管理,會計管理工作是綜合性和職能性工作。強化企業(yè)會計管理制度,使會計工作規(guī)范化,對企業(yè)的經(jīng)營管理有著重要的作用。
(3)會計管理制度可以確保會計的工作質(zhì)量。會計信息的質(zhì)量,影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營決策,同時關系著國家宏觀經(jīng)濟決策。完善企業(yè)會計管理制度,對會計信息采集、記錄、歸類、匯總等環(huán)節(jié)和過程加強監(jiān)督,便于及時發(fā)現(xiàn)問題并糾正問題。企業(yè)會計管理制度明確規(guī)定了會計工作的原則、程序和方法,會計人員在工作時應依照制度執(zhí)行,確保會計記錄的準確性和及時性,會計報告具有可驗性和完整性。
(4)能有效提高會計工作效率。完善的企業(yè)會計管理制度中明確規(guī)定了企業(yè)會計部門的設置、會計人員的分工、會計事項的處理方法及其他具體會計工作方法。企業(yè)會計管理制度是以國家統(tǒng)一的會計制度為依據(jù),結合企業(yè)自身具體經(jīng)營和業(yè)務需要制定,具有可操作性,便于企業(yè)會計工作靈活、有序的健康運行。從客觀角度來說提高了會計工作的工作效率。
二、會計管理制度存在的問題
1.會計管理制度不完善或與企業(yè)實際情況不符。完善健全的企業(yè)會計管理制度,能夠有效的保證企業(yè)經(jīng)濟活動的正常進行,保證財產(chǎn)的安全完整,避免發(fā)生舞弊,確保會計資料的完整、真實、合法。會計管理制度是企業(yè)在處理經(jīng)濟業(yè)務過程中聯(lián)系和制約各部門、員工的一種管理制度。一些企業(yè)沒有根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營管理的需要建立相應的會計管理制度,只是直接把行業(yè)統(tǒng)一的會計制度、會計準則作為企業(yè)會計管理制度。導致日常會計核算工作過于隨意,嚴重影響企業(yè)會計信息質(zhì)量。
2.會計業(yè)務缺乏監(jiān)督。良好的內(nèi)部監(jiān)督與適當?shù)膶徲嫿Y合,能夠在企業(yè)內(nèi)部形成一種相互聯(lián)系、制約的管理制度,能夠確保企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務的有效進行,保證企業(yè)財產(chǎn)的安全,避免發(fā)生舞弊行為,發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤,確保會計資料的真實、完整、合法。
在制定會計管理制度時,一些企業(yè)沒有有效的執(zhí)行內(nèi)部審計制度,則不能保證有效的實施了管理部門制定的方針政策,不能確保財產(chǎn)的完整安全和信息的準確可靠。大部分企業(yè)覺得企業(yè)建立了會計管理制度,那么它就能夠有效的實施,但是,事實上,缺少有效的、必要的監(jiān)督工作,會計管理制度形同虛設。
3.實際成本核算和成本核算制度脫節(jié)。企業(yè)的成本核算過于簡單粗放,對于投入產(chǎn)出只是簡單記錄,沒有進行嚴格核算,產(chǎn)生的成本差異不去追究原因,放任不管,直接把出現(xiàn)的差異簡單的擠入某項成本項目里,這樣掩蓋了成本差異存在的真正的原因,同時也使得失去對成本改善的控制,引入錯誤的方向。
4.財產(chǎn)清查流于形式。財產(chǎn)清查工作沒有按照會計管理制度實施,只是簡單的統(tǒng)計、核對數(shù)字,走個過場、走形式。對于企業(yè)中存在的不良、報廢資產(chǎn)沒有進行技術層面分析,分析其產(chǎn)生原因,處理方式等,采取消極的解決方法,處理程序選擇不當。對于企業(yè)中存在的一些問題資產(chǎn)、隔離資產(chǎn),繼續(xù)放任不管,避免責任追究,失去了解決問題的最好的機會。
5.不嚴格執(zhí)行財務授權審批制度。財務授權審批分為分級審批和集體審批,授權審批可以有效的避免決策失誤,規(guī)避企業(yè)內(nèi)部控制風險。但一些企業(yè)的領導仍選擇"一支筆"的管理方式,造成這種情況的原因是領導怕沒有審批權而導致個人利益喪失,這種管理方式容易造成決策失誤,給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失,造成該失誤的領導放任不管,不聞不問。
三、完善會計管理制度的方法
1.健全會計管理制度。健全的會計管理制度中明確規(guī)定單位管理者對會計工作具有領導責任,明確指出總會計師對會計工作具有領導責任,決定企業(yè)會計部門的設置,明確指出會計部門及會計部門主管的相應職責,確定會計部門與其他部門間的關系及分工。健全的財務管理制度需要良好的會計管理體系來保障,企業(yè)需要完善其內(nèi)部組織機構,建立健全財務會計管理制度,為企業(yè)的財務管理做好制度上的保障。
2.健全會計人員的崗位責任。企業(yè)管理者應當對會計人員的素質(zhì)培養(yǎng)加以重視,增強會計人員的職業(yè)道德培訓,提高會計人員專業(yè)素質(zhì),對會計人員進行內(nèi)部控制意識和責任感加以培訓,引導員工找到企業(yè)價值與個人利益的結合點,建立人力資源政策,把會計控制制度融入到企業(yè)文化建設中。
3.健全定額管理體系。定額管理也叫做預算管理,是企業(yè)內(nèi)部控制的重要方法之一。企業(yè)在處理經(jīng)濟業(yè)務時,通過編制、執(zhí)行、分析考核等預算管理,確定預算項目,制定預算標準,確定預算的執(zhí)行標準,進行差異分析,建立健全內(nèi)部會計管理制度。使財務管理中的預算職能能夠充分的發(fā)揮。
4.健全賬務處理程序和稽查審計制度。在實際工作中,企業(yè)在進行稽查審計時所采用的專項稽查審計與稽查審計相輔相成,互相補充,二者同時使用可以更好的監(jiān)督企業(yè)稽查審計工作。稽查審計不能缺少專項稽查審計,稽查審計調(diào)查可以收集廣泛的證據(jù),同時專項稽查審計也不能缺少稽查審計,在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題等,需要依照法律程序進行深入的稽查工作。使企業(yè)的稽查審計由真實、合法轉變?yōu)檎鎸?、合法、效益稽查審計,并突出效益稽查審計?/p>
5.健全會計成本核算制度。企業(yè)生存的關鍵是企業(yè)所生產(chǎn)的產(chǎn)品在市場上是否受歡迎,所以,在控制成本時企業(yè)需要提高對產(chǎn)品質(zhì)量的重視,不能為了降低成本,忽視產(chǎn)品質(zhì)量,產(chǎn)品質(zhì)量下降將影響企業(yè)信譽,嚴重的將導致經(jīng)濟業(yè)務下降甚至倒閉。另外,安全生產(chǎn)也是企業(yè)需要注意的。因此,如果企業(yè)想要有更強的市場競爭力,則其成本管理不單單是產(chǎn)品的生產(chǎn)與銷售過程,應當把目光拓展到對產(chǎn)品的市場需求分析、業(yè)務發(fā)展態(tài)勢分析、提高產(chǎn)品質(zhì)量上面。
四、總結
在當前經(jīng)濟增長迅速,綜合國力加強,我國與國際接軌的新形勢下,建立企業(yè)會計管理制度是對國家法律、法規(guī)的補充,是執(zhí)行會計法律、法規(guī)基礎和保證。建立健全科學的企業(yè)會計管理制度是急需解決的問題。企業(yè)的生產(chǎn)發(fā)展受到會計管理制度的影響,每個企業(yè)需要根據(jù)自身業(yè)務管理的需要和經(jīng)營管理的特點,建立符合自身發(fā)展的會計管理制度,使會計工作標準化,健全會計制度,提高企業(yè)經(jīng)濟管理。建立健全會計管理制度能夠有效的確保會計工作有序進行。同時,也要注意強化會計基礎工作,加強會計監(jiān)督,包括企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督,即國家監(jiān)督和社會監(jiān)督。
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就現(xiàn)在公司而言,其經(jīng)營目標首先是生存獲利,然后再尋求發(fā)展壯大。公司若想實現(xiàn)此目標,就要運用相應的內(nèi)部控制制度作為輔助和支撐,內(nèi)部控制體系越健全,公司則更容易完成發(fā)展目標。財務會計管理工作的質(zhì)量和效率影響到公司所有者、經(jīng)營管理者和全體員工的切身利益?,F(xiàn)在公司所有者和經(jīng)營管理者基本屬于不同群體,由于他們承擔的責任和所處的位置不同,其制定的公司內(nèi)控目標也具有差異性。就公司所有者而言,其重視回報性和安全性,資本要實現(xiàn)增值而避免貶值。因此,公司所有者希望財務信息完整、可靠、真實,以便自己更好的掌握公司經(jīng)營成果和財務狀態(tài),了解投資的安全性以及獲得收益的合理性。就公司管理者而言,他們重視如何提高管理效率和質(zhì)量,切實完成經(jīng)營責任,獲得最大化的經(jīng)濟效益,讓公司得到長遠的發(fā)展。所以公司經(jīng)營管理者的財務管理措施是建立健全公司內(nèi)部管理制度,確??茖W決策并實現(xiàn)公司經(jīng)營目標。
二、公司財務會計管理工作存在的問題
(一)對會計管理的實效性和重要性認識不足
現(xiàn)在我國大多數(shù)公司沒有充分認識到會計管理的重要性和實效性,沒有將財務會計管理列入管理制度中。正是由于重視程度不足,財務會計管理才沒有充分發(fā)揮出其應該具有的作用。
(二)缺乏完善的會計管理制度
公司會計管理制度不完善,導致部分領導運用經(jīng)驗來解決一些問題,其主觀性較強,會出現(xiàn)不應該有的失誤,同時也提高會計管理工作的壓力和難度。雖然《會計法》等相關法律法規(guī)對會計人員提供保護,但因為會計的工作環(huán)境、福利待遇、升職晉級與公司發(fā)展有直接關系,當國家法律與公司利益出現(xiàn)矛盾時,不完善的會計制度會讓會計置身于左右為難的境地。
(三)公司對財務會計工作的監(jiān)督力度不足
財務會計開展內(nèi)部監(jiān)督并非是運用會計法來實施監(jiān)督,而是以決策者意圖開展監(jiān)督,存在監(jiān)督不完善的情況。財務會計監(jiān)督流于形式化、表面化,缺少相互監(jiān)督、相互制約的體制,而出現(xiàn)營私舞弊、弄虛作假的現(xiàn)象。
(四)財務管理工作人員專業(yè)素質(zhì)亟需提高
財務管理人員專業(yè)素質(zhì)的優(yōu)劣對財務管理工作的質(zhì)量和效率具有直接影響?,F(xiàn)在我國大部分公司財務會計的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)較差,甚至存在無證上崗的現(xiàn)象,財務會計管理的相關技術沒有達到目標水平,制約會計管理工作的順利開展。
三、提高公司財務會計管理實效性的措施
(一)增強公司經(jīng)營管理者對會計工作實效性和重要性的認識
首先公司管理者要正確認識財會管理的實效性和作用,支持和指導財會管理工作。其次公司財會管理人員要逐步更新管理理念,適應公司財會管理工作的具體要求,體現(xiàn)出財會管理的作用,并提高管理實效。
(二)建立完善的財會管理制度
第一,公司要逐步健全財務部門的內(nèi)控制度和管理制度,明確各個崗位的工作內(nèi)容,以推動財會管理工作的順利實施。第二,公司要健全獎罰機制,運用激勵、獎勵機制來調(diào)動職工工作的積極性和創(chuàng)新性,使其共享公司發(fā)展成果。第三,公司要建立健全職工選拔和考核制度,讓他們擁有更加廣闊的發(fā)展空間,這樣才能留住人才,提高財會管理的實效性和質(zhì)量,為公司發(fā)展提供技術和人才支撐。
(三)提高監(jiān)督財會管理的力度
公司財會管理的各個方面都要建立起完善的控制和監(jiān)督機制,以提高財會監(jiān)督管理的力度,可以從下面幾個方面進行改進。首先對經(jīng)濟業(yè)務事項、會計事項審批、記賬等人員的權限和職責進行明確,使之相互分離、相互制約。其次重點監(jiān)督對外投資、資產(chǎn)處置、資金調(diào)度等經(jīng)濟業(yè)務的決策及實施過程,制定并執(zhí)行相互制約的制度和程序。最后要監(jiān)督資產(chǎn)清查的范圍、期限及組織程序。此外公司還應該建立起內(nèi)部審計制度,對財務收支的實效性與合法性進行監(jiān)督。
(四)增強財會人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)
首先要吸納高素質(zhì)的財會管理人才,增強公司財務管理的水平和質(zhì)量。其次公司要加強對現(xiàn)有財會人員的教育和培訓工作,逐步增強他們的專業(yè)技能和管理水平,提高他們的綜合素質(zhì),進而讓財會管理人員逐步突破自己、完善自己,用最好狀態(tài)開展工作,進而促進公司健康、快速發(fā)展。
四、結束語
(一)實現(xiàn)人力資源的合理配置
合理的利用人事檔案在一方面能夠有效的獲得員工內(nèi)部的信息,從而針對員工自身的特點,對其采用科學的管理方式;在另一方面能夠依據(jù)員工自身的才能以及特長來合理的分配相關工作,從而有效的實現(xiàn)人才配置最優(yōu)化。通過發(fā)揮人事檔案管理的重要性,能夠?qū)崿F(xiàn)部門、系統(tǒng)以及組織之間人才科學有序的流動,從而防止出現(xiàn)擠壓人才的現(xiàn)象,最終為企業(yè)和事業(yè)單位的長遠發(fā)展做出重要貢獻。
(二)增強企業(yè)決策者選拔人才的科學性
首先要提高宣傳的力度,從而增強企業(yè)決策人員對于員工人事檔案管理工作重要性的主要認知。具體而言,可以通過多種聚到來提高企業(yè)決策者對于人事檔案管理重要性的主要認知,其也是提高員工素質(zhì)的重要方面,是企事業(yè)單位進行選拔人才的重要措施。
(三)對個人的重要性
由于個人的工作調(diào)動以及職稱的評定與工資的調(diào)整,都和人事檔案保持著比較密切的聯(lián)系,與此同時相關檔案也會逐漸成為其進行審核的主要依據(jù)。因此需要重視人事檔案管理的重要性,不斷的加強對其的管理,來有效的補充個人職業(yè)生涯,成為伴隨企業(yè)員工一生的資料,在企業(yè)員工的職業(yè)生涯中發(fā)揮著比較重要作用。
二、不斷的改善人事檔案管理工作,最大限度的發(fā)揮其重要性
(一)不斷的提高檔案管理人員素質(zhì)
隨著經(jīng)濟的發(fā)展與社會的不斷進步,一些傳統(tǒng)的舊的管理方式已經(jīng)不能夠適應當前人力資源管理需要,因此在有效的積極的引進高素質(zhì)人才進入人事檔案管理部門的同時,還需要對現(xiàn)有的管理人員進行科學系統(tǒng)的培訓,從而最大限度的增強相關管理人員職業(yè)道德素質(zhì)。最終使得其能夠滿足當前社會條件的需要,端正其思想,提高服務水平,轉變服務意識。
(二)不斷完善人事檔案管理制度
傳統(tǒng)的制度已經(jīng)能夠適應當前人事檔案管理,因此需要對其進行不斷的改革,從而構建一些更為科學和合理的人事檔案管理制度,使其能夠朝著科學化、規(guī)范化與制度化發(fā)展。然而在收集材料的過程中,要能夠做到去偽存真、及時與完整,從而保證材料能夠真實可靠。而在歸檔與保存檔案的過程中,工作人員要做到其安全可靠,方便人們進行檔案查閱。與此同時,相關管理人員還需要及時聯(lián)系其它部門,從而能夠及時的更新與補充材料。以上目標的實現(xiàn)均需要構建與完善人事檔案管理制度。
(三)健全相關管理體制
審計機關是綜合經(jīng)濟監(jiān)督部門,其工作涉及各個行業(yè)。在審計工作中,審計人員可能接觸到許多秘密,如被審計單位的財政財務收支信息、商業(yè)秘密、與上下級及各方面之間的人事、經(jīng)濟、業(yè)務往來關系及其重要決策等秘密,還包括審計機關的工作安排、審計調(diào)查秘密以及經(jīng)過整理、提煉后所形成的尚未公開的審計結果等審計作業(yè)秘密,甚至還涉及國家秘密。近年來,由于個別審計人員保密意識不強,保密管理制度的防范監(jiān)控滯后等原因,導致審計泄密事件時有發(fā)生,給審計機關和被審計單位帶來不必要的損失,甚至造成社會不穩(wěn)定因素,給黨和政府的工作帶來不必要的麻煩。充分認識新形勢下保密工作的重要性和緊迫性,切實做好保密工作,刻不容緩。結合審計工作實際,對當前如何加強審計保密工作提出以下建議:
一、加強審計保密教育和學習,筑牢思想防線。組織審計人員系統(tǒng)學習《保密法》、《檔案法》、《審計法》等法規(guī)中有關保密的規(guī)定,把執(zhí)行審計保密紀律和保密法規(guī)作為審計人員一項基本職業(yè)道德,并經(jīng)常進行警示教育,使其不斷提高保密工作意識,增強責任感,慎言慎行,自覺遵守保密紀律,在確保審計工作質(zhì)量及審計取證充分性的同時,做好審計保密工作。
二、建立健全保密管理機制,加強制度防線。建立一套堅強有力的保密領導體系和一系列保密管理制度,把審計保密工作納入法制化、制度化、規(guī)范化、科學化軌道,用制度管人、管事,鏟除一切可能導致泄密事件的土壤。用制度管人:完善細化審計保密管理制度,實行保密管理責任追究制,合理分工,明確責任,將保密制度執(zhí)行情況納入年度考核指標中,確保保密制度有效落實;用制度管事:健全審計保密工作制度,加強資料和載體的管理。對文書、檔案、卷宗、審計移送處理決定及其他重要審計信息資料,嚴格按程序?qū)徟?、定密,在收發(fā)、傳遞、使用、歸檔、保管、銷毀等各個環(huán)節(jié),做到登記明確,手續(xù)清楚,不擅自擴大知悉范圍,確保審計成果信息安全;用制度管辦公設施:建立健全計算機和網(wǎng)絡安全保密管理制度,采取有效手段和方法,加強計算機信息網(wǎng)絡安全管理,對存儲介質(zhì)的使用、計算機的維修、電子檔的使用把好技術防線,防止審計信息在網(wǎng)上泄密而造成損失。
三、做好審計信息上報和公開工作,把好審計信息出口防線。把好審計信息責任關,建立備案檢查制度,對審計內(nèi)部信息、涉及審計事項的報道、文章、專題采訪、論文等應當設立報批過濾程序,堅持先審查、后公開原則,避免泄密事件發(fā)生。
做好審計保密工作,不斷提升審計監(jiān)督工作的效果,防范審計風險,保障被審計單位合法權益,保障審計事業(yè)持續(xù)發(fā)展,充分發(fā)揮審計高層次監(jiān)督作用。
一、醫(yī)院進行財務管理制度控制的重要性
(一)有助于提高資金的使用率
在醫(yī)院內(nèi)部,實行財務管理制度是醫(yī)院在運營中重要組成部分,其主要作用是將醫(yī)院內(nèi)部的資金進行整合,將其匯總之后再進行科學合理的分配,促進資金運用的規(guī)范性與合理性,提高資金的使用率[1]。與此同時,醫(yī)院為了提高自身的經(jīng)濟效益,在醫(yī)院內(nèi)部實行財務管理制度也能更好的節(jié)約醫(yī)院的成本支出,也是醫(yī)院生存發(fā)展的重要動力,由此可見,在醫(yī)院內(nèi)部實行財務管理不僅能有效的控制成本,還能促進服務質(zhì)量的提高。
(二)對醫(yī)院內(nèi)部財務紀律進行合理的規(guī)范
醫(yī)院實行財務管理制度,不僅能夠?qū)ψ陨淼呢攧展芾磉M行有效的管理,確保醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展,還在實施過程中找到相關的問題,將一些不合法的行為進行制止,并進行改正。醫(yī)院財務管理制度的實行,還能對醫(yī)院內(nèi)部財務紀律進行合理的規(guī)范,有效的完成醫(yī)院各個階段的任務和目標[2]。
二、醫(yī)院財務管理制度中存在的問題
(一)醫(yī)院內(nèi)部財務管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠
在目前環(huán)境下,醫(yī)院內(nèi)部財務管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較低,對財務信息的處理不過關,缺乏職業(yè)道德的現(xiàn)象時常發(fā)生。大多數(shù)財務管理人員對醫(yī)院財務的實際情況不夠熟悉,缺乏責任意識,這是導致醫(yī)院財務管理制度執(zhí)行的主要原因,財務管理人員只注重上級領導的意見,沒有對實際工作中的資金進行合理的管理,財務管理工作只是流于形式,沒有具體性的行動執(zhí)行[3]。長此以往下去,就會導致醫(yī)院財務管理中出現(xiàn)問題,財務管理人員無法應對危機與風險,除此之外,一部分財務管理人員缺乏財務管理方面的培訓與學習,導致財務管理意識淡薄。
(二)醫(yī)院財務管理制度不健全
在大多數(shù)的醫(yī)院中,管理者往往是具有學科水平和醫(yī)療經(jīng)驗豐富的人員,但其在財務管理制度控制方面缺乏一定的專業(yè)知識,大多數(shù)管理者沒有重視財務管理制度的重要性,因此導致醫(yī)院內(nèi)部財務管理無論是在制度的完善方面還是執(zhí)行的力度方面都沒有進行落實。由于在醫(yī)院內(nèi)部,管理者對財務管理制度的認識不完善直接導致制度的不健全,機構設置的不合理,在實際的操作過程中,財務管理工作人員的流動性大,工作效率低下,容易出現(xiàn)財務管理風險,造成資金的流失和浪費[4]。
(三)實際收入與醫(yī)院預算的不平衡性
在醫(yī)院內(nèi)部,由于在財務管理控制工作中,財務管理體制的不完善,很多應當收回的資金因為多數(shù)不當?shù)娜藶橐蛩囟鴮е沦Y金的流失。主要的方面體現(xiàn)在對門診掛號費用的漏收,大多數(shù)患者不掛號及直接就診,或者靠人情關系,對檢查費用的管理不夠到位,在出院的退費工作中缺少相應的內(nèi)部審核環(huán)節(jié),造成資金的流失,除此之外,雖然醫(yī)院對每個科室的都有相應的物價標準,但在執(zhí)行過程中,大多數(shù)工作人員的執(zhí)行力較為低下,費用隨意性和變動性強的情況時有發(fā)生。還有的工作人員經(jīng)費的定額不符合標準,挪用公款的情況時常發(fā)生,醫(yī)院內(nèi)部的預算不真實,出現(xiàn)謊報的現(xiàn)象增多,在醫(yī)院內(nèi)部還有小金庫的設置,這種違法行為嚴重阻礙了醫(yī)院財務管理制度的執(zhí)行[5]。
三、新時期醫(yī)院財務管理的管理策略
(一)加強財務管理,強化財務內(nèi)控意識
首先,對于醫(yī)院的財務管理人員來說,在實際的工作中,要不斷的加強自身的理論修養(yǎng),加強醫(yī)院財務管理控制意識,根據(jù)國家的政策和時代的發(fā)展及時的把握相關政策,在醫(yī)院日常的運行中要具有一定的財務管理危機意識和風險意識,再者醫(yī)院要不斷引進高水平的財務管理人才,建立專門的財務管理控制機構,并參照嚴格的財務管理制度來進行財務管理工作的執(zhí)行[6]。
(二)提高財務管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)
在新時期的大背景下,醫(yī)院與醫(yī)院之間的競爭就是人才的競爭,提高員工素質(zhì)是保證醫(yī)院內(nèi)控質(zhì)量的前提條件,這也是醫(yī)院要長期堅持的一項工作。加強醫(yī)院內(nèi)部財務管理專業(yè)人才的培養(yǎng)在一定程度上可以提高財務管理工作效率,為醫(yī)院帶來一定的經(jīng)濟效益。在對財務管理工作人才的培養(yǎng)方面,首先要加強醫(yī)院財務管理人員的專業(yè)能力,培養(yǎng)員工的實際財務管理工作能力,同時要求對最新的國家財務政策要進行及時的了解和掌握,進而不斷提高工作水平,與此同時財務管理人員要形成良好的工作態(tài)度,在實際的工作中,不可以采取馬虎的態(tài)度,在實際財務管理工作中能夠及時的發(fā)現(xiàn)問題,并采取相關的措施將其解決[7]。
(三)運用高新技術促進財務管理水平的提高
針對于當前環(huán)境,醫(yī)院財務管理水平的低下與管理技術的落后也有著極為關鍵的聯(lián)系,在信息技術化的今天,醫(yī)院應結合自身發(fā)展的實際情況,建立健全與醫(yī)院自身相符合的網(wǎng)絡財務管理監(jiān)控機制,讓財務管理工作的執(zhí)行更為的簡單與便捷。與此同時,財務管理人員也應加強計算機技術的學習,強化自身的專業(yè)技能,熟練操作財務管理制度的各項事宜。醫(yī)院還應建立財務信息透明性平臺,在財務管理制度的執(zhí)行中自覺接受各級部門的監(jiān)督,例如可以構建信息反饋憑條等。
關鍵詞:新時期 醫(yī)院 資金管理 問題 途徑
醫(yī)院的資金管理主要包括資金使用、控制、監(jiān)督和考核,資金管理是醫(yī)院內(nèi)控管理的重要內(nèi)容,是保證醫(yī)院業(yè)務正常開展、提高資金使用效率、盤活資金流動及促進醫(yī)院業(yè)務管理水平提高的重要保障。但就實際而言,醫(yī)院資金管理面臨管理“不協(xié)調(diào)”、“制度不完善”、“監(jiān)督不到位”等問題,進而弱化了資金管理的有效性,影響新醫(yī)改下資金管理的科學化。因此,創(chuàng)設新的資金管理環(huán)境,提高資金管理效率,是醫(yī)療體制改下醫(yī)院內(nèi)控管理建設的內(nèi)在需求。
一、當前醫(yī)院資金管理中存在的問題
(一)不協(xié)調(diào):資金閑置缺乏調(diào)控,資金管理協(xié)調(diào)性欠缺
一些醫(yī)院在資金管理中,管理意識淡薄,特別是在貨幣時間價值、資金成本等方面,由于資金調(diào)控措施不到位,資金流動缺乏有效盤活,導致醫(yī)院資金出現(xiàn)不同程度的閑置或者是短缺。有些醫(yī)院通過銀行舉債等方式,籌措大額資金用于醫(yī)療基礎設施建設,資金成本的加劇,讓醫(yī)院面臨資金緊張等問題;而有些醫(yī)院資金充足,但缺乏科學有效利用,以至于資金閑置而導致使用效率低下。
(二)不完善:資金管理制度不完善,缺乏可操作性、有效性
制度是確保管理有效落實的基礎,也是規(guī)范各方行為的重要指導。而很多醫(yī)院在資金管理領域,缺乏完善的管理制度,相關流程缺乏可操作性,資金管理的隨意性較大影響到資金的使用效率。與此同時,資金管理人員意識淺薄、素質(zhì)偏低,缺乏先進的管理理念,直接導致資金制度流于形式。
(三)不健全:監(jiān)督機制不健全,醫(yī)院資金管理的內(nèi)在環(huán)境欠佳
資金管理落實不到位,很大程度上是由于監(jiān)管機制缺失,導致醫(yī)院資金管理“松、散、亂”的情況。首先,醫(yī)院對資金管理缺乏足夠的重視,資金管理缺乏監(jiān)督機制的建立;其次,現(xiàn)有監(jiān)督機制缺乏有效落實及責權不明,不利于監(jiān)督管理工作的開展;再次,醫(yī)院腐敗問題頻發(fā),很大原因在于監(jiān)督機制尚未形成有力的監(jiān)督效力,監(jiān)督職能未能充分發(fā)揮。
二、新時期醫(yī)院提高資金管理效率的途徑
在新一輪醫(yī)療改革的大背景之下,醫(yī)院優(yōu)化資金管理,是推進內(nèi)控管理改革發(fā)展的內(nèi)在要求,也是深化醫(yī)院建設的重要保障。醫(yī)院要管好資金,充分發(fā)揮財務管理職能,使有限的資金取得最大的經(jīng)濟效益和社會效益。在筆者看來,新時期醫(yī)院資金管理建設,應切實做好以下幾點工作:
(一)夯實地位:強化資金管理的重要性,提高醫(yī)院資金管理水平
資金是醫(yī)院流動性最強的資產(chǎn),是醫(yī)院運作的血液,資金管理關乎醫(yī)院改革發(fā)展進程,所以醫(yī)院應重視資金管理在內(nèi)控管理中的重要性。首先,醫(yī)院領導以“改革+發(fā)展”的視域,強化資金管理的重要性。通過建立強有效的組織架構,優(yōu)化資金管理的內(nèi)部環(huán)境,嚴格管理各層級資金審批權限。大額資金和重大項目建設資金的立項、執(zhí)行、效果和資金管理要納入績效考評,并將考評結果作為下一年度資金安排的重要依據(jù)。其次,資金使用一定要有明確的計劃與安排,要及時準確掌握醫(yī)院資金的收、支、余,以入量出,以收定支,避免資金短缺帶來的財務風險,或是資金閑置帶來使用效率低下,統(tǒng)籌安排資金才能不斷提高資金管理水平。
(二)完善制度:建立健全管理制度,完善資金管理體系
制度明確、流程清晰是當前醫(yī)院資金管理優(yōu)化的重點。首先,醫(yī)院應建立明確的資金管理相關崗位職責、資金管理制度、預算管理制度、收支管理制度、票據(jù)管理制度、印章管理制度、內(nèi)控管理制度等,嚴格執(zhí)行不相容職務相互分離制度,達到相互制約、相互牽制的作用。對大額資金,還應集體決策或?qū)嵭新?lián)簽制度,并建立責任追究制度,以確保資金安全、完整與有效使用。其次,要建立清晰規(guī)范的資金管理流程和業(yè)務表單,通過整合表單體現(xiàn)資金流程管理,使復雜的流程簡單化、模板化、通用化。清晰且重復運行的流程,在工作一定要表單化,避免資金管理流于形式,從而形成一套完整、高效的資金管理體系。
(三)強化監(jiān)督:建立健全監(jiān)督機制,加強資金保全控制
監(jiān)督機制的建立強調(diào)依托監(jiān)督促進管理工作的有效開展。醫(yī)院要將資金管理納入醫(yī)院管理監(jiān)督考核的范疇,從資金審批到資金使用,從事前、事中、事后都要有嚴格的監(jiān)管。醫(yī)院不但要確保資金的有效使用,而且要對資金的使用情況進行追蹤監(jiān)督,形成以目標為導向的考核。大額資金的使用應列入監(jiān)管重點,及時關注大額資金有無在院內(nèi)公開,職責是否明確。未按規(guī)定使用的,要追究相關人員責任。其次,醫(yī)院加強稽核與盤查,不走形式,采用常規(guī)與非常規(guī)、定期和不定期、財務人員與非財務人員相結合的方式,全方位全過程監(jiān)督資金運作情況,以實現(xiàn)保證資產(chǎn)安全和使用有效的內(nèi)控目標。通過監(jiān)督機制,確保醫(yī)院資金使用公開、透明、安全、規(guī)范、有效。
三、結束語
醫(yī)院資金管理的優(yōu)化途徑,在于困境之中構建新的管理著力點。通過夯實地位、完善制度、強化監(jiān)督,科學安排資金投向和投量,調(diào)整不合理的支出結構,才能實現(xiàn)醫(yī)療資源的科學配置,促進醫(yī)院管理水平的提高,降低財務風險。
參考文獻:
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(一)社會保障檔案社會性強。社會保障關系到全體公民,隨著社會主義制度的不斷完善,社會保障項目的不斷拓展,社保參與人員的不斷增加,保障覆蓋范圍不斷擴大,社會保障檔案涉及到的人群越來越廣,其社會性也越來越明顯。
(二)社會保障檔案數(shù)量大。社會保障檔案主要包括:養(yǎng)老保障、醫(yī)療保障、就業(yè)保障、失業(yè)保障、生育保障、工傷保障等,社會保障的業(yè)務環(huán)節(jié)也比較復雜,主要包括:參保登記、繳費申報、待遇申請、稅費結算、計劃統(tǒng)籌、外部稽核、內(nèi)部監(jiān)督等。社會公民在參與社會保障的過程中需要提供大量的資料證明、相關部門需要進行復雜的憑證審核和歸檔保存,并且隨著社會保障常保人員的不斷增加,在社會保障發(fā)展和運行的過程中產(chǎn)生的檔案越來越多,可以用“海量”來形容社會保障檔案的數(shù)量之大。
二、社會保障檔案管理工作中存在的問題
(一)對加強社會保障檔案管理的重要性認識不足。部分社會保障檔案管理人員沒有充分認識到社會保障檔管理工作的重要性。首先,政府社保部門把大量的精力都用在如何提高社會公民的參保數(shù)量上,在完成大量業(yè)務工作的同時沒有把社會保障檔案的管理放在工作日程上,認為檔案管理是可有可無的。其次,有些社會保障檔案工作人員的工作態(tài)度不認真,在社會保障檔案管理崗位上疏忽大意,對社會保障檔案管理質(zhì)量不高。
(二)社會保障檔案管理缺乏相應的規(guī)章制度。社會保障涉及到的人群比較多,社保部門的檔案存檔較多,雖然建立了檔案管理制度,但是檔案管理借閱、收集、保管、保密等制度不夠健全,常出現(xiàn)文件整理不夠及時、資料收集不全,借后不歸還,缺失嚴重、重要原始數(shù)據(jù)或被涂改等問題,嚴重毀壞了社會保障檔案的完整性、真實性,失去了社會保障檔案原有的參考價值和利用價值。
(三)社會保障檔案資源利用不夠充分?,F(xiàn)階段,社會保障部門對社會保障檔案的利用方式比較單一,主要包括:原件的借閱、原件的復制、相關資料的查詢等,社會保障檔案服務的范圍比較小,供借閱的人也比較少,主要包括政府機構中的工作人員和社會保障的當事人以及相關的職能機構,從這些現(xiàn)象中可以看出,社會保障體系建立不夠完善,社會保障檔案資源利用效率比較低,社會保障檔案信息交流比較少,針對性差,互動效率低,服務手段落后,不利于社會保障信息的公正和公開,不利于提高社會保障信息資料的服務效率,不利于社會保障檔案的直接利用。
三、提高社會保障檔案管理水平的策略
(一)提高檔案管理意識。人力資源與社會保障機構的決策者,要充分認識到社會保障檔案資料的重要性。同時,社會保障檔案管理人員也要明確自己的責任、使命,認真對待自己的工作,做好社會保障部門的檔案收集整理、分類匯總、保護保管、后期利用的工作,加大對社會保障部門檔案管理與保護資金的投入,加強社會保障檔案管理的基礎設施建設,建立現(xiàn)代化的社會保障檔案管理體系。
(二)建立健全管理制度。根據(jù)不同地區(qū)的實際情況和社會保障的發(fā)展前景,嚴格按照國家《檔案法》制定社會保障檔案管理制度,社會保障檔案管理制度必須符合當?shù)貙嶋H需求,同時使社會保障檔案資料的收集、整理、鑒定、分類、歸檔、保管、銷毀等工作符合相關的檔案管理制度。建立健全社會保障檔案管理體制的關鍵是運用現(xiàn)代化的管理手段,明確管理職能,建立良性的社會保障檔案管理運行機制,鼓勵社會保障檔案管理工作人員更新社會保障檔案管理知識,定期進行專業(yè)知識的培養(yǎng)和考核,使社會保障檔案管理人員有更新知識、適應工作的緊迫感。