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第1篇：檔案管理制度細(xì)則范文

關(guān)鍵詞：檔案管理；大集團(tuán)企業(yè)；管理體系

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-8937（2014）2-0072-02

F集團(tuán)有限公司成立于1980年，是與特區(qū)同齡的總部經(jīng)濟企業(yè)，是某市目前僅有的兩家總部經(jīng)濟企業(yè)之一。從成立之初的3 000元起家，最初的5人房地產(chǎn)經(jīng)理部開始，到2010年底，F(xiàn)集團(tuán)以房地產(chǎn)開發(fā)為主，以住宅地產(chǎn)、商用地產(chǎn)、物業(yè)管理服務(wù)、國際化教育配套、公益性生態(tài)環(huán)境建設(shè)、汽車貿(mào)易銷售、創(chuàng)意文化傳播等多元化全面發(fā)展的全價值鏈，形成房地產(chǎn)開發(fā)、金融投資業(yè)務(wù)、文教旅游業(yè)務(wù)、城市綜合服務(wù)業(yè)四大業(yè)務(wù)板塊，發(fā)展成為一家多元化控股企業(yè)集團(tuán)，擁有資產(chǎn)總額550億元，凈資產(chǎn)250億，員工總數(shù)超過5 000人。

隨著資產(chǎn)規(guī)模不斷發(fā)展壯大，市場上多元化的戰(zhàn)略機遇層出不窮，F(xiàn)集團(tuán)下屬企業(yè)數(shù)量日益增多，到2013年止，擁有超過80家控股或全資子公司。但是由于發(fā)展迅猛、組織架構(gòu)過快膨脹，內(nèi)部來不及配備像樣的檔案管理工作隊伍，仍停留在相對隨意性和粗放化管理，導(dǎo)致了盡管集團(tuán)總體上步入高速發(fā)展成熟期，而在檔案管理方面則相去甚遠(yuǎn)。在現(xiàn)代企業(yè)管理下集團(tuán)公司檔案管理工作指的是集團(tuán)公司檔案的宏觀管理和檔案業(yè)務(wù)的內(nèi)部微觀管理。本文著重于構(gòu)建集團(tuán)公司的宏觀管理體系。

1 F集團(tuán)檔案管理體系構(gòu)建的總體目標(biāo)和管理架構(gòu)

1.1 F集團(tuán)檔案管理體系的總體目標(biāo)

根據(jù)不同企業(yè)所在行業(yè)特點及發(fā)展程度不同，通過對F集團(tuán)檔案管理現(xiàn)存問題的綜合分析，借鑒先進(jìn)企業(yè)檔案管理經(jīng)驗，結(jié)合F集團(tuán)未來發(fā)展規(guī)劃，我們提出了檔案管理的總體目標(biāo)：建立F檔案信息中心，高效安全利用信息資源，力爭一級甲等管理標(biāo)準(zhǔn)。

1.2 F集團(tuán)檔案管理體系的架構(gòu)及主要內(nèi)容

根據(jù)已經(jīng)制定的檔案管理體系的總體目標(biāo)，結(jié)合F集團(tuán)檔案管理現(xiàn)狀和特點，在綜合評估適應(yīng)未來管理需要的各項管理制度的基礎(chǔ)上，提出了檔案管理體系的架構(gòu)及其相關(guān)內(nèi)容。

1.2.1 體系組織架構(gòu)

集團(tuán)下屬各分公司設(shè)專門檔案管理員，每個管理員負(fù)責(zé)不同的管理工作。

1.2.2 管理職責(zé)定位

集團(tuán)檔案管理員：以編章定規(guī)、監(jiān)督檢查、指導(dǎo)服務(wù)為主，分類整理以集團(tuán)名義發(fā)文呈文的所有資料及被委托檔案。

下屬公司檔案管理員：分類整理檔案，統(tǒng)籌指導(dǎo)分支資料員，參照集團(tuán)規(guī)范編制細(xì)則，接受集團(tuán)檔案室監(jiān)督指導(dǎo)。

分支兼職資料員：收集、簡單整理資料，登記臺帳，定期移交檔案室審核入庫。

1.2.3 管理模式與主要業(yè)務(wù)流程

①管理模式：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、統(tǒng)一方式、定期報備?！敖y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”是指集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)履行集團(tuán)檔案工作的宏觀管控職能?！胺旨壒芾怼笔侵敢怨緸閱挝粚嵭袡n案集中統(tǒng)一管理；由于公司的所有制、規(guī)模、管理形態(tài)及經(jīng)營范圍的不同， 可以建立自己的檔案管理機構(gòu)， 也可以委托集團(tuán)公司檔案室集中統(tǒng)一管理?！敖y(tǒng)一方式”是指“集中統(tǒng)一管理”的形式統(tǒng)一化；即由集團(tuán)統(tǒng)一制定檔案管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，各子公司根據(jù)本單位實際情況，制定檔案管理辦法或細(xì)則；參照集團(tuán)的檔案分類方案示范文本，編制檔案分類方案；與集團(tuán)統(tǒng)一管理方式，如統(tǒng)一呈批文件臺帳，或購買同一檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化管理等?！岸ㄆ趫髠洹笔侵付ㄆ趯⒈竟緳n案管理信息上報集團(tuán)備案。

②檔案宏觀管理流程如圖1所示。流程描述了文件資料從收集、整理直至審核、入庫的歸檔過程。

③F集團(tuán)檔案管理相關(guān)配套管理政策。為保證體系順利運行，還需要一系列配套的制度支持和完善該體系，包括檔案工作責(zé)任追究制度、文書檔案管理制度、基建管理制度、專業(yè)檔案管理制度、聲像檔案管理制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案查閱、借用制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度、檔案利用制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統(tǒng)操作制度、檔案庫房管理制度等，還要編寫業(yè)務(wù)規(guī)范，如文件檔案整理規(guī)范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規(guī)范、檔案管理應(yīng)急預(yù)案等。

2 F集團(tuán)檔案管理實施方法和步驟

①摸底調(diào)查，目的掌握企業(yè)檔案的具體情況。包括檔案載體的基本構(gòu)成和通常流向、常規(guī)業(yè)務(wù)檔案、行政管理類檔案及涉及商業(yè)機密的技術(shù)檔案等門類，以及相關(guān)管理人員的流動頻率等基本情況。

②考察學(xué)習(xí)，借鑒經(jīng)驗。由集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)帶隊，檔案相關(guān)人員參加，到檔案管理水平先進(jìn)的企業(yè)學(xué)習(xí)。

③召開集團(tuán)檔案知識普及培訓(xùn)，著重增強全公司特別是高管的檔案意識?？蓛?nèi)訓(xùn)，也可邀請外聘老師。

④成立集團(tuán)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，隸屬于集團(tuán)檔案室管理，小組配備滿足需要的專兼職檔案人員，并及時根據(jù)人員變動情況進(jìn)行調(diào)整。明確專兼職檔案管理人員的職責(zé)，細(xì)化管理程序，為各公司檔案人員提供一個經(jīng)驗交流的平臺和機會，每年開展經(jīng)驗總結(jié)、學(xué)習(xí)交流、外出學(xué)習(xí)等活動，增進(jìn)檔案同行的互相了解、溝通，共同提高管理技能和水平。

⑤編制“檔案管理體系人員名單”臺賬，并根據(jù)人員變化情況隨時調(diào)整，不間斷地保持與各單位有關(guān)人員的業(yè)務(wù)聯(lián)系，隨時解決他們遇到的各種難題，使檔案在所有的企業(yè)中能夠有人管，確保日后與集團(tuán)總體發(fā)展同步、不滯后，及時準(zhǔn)確記錄集團(tuán)發(fā)展的每一個足跡。

⑥定期召開檔案工作例會，搭建溝通信息、互相協(xié)調(diào)的平臺，及時發(fā)現(xiàn)、提出問題，展開討論，商定對策。

⑦完善的檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，編寫集團(tuán)檔案管理工作指南。結(jié)合檔案工作實際，根據(jù)《廣東省企業(yè)檔案工作規(guī)范測評標(biāo)準(zhǔn)》要求，參考檔案局的《房屋建筑工程竣工檔案驗收整理指南》、《市政工程竣工檔案驗收整理指南》、《機關(guān)文書檔案歸檔范圍和保管期限表》等業(yè)務(wù)指南，建立一系列相應(yīng)的檔案管理制度，從制度上明確規(guī)定文書、基建、設(shè)備、聲像等檔案的歸檔范圍和要求。同時把集團(tuán)公司文件的形成、積累、歸檔納入工作程序中，納入工作計劃管理中，納入有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。完善動態(tài)管理，落實獎懲工作，確保集團(tuán)公司檔案材料的完整，更好地為集團(tuán)各項業(yè)務(wù)開展服務(wù)。

⑧根據(jù)新規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，選取時間節(jié)點，回溯調(diào)整歷史文檔，嚴(yán)格要求新生文檔。

⑨進(jìn)行檔案軟件需求調(diào)查、分析評價確定功能、篩選所需檔案軟件；選取試點實施檔案軟件信息化，逐步推廣。在系統(tǒng)中，文檔通過協(xié)同辦公自動化模塊實現(xiàn)電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程、設(shè)備檔案通過在線系統(tǒng)、離線客戶端進(jìn)行多個項目、設(shè)備的收集、編目等工作，滿足工程檔案利用現(xiàn)代化工具進(jìn)行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。集團(tuán)檔案管理人員對歸檔文件進(jìn)行明晰化、系統(tǒng)化的梳理，在做好集團(tuán)文件分類的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)以某個知識為主題，分析與其他知識在橫向上縱向上的關(guān)系，將歸屬于不同分類的檔案在邏輯上組織和聯(lián)系起來，充分實現(xiàn)檔案資源的共享。

⑩主動邀請檔案局領(lǐng)導(dǎo)視察，為集團(tuán)檔案室申請評級做準(zhǔn)備。

3 實施保障措施

①加強教育與宣傳力度，做好全面動員工作。推進(jìn)集團(tuán)公司檔案管理是涉及集團(tuán)全局的系統(tǒng)工作，是貫穿從管理層、到各職能部門和業(yè)務(wù)部門、直至相關(guān)一、二級子公司的全員性的工作，需要全員參與，所以在集團(tuán)內(nèi)部加強全面檔案管理的宣傳力度，對檔案管理的重要性、必要性進(jìn)行大力宣傳，強化全體員工的檔案知識教育和培訓(xùn)工作。

②集思廣益，廣納良言，保障信息暢通，不斷完善檔案管理的過程。檔案管理是一個持續(xù)，不斷反饋，不斷完善的過程，是一個動態(tài)的循環(huán)機制，只有開始，沒有結(jié)束，在實際工作中會隨集團(tuán)業(yè)務(wù)的變化而接觸到不同的行業(yè)，因此需要良好的溝通渠道，上下通達(dá)，及時調(diào)整或編制新的檔案管理規(guī)定和要求。

③加強檔案管理專業(yè)人才隊伍建設(shè)，不斷提高檔案管理的專業(yè)化水平。由于集團(tuán)業(yè)務(wù)繁雜，涉及行業(yè)廣泛，所以不僅要求檔案人員是檔案管理的專業(yè)人才，還應(yīng)是了解企業(yè)多方面知識的通才。只有掌握了相關(guān)行業(yè)知識，檔案人員才可嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。

④嚴(yán)格責(zé)任、強化執(zhí)行，加大考核力度，建立考核問責(zé)機制。為確保檔案管理各項制度落到實處，將檔案管理績效與崗位職責(zé)、責(zé)任追究制度相結(jié)合，將工作考評與檔案管理掛鉤，建立一套科學(xué)有效的評價和激勵機制，以保證在員工內(nèi)承受度下順利實現(xiàn)。

⑤強化檔案管理與其他業(yè)務(wù)管理體系的有機協(xié)同。檔案管理體系并不是孤立的管理體系，很難將它單獨模塊化，它是一項涉及各項管理活動的系統(tǒng)工程。因此，這項工作雖然由集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進(jìn)，但是要將其滲透到各個管理層級、各業(yè)務(wù)管理崗位的具體業(yè)務(wù)管理者工作中去，融入到集團(tuán)的整個管理系統(tǒng)中去。作為集團(tuán)檔案管理者，必須擴寬管理視野，及時更新知識結(jié)構(gòu)，扎根集團(tuán)各行業(yè)檔案工作中，努力探索完善檔案管理體系結(jié)構(gòu)，實現(xiàn)集團(tuán)檔案信息價值的最大化。

參考文獻(xiàn)：

[1] 王偉新.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社，2004.

第2篇：檔案管理制度細(xì)則范文

（一）對于醫(yī)院檔案管理工作重視程度不足

醫(yī)院管理部門對于醫(yī)院檔案在學(xué)術(shù)研究、行政管理以及臨床應(yīng)用等方面的重要作用認(rèn)識不足，沒有充分認(rèn)識到檔案資料這一信息資源的重要意義，因此造成了醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理意識薄弱，檔案資料的收集整理不完善，檔案資料零星不全，難以有效的借閱查詢利用。

（二）醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平不高

當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化水平仍然相對較低，檔案管理機構(gòu)的設(shè)置較為混亂，導(dǎo)致檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強，沒有明確的檔案管理工作目標(biāo)以及管理手段。此外，也沒有結(jié)合醫(yī)院的實際情況制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理模式，而且對于檔案資料的開發(fā)利用也相對較為薄弱，這些問題造成了醫(yī)院檔案管理工作水平得不到有效的提升。

（三）醫(yī)院檔案管理信息化水平較低

造成醫(yī)院檔案管理工作效率較低的主要原因就是由于醫(yī)院檔案管理工作的信息化水平不高，雖然采用了計算機錄入的檔案記錄方式，但是檔案在收集整理、歸檔保存、檢索查詢等管理流程方面的信息化程度不高，檔案資料的數(shù)據(jù)庫平臺建設(shè)也不完善，造成了檔案資料的管理效率與管理質(zhì)量不高。

（四）醫(yī)院檔案管理的安全性相對較差

由于部分醫(yī)院對于檔案安全管理重視不足，因此很容易由于安全漏洞造成保密檔案資料的泄露。特別是對于一些涉及到病患隱私的檔案資料，缺乏完善嚴(yán)密的檔案管理制度，對于一些過期需要銷毀的檔案卷宗也沒有及時的進(jìn)行銷毀，這也是檔案管理工作中需要重點解決的問題。

二、現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理對策研究

（一）完善醫(yī)院檔案管理制度體系

醫(yī)院檔案管理制度對醫(yī)院檔案管理工作具有指導(dǎo)性的作用，是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)依據(jù)。建立現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理體系，基礎(chǔ)條件就是建立標(biāo)準(zhǔn)完善的醫(yī)院檔案管理制度體系。首先，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合醫(yī)院的實際情況，制定檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)以及管理模式，重點整合、共享管理資源，確保檔案管理工作的順利開展。其次，完善各種檔案管理工作具體管理制度的制定，尤其是對于檔案分類管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)、檔案保密管理要求、檔案信息化管理制度等內(nèi)容，確保醫(yī)院檔案管理工作在資料整理、歸檔保存、數(shù)據(jù)錄入、檢索查詢等不同階段工作的實施均有據(jù)可循。最后，應(yīng)該制定醫(yī)院檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化流程，在檔案的歸集、整理、立檔、目錄編制、查閱以及銷毀等不同階段制定完善的工作細(xì)則，確保醫(yī)院檔案管理工作的有序開展。

（二）強化醫(yī)院檔案管理意識，提高檔案管理的整體業(yè)務(wù)水平

首先，醫(yī)院管理者應(yīng)該充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理工作對于醫(yī)院正常管理以及發(fā)展的重要作用，重視檔案工作的開展。增加資金投入重點確保醫(yī)院檔案管理工作經(jīng)費充足、設(shè)施齊全、人員崗位設(shè)置合理，為醫(yī)院檔案管理工作的順利實施開展提供良好的條件。其次，應(yīng)該強化對于檔案管理工作人員的培訓(xùn)教育，提高檔案管理工作人員的日常歸檔意識與檔案管理業(yè)務(wù)水平，結(jié)合采取定期考核、責(zé)任管理以及獎懲制度，通過對檔案管理工作人員的管理實現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化以及現(xiàn)代化。

（三）采用信息化的管理模式，提高檔案管理的服務(wù)水平

提高醫(yī)院檔案管理工作效率與工作質(zhì)量，實現(xiàn)檔案資料的有效整合與共享，必須完善檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)，并將其作為檔案管理工作的主要平臺，這也是提高醫(yī)院檔案管理的開發(fā)利用以及使用服務(wù)水平的關(guān)鍵措施。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息化的檔案管理手段，充分借助信息化管理在數(shù)據(jù)資料準(zhǔn)確、資料處理高效方面的優(yōu)勢，將醫(yī)院的檔案管理工作流程進(jìn)行信息化的改造，通過檔案資料管理信息系統(tǒng)對檔案實行統(tǒng)一管理，通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)檔案材料的及時收集與更新。借助于資料數(shù)據(jù)庫信息數(shù)據(jù)平臺，完善行政檔案、人事檔案、財務(wù)會計檔案、藥械設(shè)備檔案以及醫(yī)療檔案等子模塊建設(shè)，促進(jìn)內(nèi)部檔案資料信息的準(zhǔn)確性與流動性。同時對于沒有保密要求的資料，將數(shù)據(jù)全面整合作為共享，向授權(quán)用戶提供網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查詢服務(wù)，真正提高檔案資料管理服務(wù)水平。（四）完善檔案管理的保密工作保密工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，特別是醫(yī)院檔案資料中由于部分涉及到科學(xué)研究以及病患隱私的資料，需要妥善的進(jìn)行保密管理。對于檔案資料的保密工作，應(yīng)該嚴(yán)格按照國家檔案管理工作方面的法律法規(guī)，執(zhí)行檔案管理制度。絕密檔案與非絕密檔案嚴(yán)格分開管理，絕密檔案必須設(shè)置完善的安全管理措施，明確保管期限與保密期限要求，確保保密工作的實效。對于超過保管期限的檔案，應(yīng)該超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限提前編制銷毀計劃及清單，經(jīng)過審核批準(zhǔn)后及時進(jìn)行檔案銷毀工作，并在銷毀檔案清冊中進(jìn)行詳細(xì)的記錄，同時注銷銷毀檔案的在冊目錄。此外，應(yīng)該注重提高檔案管理工作人員的保密意識與工作作風(fēng)，對于泄密問題嚴(yán)查責(zé)任人，并及時解決泄密問題造成的影響，實現(xiàn)檔案管理工作的嚴(yán)格與標(biāo)準(zhǔn)。

三、結(jié)語

第3篇：檔案管理制度細(xì)則范文

【文章編號】0450-9889（2017）04B-0014-02

學(xué)生資助是國家“關(guān)注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。在開展中小學(xué)學(xué)生資助管理工作的過程中，形成了大量檔案材料，這些材料是國家開展學(xué)生資助工作最直接的記錄與憑證，是國家改善民生、加強社會建設(shè)的有力見證。隨著國家學(xué)生資助工作的深入開展，學(xué)生資助檔案已然成為中小學(xué)檔案中新的組成部分，同時也是重要的組成部分。對中小學(xué)學(xué)生資助檔案管理規(guī)范化的研究和探索已成為檔案工作者新的研究任務(wù)之一。

一、南寧市中小學(xué)（含中職學(xué)校）學(xué)生資助檔案管理現(xiàn)狀

我們設(shè)計了“南寧市學(xué)生資助檔案管理情況調(diào)查問卷”，并面向南寧市各縣（區(qū)）資助管理人員、縣（區(qū)）教育局及各學(xué)校的檔案員、兼職檔案員開展問卷調(diào)查。通過對調(diào)查結(jié)果的統(tǒng)計和分析，發(fā)現(xiàn)南寧市中小學(xué)（含中職學(xué)校）學(xué)生資助檔案管理有以下幾個亟待解決的問題。

（一）缺乏學(xué)生資助檔案專職管理人員。經(jīng)調(diào)查統(tǒng)計，資助工作中各學(xué)段配備專職檔案員的占 12.2%，資助工作人員占 53.1%，兼職檔案員占 18.6%，其他占16.1%，其中幼兒園沒有配備檔案員及資助人員。在南寧市，大部分中小學(xué)（含中職學(xué)校）的資助辦設(shè)在政教處（學(xué)工科）或教務(wù)處（科），僅配備 1 名資助工作人員，沒有配備專職的資助檔案管理人員。資助工作人員只負(fù)責(zé)資助業(yè)務(wù)工作，不負(fù)責(zé)資助檔案的整理，將資助檔案以散材料的形式移交給檔案室，增加了檔案室的工作量和工作難度。

（二）缺乏學(xué)生資助檔案管理意識。主要表現(xiàn)為：學(xué)生資助業(yè)務(wù)工作完成以后，沒有將形成的資助檔案資料整理后移交檔案室。調(diào)查結(jié)果顯示：按年度（學(xué)年）整理，次年主動移交的占 34.6%；按年度（學(xué)年）整理，不移交的占 54%；未整理，堆放在資助辦的占 6.2%；未整理，堆放在雜物間的占 5.2%。

由此可見，超過 60% 的中小學(xué)在完成資助業(yè)務(wù)工作后，把學(xué)生資助工作材料僅視為“材料”，而不認(rèn)為是“檔案”。通常只是把資助工作材料按照評估迎檢的方法和要求進(jìn)行匯總整理，形成備檢材料，以備上級資助辦、審計部門驗收檢查。

（三）缺乏學(xué)生資助檔案管理專業(yè)知識。學(xué)生資助檔案在形成和管理的過程中一般經(jīng)由兩類人員管理。一是資助工作人員?，F(xiàn)有的大部分資助工作人員存在重資助業(yè)務(wù)、輕檔案管理的思想，忽視檔案工作。他們多次接受資助工作的培訓(xùn)，熟悉、精通資助業(yè)務(wù)，但沒有經(jīng)過專門的檔案培訓(xùn)，缺乏資助檔案管理的專業(yè)知識，導(dǎo)致資助檔案收集不齊全、整理不規(guī)范。二是檔案工作人員。檔案工作人員具有豐富的檔案管理專業(yè)知識和工作經(jīng)驗，但對資助業(yè)務(wù)工作不熟悉甚至不了解。在資助檔案管理工作中不能準(zhǔn)確鑒定資助業(yè)務(wù)工作資料是否具備歸檔價值，不能準(zhǔn)確劃分資助檔案保管期限。同時，由于資助檔案出現(xiàn)的時間短，上級檔案部門和教育行政主管部門尚未出臺專門的資助檔案管理細(xì)則，在近幾年的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)中，并未涉及資助檔案管理的內(nèi)容。

（四）缺乏統(tǒng)一的學(xué)生資助檔案管理細(xì)則。學(xué)生資助檔案是學(xué)校檔案的新類別，出現(xiàn)的時間較短，廣西尚未制定統(tǒng)一的管理細(xì)則。各中小學(xué)校學(xué)生資助檔案的歸檔范圍及保管期限不一致，整理方法和要求不統(tǒng)一，容易造成檔案材料收集不齊全、遺漏，保管期限劃分不科學(xué)、不規(guī)范、雜亂無章，破壞了資助檔案材料之間的有機聯(lián)系，嚴(yán)重阻礙了檔案整理工作的順利開展。

二、學(xué)生資助檔案管理規(guī)范化對策

（一）加強學(xué)生資助檔案管理工作隊伍建設(shè)。一個完整的學(xué)生資助檔案管理工作隊伍應(yīng)該由三類人員構(gòu)成。一是學(xué)生資助業(yè)務(wù)工作人員。隸屬于學(xué)校資助辦。負(fù)責(zé)完成資助業(yè)務(wù)工作后，按照資助業(yè)務(wù)工作的流程和要求收集資助檔案材料，為資助檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。并在資助檔案管理工作中對檔案工作人員提出合理化的建議，如確定分類、保管期限、卷內(nèi)文件排序等。二是兼職資助檔案管理人員。隸屬于學(xué)校資助辦。負(fù)責(zé)按照?n案整理的工作要求對資助檔案進(jìn)行初步整理，并按年度（學(xué)年）向?qū)W校綜合檔案移交資助檔案，保證資助檔案完整齊全、歸檔及時，做好資助業(yè)務(wù)工作人員和學(xué)校綜合檔案員的助手。三是綜合檔案員。即學(xué)校綜合檔案室的工作人員。主要職責(zé)是按照檔案管理工作的原則和要求，接收資助檔案，并編入學(xué)校綜合檔案，做好資助檔案的整理、保管和提供利用工作，充分發(fā)揮資助檔案的作用。

資助檔案管理工作隊伍可結(jié)合學(xué)校的實際進(jìn)行配備。按照資助工作的內(nèi)容和特點，學(xué)校資助辦可設(shè)在政教處（學(xué)工科）或教務(wù)處（科），按照在校生人數(shù)配備 1 至 2 名資助業(yè)務(wù)工作人員。資助種類少、業(yè)務(wù)工作量小的，可由資助業(yè)務(wù)工作人員兼任資助檔案管理員，同時負(fù)責(zé)資助業(yè)務(wù)和資助檔案的初步整理工作，如普通中小學(xué)等；資助種類多、業(yè)務(wù)工作量大的，可專設(shè) 1 名資助檔案管理員，負(fù)責(zé)對資助檔案進(jìn)行初步整理，協(xié)助資助業(yè)務(wù)工作人員和學(xué)校綜合檔案員的工作。

（二）加強資助檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)。普及和強化資助檔案管理專業(yè)知識的有效方法是加強資助檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，增強資助檔案管理意識，強化資助檔案管理專業(yè)知識，提升資助檔案管理水平。

資助檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)的最好方法是由上級檔案部門和資助業(yè)務(wù)部門聯(lián)合舉辦，如南寧市檔案局和南寧市中小學(xué)資助管理辦公室聯(lián)合舉辦，也可以由南寧市教育局主辦，邀請南寧市檔案局的專家做講座和指導(dǎo)。

培訓(xùn)內(nèi)容要以資助檔案管理專業(yè)知識為主，輔以資助業(yè)務(wù)知識。通過介紹資助業(yè)務(wù)知識，幫助檔案工作人員理清思路，理解領(lǐng)會資助檔案管理專業(yè)知識。培訓(xùn)要把理論知識培訓(xùn)和實地參觀交流結(jié)合在一起，每次培訓(xùn)可安排一次優(yōu)秀檔案館（室）的參觀交流，邀請優(yōu)秀檔案館（室）的館員來進(jìn)行交流，傳授經(jīng)驗，以提高檔案工作人員的實踐操作水平。

培訓(xùn)時間應(yīng)保持每學(xué)年（年度）一次，這樣既能保證資助檔案管理專業(yè)知識隨時更新，又能解決資助檔案管理工作隊伍因更換人員引起的業(yè)務(wù)交接不到位問題。

（三）制定統(tǒng)一的?Y助檔案管理細(xì)則。具體如下：

1.確定收集范圍。學(xué)生資助有免學(xué)費、國家助學(xué)金、自治區(qū)政府教育獎學(xué)金、南寧市政府教育獎學(xué)金、大學(xué)新生資助、師范生生活補助等幾類，不同的資助形成的檔案材料不同。學(xué)生資助檔案的收集范圍應(yīng)該根據(jù)資助種類確定，不同的資助項目確定不同的收集范圍。收集范圍主要有各項學(xué)生資助業(yè)務(wù)的政策文件、學(xué)生申請及各種證明材料、公示材料、審批文件、資助業(yè)務(wù)工作各環(huán)節(jié)的報表、賬冊等。

2.劃分保管期限。學(xué)生資助工作是國家“關(guān)注民生、重視民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一，涉及國家財政資金的使用和管理，因此，學(xué)生資助檔案的保管期限應(yīng)設(shè)定為永久和 30 年兩種。在對資助檔案材料劃分保管期限的過程中，應(yīng)結(jié)合學(xué)生資助工作的要求，根據(jù)資助工作環(huán)節(jié)來劃分。學(xué)生申請及各種證明材料、審批文件、各種報表、賬冊等重要的資助檔案劃分為永久；公示材料劃分為 30 年；上級下達(dá)的政策文件因是普發(fā)性文件，建議劃分為 30 年。

3.明確整理要求。學(xué)生資助檔案每學(xué)年（年度）移交一次，應(yīng)在本學(xué)年（年度）結(jié)束后 3 個月內(nèi)歸檔。

采用“學(xué)年度（年度）―資助業(yè)務(wù)種類”分類法進(jìn)行分類、整理。每一類資助業(yè)務(wù)檔案的卷內(nèi)文件按照“業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)―材料形成時間”方式進(jìn)行排序。

以件為單位進(jìn)行整理，一份文件、材料為一件。每件檔案的裝訂順序、裝訂方法和要求與文書檔案相同：正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；復(fù)文在前，來文在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前、復(fù)印件在后；不同文字的文本，中文文本在前，其他文種版本在后（特殊規(guī)定除外）。使用棉線裝訂，卷內(nèi)材料裝訂時要去掉金屬物。采用“三孔一線”的裝訂方法。

第4篇：檔案管理制度細(xì)則范文

一、我國民政檔案工作的現(xiàn)狀。

我國民政檔案工作是以《中華人民共和國檔案法》與《檔案實施辦法》為依據(jù)全面展開，為規(guī)范管理民政檔案工作，為社會提供相關(guān)檔案資料，能夠服務(wù)于廣大民政對象，必須加強對于檔案工作人員的思想教育，加大檔案基礎(chǔ)建設(shè)的投入?，F(xiàn)階段我國民政檔案工作是以部門為單位，由科室人員進(jìn)行相關(guān)檔案資料的收集、整理、保管與移交。

為了有效提高檔案管理的水平，改善保管檔案的條件，目前省地（市）級民政部門的檔案按照類型的不同，可以分為文書、基建、財會、照片及聲像檔案等；按照登記類別不同可以分為收養(yǎng)、社團(tuán)管理、涉外婚姻（含港澳臺及涉華僑同胞）、地名及勘界檔案等。我國的民政檔案資料實行著統(tǒng)一化的管理制度，為便于在日后工作中能夠快速便捷地查閱及利用，專職專柜、分開存放是目前檔案資料保管的基本方式。

二、民政檔案工作存在的問題。

隨著我國民政工作的不斷展開，民政檔案資料日積月累，除了建立起相關(guān)的檔案資料管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料分類大綱外，還需要對較規(guī)范、較專業(yè)的檔案資料進(jìn)行分門別類立卷歸檔。指定相關(guān)管理人員，對于較少使用、年限較長的檔案資料進(jìn)行定期整理與封存。雖然在全國民政檔案工作的開展中也取得一定的成績，但在工作進(jìn)行中也存在著一些薄弱環(huán)節(jié)，現(xiàn)歸納如下：

1.上一級的民政部門疏于對相關(guān)檔案部門的管理監(jiān)督。目前全國民政部門雖有定期開展相關(guān)專業(yè)的檔案檢查，但只停留在提供指導(dǎo)性建議的層面上，而對于相關(guān)政策的實行還需要有硬性的要求。

2.對于專業(yè)化檔案資料的管理制度有待加強。目前地方性民政部門只按照文件的歸檔制度來管理檔案，對于檔案的查找、借閱及保管沒有更詳細(xì)的管理制度。而專業(yè)化專門類的檔案管理細(xì)則的缺乏，使得更多專業(yè)化的檔案資料無法得到全面性地統(tǒng)一管理。

3.民政檔案資料保管條件的不足及相關(guān)管理人員知識的欠缺。在我國大部分縣級以下民政部門都無法提供專門的檔案資料保管場地，只用一兩間辦公室來替代，無法做到檔案管理的防潮、防蟲、防火工作，不利于長期檔案保管。而管理檔案人員知識水平的欠缺，也直接影響著檔案管理的水平。

4.檔案管理信息化水平有待提高。為了能夠全國聯(lián)網(wǎng)方便查找相關(guān)檔案資料，勢必需要進(jìn)行檔案資料的信息化管理，而由于二三線城市無法建立起多媒體的檔案信息，開發(fā)檔案軟件的水平有限，使得全國民政檔案資料共享脫接，勢必造成資源的浪費。

三、改進(jìn)民政檔案工作的方法。

雖然以上的問題存在著多方面的原因，既有民政部門對于檔案工作的不夠重視，也有相關(guān)檔案管理制度的不健全，檔案保管條件與管理人員知識不足，及檔案管理信息化建設(shè)的欠缺等。倘若這些問題不采取措施予以改進(jìn)，勢必會對民政部門今后的各項工作展開，造成一定的影響。所以，我們應(yīng)當(dāng)正視目前存在的問題，積極采取相關(guān)措施，改進(jìn)民政檔案工作的方法。

1.加大對各級民政檔案工作的監(jiān)管力度，履行其管理職責(zé)。根據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，檔案管理工作遵循著統(tǒng)一管理、分級監(jiān)督的原則。為此，各級相關(guān)民政部門應(yīng)認(rèn)真貫徹落實國家檔案相關(guān)法律法規(guī)，在指定范圍內(nèi)對民政檔案工作進(jìn)行必要的監(jiān)督與指導(dǎo)，加大對檔案部門的監(jiān)管力度，履行相應(yīng)的管理職責(zé)。同時作為各級民政檔案部門，應(yīng)積極主動地配合其監(jiān)管部門的工作，建立起相應(yīng)的檔案管理崗位責(zé)任制，實現(xiàn)目標(biāo)管理化，保證檔案管理工作有條不紊。為了更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用與效益，應(yīng)不斷深化對民政檔案工作重要性的認(rèn)識，使檔案管理工作步入制度化與規(guī)范化。

2.建立完善的專業(yè)化檔案管理制度，提高其工作效率。只有建立完善的檔案管理機制，才能更好地進(jìn)行民政檔案管理工作，制度的建立是根本。針對目前檔案管理的方法，可以制定包括檔案的收集、保管、歸檔、借閱、保密及銷毀等制度，對于檔案管理人員有相應(yīng)的崗位責(zé)任制度，由此才能促進(jìn)民政工作的開展。全國各級民政部門應(yīng)針對檔案的種類進(jìn)行分類式管理，比如機關(guān)文書、財會檔案等，就需要運用到專業(yè)化的知識進(jìn)行檔案管理，目前國家民政部門與檔案局也已相關(guān)專業(yè)檔案管理文件。而為了提高檔案管理工作的效率，必須建立起檔案管理考核機制，并同其它民政工作一并納入考核項目中，只有如此科學(xué)地規(guī)范管理民政檔案資料，才能讓民政檔案工作得到提高。

第5篇：檔案管理制度細(xì)則范文

關(guān)鍵詞：高校人事檔案管理 服務(wù)意識 信息化管理

高校的人事檔案是高校的人事部門對于高校的人才進(jìn)行有效管理的重要依據(jù)，在高校的人才的培養(yǎng)、選拔、任用中發(fā)揮著重要的作用。各個高校一定要重視人事檔案的管理，在日常的工作中嚴(yán)格按照人事檔案的管理制度對于人事檔案進(jìn)行有效的管理，以促使管理人員更加全面、真實的了解高校的人才，以便能夠充分發(fā)揮教職員工在高校日常管理和教學(xué)中的作用，以促進(jìn)整個高校的教學(xué)和科研水平的提高。

1高校人事檔案管理存在的問題

1.1檔案管理不規(guī)范

我國各個高校對于檔案管理部門普遍存在著偏見，學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，將一些不具有檔案管理的專業(yè)素質(zhì)的人員安排到檔案管理部門。檔案管理部門的工作人員很多人根本不了解整個檔案管理的操作流程，有些人甚至有資料上的污點，在思想上對于檔案管理的工作十分排除。在日常的方案管理上十分隨意，沒有按照檔案管理的規(guī)定按照不同人員的檔案進(jìn)行分門別類的管理，甚至在檔案資料的制作上經(jīng)常會出現(xiàn)格式上的錯誤，出現(xiàn)許多有歧義的個人信息。還會管理不善丟失教職員工個人資料的情況，這嚴(yán)重影響了高校的人員管理。

1.2管理條件落后

目前，我國很多高校的檔案管理依然采用傳統(tǒng)的使用紙質(zhì)資料記錄人員的信息，在檔案柜內(nèi)集中保存的檔案管理方式，這種管理方式程序十分繁瑣，還會出現(xiàn)很多的資料流失的現(xiàn)象，不利于高校的人員管理。在檔案的管理方面主要存在著以下的問題：第一，人員的流動性大，大部分高校都缺乏專門的檔案管理人員。第二，檔案管理的信息化水平比較低，不利于提高檔案的管理效率。第三，檔案的查閱程序比較繁瑣，需要經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)的審批，使個人檔案的利用率比較低。

1.3人事檔案管理人員的專業(yè)技能普遍不高

人事檔案的管理具有一套嚴(yán)格的操作流程和技巧方法，檔案管理人員需要具備檔案學(xué)的知識，并有極強的知識運用能力。我國目前的檔案管理的人才十分稀少，加之高校的領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作的輕視，在檔案管理部門安排了很多缺乏檔案管理的專業(yè)技能的人員，對員工的檔案管理比較隨意，缺乏檔案管理工作的嚴(yán)密性、連貫性和真實性，對于檔案的利用造成直接或者間接的損害。

2高校人事檔案管理存在問題的根源

2.1高校領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的重要性的認(rèn)識不足

在我國高校的各個部門對于人事檔案的管理工作十分輕視，對于人事檔案管理的重要性的認(rèn)識不足，是導(dǎo)致高校人事檔案管理存在問題的主要原因。由于很多領(lǐng)導(dǎo)并不是檔案管理的專業(yè)人員，對于檔案管理的流程、方法不是很了解，在加上受到傳統(tǒng)的高校人事管理可有可無的思想的影響，對于支持人事檔案的管理缺乏主動和熱情，使得人事檔案管理的資金和人員投入方面出現(xiàn)了不足，很多檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不完善，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的進(jìn)展。

2.2檔案管理的規(guī)章制度不健全

由于我國大部分高校缺乏檔案管理的專業(yè)人才，很多管理人員的專業(yè)水平不高，并不能根據(jù)國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定和高校目前檔案管理的實際情況制定出科學(xué)合理的檔案管理制度，使得在檔案管理過程中由于沒有明確的管理制度和操作規(guī)定，在檔案管理的操作中具有隨意性。

3加強高校人事檔案管理制度與模式創(chuàng)新的主要措施

3.1加大宣傳力度，增強人事檔案管理意識

加強高校人事檔案管理制度與模式創(chuàng)新對于促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行有著十分重要的作用。可以通過加強各個部門的檔案管理意識，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要做到以下幾個方面：

3.1.1提高人事檔案管理人員的檔案管理意識要使人事檔案的管理人員充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，改變傳統(tǒng)的“重藏輕用”的思想。在提高自身檔案管理水平的同時，對于檔案管理進(jìn)行有效的創(chuàng)新，要緊跟時代的發(fā)展步伐，積極關(guān)注檔案管理領(lǐng)域的新的動態(tài)新的信息，以實現(xiàn)檔案管理的與時俱進(jìn)。

3.1.2加強檔案管理的重要性的宣傳，普及檔案管理的知識加強檔案管理的重要性的宣傳是促進(jìn)財務(wù)管理有效進(jìn)行的重要措施，通過宣傳教育可以增強教職員工對于檔案管理的重要性的認(rèn)識，使人們了解檔案管理的具體細(xì)則。對于高校的工作人員進(jìn)行財務(wù)管理常識的宣傳，為檔案管理人員順利進(jìn)行管理工作提供良好的保障，使其理解檔案管理對于學(xué)校選拔人才的重要作用。

3.2創(chuàng)新管理方式，提高人事檔案管理的信息化水平

近幾年，隨著信息化水平的提高，人事檔案的信息化管理已經(jīng)成為未來人事檔案管理的主要的發(fā)展方向。為了適應(yīng)信息化時代的發(fā)展要求，各個高校要切實建立以人事管理為主的人事檔案數(shù)據(jù)庫，并且通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源的共享，提高人事管理的水平。

3.3規(guī)范管理制度

為了使人事管理工作更加規(guī)范需要做到以下幾點：第一，建立規(guī)范合理的人事檔案管理制度，使人事檔案管理人員在工作中有一定的規(guī)范和準(zhǔn)則做參考。第二，加強管理制度的宣傳，人事檔案管理制度不僅要人事檔案管理人員嚴(yán)格遵守，還需要全體的教職員工共同監(jiān)督和遵守。第三，加強人事檔案管理的安全保密工作。

4總結(jié)

人事檔案管理工作是促進(jìn)高校教學(xué)水平不斷提高的重要保障，在高校的人才任用和選拔中發(fā)揮重要的作用。為了提高人事管理水平，學(xué)校的教職員工要認(rèn)識到人事管理的重要性，不斷創(chuàng)新管理方式，規(guī)范人事檔案管理制度，提高人事檔案的信息化水平，促進(jìn)高校人事檔案管理的不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王云慶,李曉麗,武丹.關(guān)于創(chuàng)新人事檔案管理制度與模式的探索[J].中國人力資源開發(fā),2007,(4).

[2]董潔.信息時代高校人事檔案管理的研究[D].山東大學(xué),2008.

[3]宋紹梅.創(chuàng)新高校人事檔案管理模式的思考[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊,2013,(34).

第6篇：檔案管理制度細(xì)則范文

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理現(xiàn)狀；解決對策

隨著市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)競爭日趨激烈，而企業(yè)間的競爭歸根結(jié)底是人才與技術(shù)層面的競爭。擁有了人才便擁有了較強的競爭力，這使更多的企業(yè)單位越來越重視人力資源管理工作。人事檔案管理屬于人力資源管理中的重要組成部分。它為企業(yè)評價人才提供了有效的依據(jù)，也是對人才進(jìn)行相應(yīng)管理與待遇提供的重要憑借措施與手段。因此，人事檔案管理無論是對企業(yè)還是對個人均有著非常重要的意義。

1 人事檔案管理工作的重要性

人事檔案屬于社會公共信息中十分重要的一個組成部分。它能夠證實個人的學(xué)歷、經(jīng)歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系以及獎懲情況等。從人力資源開發(fā)與管理的角度來看，人事檔案在個人求職與企業(yè)求才時發(fā)揮著重要的作用，能夠提供很多真實、全面的原始資料。對于個人來說，人事檔案也非常重要，能夠反映出個人不同時期的人生軌跡，因此，也是個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷與工作經(jīng)歷的重要憑證[1]。此外，人事檔案管理部門可據(jù)此為職工提供下列服務(wù)：（1）提供婚姻狀況證明；（2）辦理護(hù)照或港澳通行證的政審手續(xù)；（3）為職工代辦申報職稱；（4）為職工代繳相關(guān)養(yǎng)老保險、失業(yè)保險以及大病醫(yī)療統(tǒng)籌，工資調(diào)整等；（5）為流動人員提供身份認(rèn)定與辦理社會保險。

2 人事檔案管理現(xiàn)狀

隨著社會的發(fā)展，人事檔案管理工作得到了一定的發(fā)展，不少單位已實現(xiàn)了檔案管理信息化，極大節(jié)省了人力與物力。相對于私企來說，行政機關(guān)事業(yè)單位對人事檔案普遍較為重視，因此，人事檔案管理也更為規(guī)范。不僅對人事檔案管理員的綜合素質(zhì)進(jìn)行了嚴(yán)格把關(guān)，而且還建有專門的檔案管理人員的相關(guān)檔案。很多私企由于不具備人事檔案管理資格，加上對這項工作不重視，人員流動頻繁，斷檔問題比較嚴(yán)重。

3 人事檔案管理存在的問題

（一）對人事檔案管理缺乏足夠的重視

部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更看重經(jīng)濟效益，將人事檔案管理當(dāng)作事務(wù)性工作。在他們看來，這是一項附屬工作，只要做到檔案不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。在這種錯誤意識的影響下，不少企業(yè)都不重視人事檔案管理工作，導(dǎo)致檔案工作無計劃、無安排，缺乏經(jīng)費、人員方面的保障。有的單位直接將一個簡陋的辦公室作為檔案室，室內(nèi)保管條件差，檔案霉變、返潮、蟲蛀等問題時有出現(xiàn)，極大影響到檔案的完整性。

（二）管理制度有待進(jìn)一步完善

當(dāng)前，很多人事檔案管理部門仍是將《人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》作為工作的主要依據(jù)。但在工作實踐中未根據(jù)自身實際制定相應(yīng)的管理細(xì)則，導(dǎo)致制度執(zhí)行力差。部分單位即使出臺了相關(guān)配套措施與管理細(xì)則，但卻沒有認(rèn)真執(zhí)行。這導(dǎo)致人事檔案管理工作缺乏相應(yīng)的力度，具體表現(xiàn)為收集歸檔資料不完整、不真實；收集歸檔工作被動、不及時；一些人事檔案材料在內(nèi)容與形式上雷同度較高，無法準(zhǔn)確客觀地反映出個人的真實情況[2]。

（三）檔案管理人員業(yè)務(wù)水平偏低，管理方式滯后

很多單位未配備專職的人事檔案人員，往往是采用兼職的方法來應(yīng)付。兼職管理人員工作變動頻繁，加上未接受過專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理水平偏低。他們既不熟悉檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)，也對檔案管理缺乏足夠的重視。另外，他們很多都身兼數(shù)職，對檔案工作投入的精力也十分有限，直接制約了檔案管理水平的提高。目前，檔案管理方式也比較滯后，仍以手工方式調(diào)閱檔案。檔案被反復(fù)調(diào)用后，加上陽光多次照射后容易使紙張變黃變脆，字跡模糊，從而降低了檔案的完整性與安全性。

4 加強人事檔案管理，提高檔案管理水平

（一）增強檔案管理意識，完善檔案管理硬件設(shè)施

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識到人事檔案管理在企業(yè)發(fā)展中所發(fā)揮出的積極作用，將其擺在重要的位置上。同時，將其融入到企業(yè)文化中，利用各種有效的宣傳手段在企業(yè)內(nèi)部宣傳人事檔案的重要性，讓廣大干部職工了解到人事檔案對個人、對企業(yè)有哪些意義，人事檔案管理的主要方法，使其主動配合好人事檔案管理工作。另外，企業(yè)還應(yīng)重視檔案硬件設(shè)施的建設(shè)，加大資金投入，建立專門的人事檔案管理庫房，配備鐵質(zhì)檔案柜，并做到庫房、辦公室、閱檔室分開。同時，庫房內(nèi)必須配備消防設(shè)施、空調(diào)、防潮設(shè)備，做好防火、防潮、防高溫、放光、防蟲、防盜等工作。

（二）建立健全人事檔案管理制度

隨著我國人事制度改革的日益深化，對人事檔案管理工作提出了新要求、新目標(biāo)。因此，企業(yè)必須強化檔案管理意識，并重視相關(guān)制度建設(shè)，實現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、合理化。首先，根據(jù)《檔案法》、《干部檔案管理條例》、《檔案整理工作細(xì)則》等檔案管理制度，并結(jié)合企業(yè)自身實際情況出臺人事檔案管理的相關(guān)配套制度以及實施細(xì)則，完善查（借）閱制度、收集歸檔制度、鑒別核對制度、補充材料制度、保管保密制度等[3]。同時，要明確崗位職責(zé)，實現(xiàn)責(zé)任追究制，確保各項制度得到嚴(yán)格執(zhí)行，從而使人事檔案管理工作有章可循、有法可依。

（三）加強人事檔案隊伍建設(shè)，提高管理水平

檔案隊伍必須從兼職型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變，要安排作風(fēng)好、責(zé)任心強、專業(yè)水平高的人員從事人事檔案管理工作。定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理理論知識與操作技能、計算機操作技能等，以更好地適應(yīng)檔案信息化管理的需要。同時，還要經(jīng)常學(xué)習(xí)關(guān)于檔案的相關(guān)法律法規(guī)，增強檔案法制意識。可為檔案員提供繼續(xù)深造的機會，為企業(yè)培養(yǎng)更多專業(yè)型檔案人才。另外，要改善檔案員的工作環(huán)境與薪資待遇，為招攬人才、留住人才打好基礎(chǔ)。采用激勵機制，并大力宣傳先進(jìn)典型，充分調(diào)動檔案人員的工作積極性。

（四）加快人事檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來，傳統(tǒng)的人工管理模式早已無法滿足人事檔案管理的要求。因此，必須加快人事檔案管理電子化的進(jìn)程，配備計算機、管理軟件，建立健全人事信息數(shù)據(jù)庫等，實現(xiàn)人事檔案的電子化與無紙化。同時，依托辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為有關(guān)部門與個人提供人事檔案信息服務(wù)。

（五）提高對人事檔案材料的利用率

在做好人事檔案管理的同時，企業(yè)還要增強服務(wù)意識，提高對檔案資源的利用效率，使其發(fā)揮出更多的效用。首先，必須將檔案利用的工作理念貫穿到檔案管理的整個過程中，從而為檔案利用工作做好鋪墊。其次，對人事檔案材料中涉及到的重要內(nèi)容要有選擇性的保留，并對某些內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的補充。根據(jù)“準(zhǔn)確、適度、保密”的檔案查閱三原則要求，為相關(guān)部門與個人提供多元化的檔案利用服務(wù)。合理公開部分人事檔案，為企業(yè)管理層選擇更多優(yōu)秀人才提供參考依據(jù)，也滿足了個人的知情權(quán)。同時，在人事檔案管理信息化與網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程中，還應(yīng)加強對人事檔案資源的異地共享。對擁有檔案保管權(quán)利的部門賦予相應(yīng)權(quán)限，允許其通過網(wǎng)絡(luò)查閱相關(guān)檔案資料，而不具有權(quán)限的單位則無法查閱資料。此外，還應(yīng)逐步建立人事檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)對人事檔案信息保存、交換、傳遞的標(biāo)準(zhǔn)化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]陳亞蘭.試論人事檔案管理工作的重要性[J].中國市場，2012，35（14）：169-170.

第7篇：檔案管理制度細(xì)則范文

關(guān)鍵詞：檔案；不動產(chǎn)登記；不動產(chǎn)登記檔案

2018年，新組建的中華人民共和國自然資源部，開始對不動產(chǎn)登記檔案實施集中管理。不動產(chǎn)登記檔案是指在不動產(chǎn)登記工作中形成的具有保存價值的各種形式各種載體的原始性憑證和材料。不動產(chǎn)登記檔案客觀、全面、真實記錄了工作過程中的各種活動，對于不動產(chǎn)各項工作的開展具有重要的參考價值和指導(dǎo)意義。

1不動產(chǎn)登記檔案的特點

1.1復(fù)雜性。不動產(chǎn)登記主要涉及土地、海域、房屋及林木等定著物，涉及的部門和內(nèi)容多。從不動產(chǎn)登記的類別來看，包括首次登記、變更登記、注銷登記、查封登記等；而從具體不動產(chǎn)權(quán)利來看，《不動產(chǎn)登記暫行條例》中明確了十大類適用不動產(chǎn)登記的權(quán)利，包括集體土地所有權(quán)、建設(shè)用地使用權(quán)、地域權(quán)及宅基地使用權(quán)，等等。可以看出，不動產(chǎn)登記工作本身就比較復(fù)雜，而從不動產(chǎn)登記的具體運行來看，各項工作的程序也十分復(fù)雜，譬如，房屋登記工作，需要全面了解土地信息、常住人口、房屋銷售面積等，需要搜集記錄大量的內(nèi)容和數(shù)據(jù)。而我國疆域遼闊且人口眾多，不動產(chǎn)登記工作十分復(fù)雜，相對應(yīng)檔案管理工作也具有復(fù)雜性，管理難度大。1.2動態(tài)性。市場經(jīng)濟快速發(fā)展，不動產(chǎn)交易成為市場交易的一種普遍形式，最為常見的即商品房交易。有交易就會涉及不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的變化。不動產(chǎn)登記工作是動態(tài)發(fā)展的一項工作，需要即時更新相關(guān)的信息，以確保信息的準(zhǔn)確性，從而確保產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益?；诖耍粍赢a(chǎn)檔案同樣需實時更新，真實客觀地反映不動產(chǎn)交易的各項活動，檔案管理工作要求及時、全面、客觀、真實。1.3專業(yè)性。從專業(yè)性的角度來看，不動產(chǎn)登記檔案具有其獨特性，是一種特殊的專業(yè)檔案，2016年，《不動產(chǎn)登記暫行條例實施細(xì)則》頒布，其中第六章第九十四條明確了不動產(chǎn)登記檔案的具體內(nèi)容：一是不動產(chǎn)登記簿等不動產(chǎn)登記結(jié)果；二是不動產(chǎn)登記原始資料，如申請人身份材料、登記原因等。［1］可以說，不動產(chǎn)登記檔案存儲了權(quán)利人的所有登記信息，能夠為相關(guān)職能部門和個體用戶提供不動產(chǎn)登記信息、出具相關(guān)證明，相比于一般的文書檔案，不動產(chǎn)登記檔案具有較強的專業(yè)性。

2不動產(chǎn)登記檔案管理的問題分析

2.1管理難度比較大。不動產(chǎn)登記檔案管理難度大主要源于三點原因：一是檔案意識薄弱。不動產(chǎn)登記檔案以法律的形式明確了物權(quán)所有者的權(quán)利，能夠保護(hù)物權(quán)所有者的合法權(quán)益。但在檔案管理的實際工作中仍存在意識不強的問題，部分單位并未出臺符合工作實際的配套管理制度，檔案管理缺乏規(guī)范性。二是配套設(shè)施不完善?；ヂ?lián)網(wǎng)+時代，檔案的信息化建設(shè)、數(shù)字化管理成為發(fā)展趨勢，但由于資金問題，部分基層管理部門仍存在基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備不健全的問題，這不利于檔案的規(guī)范化管理。三是檔案數(shù)量與日俱增。隨著市場經(jīng)濟的繁榮發(fā)展，城市規(guī)模不斷擴大，房地產(chǎn)市場十分活躍，不動產(chǎn)管理活動在社會生活中發(fā)揮著越來越大的作用，也造成了各種不動產(chǎn)檔案資料的不斷累積。［2］發(fā)達(dá)省份的市級單位產(chǎn)生的不動產(chǎn)檔案存卷可能多于100萬卷且資料分散保存在各個不同的部門，難以實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一規(guī)范化管理。2.2信息更新不及時。前文已經(jīng)提到，不動產(chǎn)登記檔案工作具有較強的動態(tài)性，隨著我國房地產(chǎn)市場的繁榮發(fā)展，不動產(chǎn)交易的數(shù)量和頻次與日俱增，房產(chǎn)權(quán)屬的變更成為普遍現(xiàn)象，這就要求不動產(chǎn)登記檔案管理工作做到信息的即時更新，以確保信息的準(zhǔn)確性和真實性。但從不動產(chǎn)登記工作的實際運行來看，全國范圍內(nèi)每天的交易次數(shù)多，可能存在應(yīng)發(fā)生變更的不動權(quán)屬，但不動產(chǎn)檔案尚未緊隨權(quán)屬的變更而即時更新數(shù)據(jù)，這樣就可能造成后期產(chǎn)生法律糾紛問題。此外，隨著經(jīng)濟和社會發(fā)展的需求，國家的土地政策也歷經(jīng)了多次改變，由于檔案意識薄弱或者專業(yè)人員不足等原因，不動產(chǎn)登記檔案信息更新不及時，從而產(chǎn)生系列后續(xù)問題。2.3管理格局不成熟。不動產(chǎn)登記檔案涉及的內(nèi)容十分廣泛，既包括自身各檔苑論壇類業(yè)務(wù)工作行程的檔案資料，還包括從不同部門，如農(nóng)業(yè)部門、林業(yè)部門、房管部門等移交過來的檔案資料，形成了一個十分龐大的檔案信息資源庫。目前，不動產(chǎn)檔案管理工作主要由自然資源和規(guī)劃部門負(fù)責(zé)，能夠有效解決城鎮(zhèn)化建設(shè)中住房拆遷安置補償問題和市場經(jīng)濟中房地產(chǎn)交易問題。但不動產(chǎn)登記檔案涉及多個部門，部分領(lǐng)域不動產(chǎn)登記檔案工作機制尚不成熟，仍存在收集不齊全完整、保管不規(guī)范等問題，這就給不動產(chǎn)登記檔案的規(guī)范化管理帶來了不良影響。如何進(jìn)一步完善管理格局，逐步實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案的統(tǒng)一規(guī)范化管理值得探究。2.4數(shù)字化管理不健全?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，信息技術(shù)快速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)登記”大大提升了不動產(chǎn)登記工作的效率，但給不動產(chǎn)登記檔案管理帶來了沖擊，主要體現(xiàn)為三個方面：一是不動產(chǎn)登記機構(gòu)更加注重精簡流程，業(yè)務(wù)部門完成登記后，未即時與檔案管理部門完成有效對接，由此造成業(yè)務(wù)工作與歸檔工作脫節(jié)。二是“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)登記”，此種工作方式能夠?qū)崿F(xiàn)“不見面審批”，推行“無紙化辦公”，但部分機構(gòu)忽視電子文件的歸檔，只是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成信息的相關(guān)登記，并未完整保存好業(yè)務(wù)過程中形成的各類電子文件，導(dǎo)致登記材料缺失影響正常歸檔。三是“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)登記”形成的檔案資料包括紙質(zhì)和電子兩種載體，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，檔案管理的手段和方式均需進(jìn)行調(diào)整。［3］

3不動產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理探析

3.1參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，完善管理制度。完善的管理制度能夠為不動產(chǎn)登記檔案的規(guī)范化管理提供執(zhí)行依據(jù)，為實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，各省市職能部門均結(jié)合自身不動產(chǎn)登記工作實際出臺了相應(yīng)的管理規(guī)范。譬如，2019年，湖南省不動產(chǎn)登記中心制定的《不動產(chǎn)登記檔案管理規(guī)范》正式，立足湖南省不動產(chǎn)登記工作實際，明確了不動產(chǎn)登記檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍及保管期限等相關(guān)規(guī)范，［4］對于推動省內(nèi)不動產(chǎn)登記檔案的管理具有重要意義。職能部門出臺的相關(guān)管理規(guī)范在檔案管理方面發(fā)揮著重要作用，完善相關(guān)管理制度要參照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，如《中華人民共和國檔案法》《不動產(chǎn)登記暫行條例》《不動產(chǎn)登記暫行條例實施細(xì)則》等，這些是開展不動產(chǎn)檔案管理工作的重要參照標(biāo)準(zhǔn)，在遵循法律法規(guī)的前提下，要以上述規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)為主要指導(dǎo)依據(jù)。3.2理順工作機制，實施動態(tài)管理。不動產(chǎn)登記檔案具有較強的實時性，需要進(jìn)行動態(tài)管理，保障產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益。實施動態(tài)管理需關(guān)注三點內(nèi)容：一是實現(xiàn)業(yè)務(wù)工作與檔案工作的無縫對接。不動產(chǎn)登記工作本身就具有動態(tài)性，任何環(huán)節(jié)的變動、任何信息的更改均會影響檔案，檔案管理工作要緊隨業(yè)務(wù)工作的進(jìn)度適時更新相關(guān)信息。二是明確各職能機構(gòu)的職責(zé)。不動產(chǎn)登記檔案管理工作涉及多個部門，各部門之間應(yīng)強化交流，對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，明確各職能部門在檔案管理中的作用并督促落實各項工作，確保檔案收集的齊全完整。三是要強化檔案意識。通過宣傳教育進(jìn)一步強化產(chǎn)權(quán)人、業(yè)務(wù)辦理人員和檔案管理人員的檔案意識，各參與人員意識到檔案的重要性有利于實現(xiàn)各方的良性溝通，有利于做好檔案數(shù)據(jù)的更新工作。3.3掌握核心技術(shù)，推進(jìn)數(shù)字管理?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代，不動產(chǎn)登記檔案面臨新的機遇與挑戰(zhàn)，檔案管理的模式需要進(jìn)一步完善以適應(yīng)不斷變化的形勢。不動產(chǎn)登記檔案管理機構(gòu)應(yīng)充分運用大數(shù)據(jù)、云存儲等先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)檔案的智能化管理。推進(jìn)數(shù)字化管理可以從三個方面著手：一是逐步推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化建設(shè)。將以前遺留的紙質(zhì)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，采用OCR識別技術(shù)將數(shù)字化形成的圖像文件轉(zhuǎn)化為文字文件，實現(xiàn)檔案的全文檢索。二是建立不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效對接，用大數(shù)據(jù)思維管理檔案，檔案的收集、利用等各項工作均實現(xiàn)在線辦理。三是注重信息化人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。不動產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化管理是一項系統(tǒng)工程，是一個持續(xù)性發(fā)展的工作，需要專業(yè)的人才作保障。

在人才引進(jìn)階段，注重考察人才的專業(yè)技能、信息技術(shù)及職業(yè)素養(yǎng)。此外，注重人才的培養(yǎng)，系統(tǒng)開展專業(yè)技能、信息技術(shù)、知識結(jié)構(gòu)和服務(wù)理念等方面的培訓(xùn)，以更好地適應(yīng)不動產(chǎn)登記檔案管理工作出現(xiàn)的新變化和新需求。

參考文獻(xiàn)：

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［2］王小童.不動產(chǎn)檔案的集約化管理思路和策略分析［J］.蘭臺世界，2019（9）：73—75.

［3］韋宇珉.基于“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)登記”檔案管理探析［J］.城建檔案，2019（6）：54—58.

第8篇：檔案管理制度細(xì)則范文

隨著人們生活節(jié)奏的不斷加快、信息科技的不斷發(fā)展以及辦公條件日益自動化，使得檔案管理電子化已成為不可阻擋的趨勢。顧名思義，電子檔案是指將人們所需要記錄、保存的信息、內(nèi)容，以文字、圖表、數(shù)字、圖形等方式記錄在計算機上面，并將其制作成可供人們閱讀、傳輸以及處理的電子文件。但是，電子檔案并不是無懈可擊的，如果沒有做好十足的安全措施，它將很容易丟失、被篡改。因此，這也意味著電子檔案是不能夠完全的取代傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案在人們生活中的重要性。但是，電子檔案給人們生活和工作所帶來的便利性，卻是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不能替代的。

1 檔案管理電子化的現(xiàn)狀及問題

1.1 沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)

由于目前我國的檔案信息管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式?jīng)]有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，沒有建立數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，使得其在層次、規(guī)范上具有較大的差異性，從而導(dǎo)致其開發(fā)性、服務(wù)性和共享性較差，不能真正意義上的實現(xiàn)檔案信息的資源共享。

1.2 缺乏通用性，不能對其進(jìn)行統(tǒng)一的信息管理

眾所周知，我國檔案管理電子化興起的時間還比較短，因此，還存在著較多的問題，其中缺乏通用性就是其存在的問題之一。同時，由于目前各公司和單位所使用的計算機型號、規(guī)格不統(tǒng)一，且檔案管理的軟件存在較大的差異，使得各公司之間的資源不能實現(xiàn)共享。而且，目前也沒有一個軟件能夠使其既能夠應(yīng)用于文件檢索，又能夠?qū)λ形臋n進(jìn)行統(tǒng)一的檔案信息管理。由于這一缺陷，給檔案的信息管理工作中的快速編輯帶來了巨大的困撓，也使得我國檔案管理的電子化發(fā)展受到了極大的阻礙，給其發(fā)展帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

1.3 缺乏標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案管理工作

檔案信息管理要想實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的電子化，就要先做好檔案管理工作，并使其標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。但是由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不規(guī)范、檔案質(zhì)量不高，尤其是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性較差，因此，每個檔案管理系統(tǒng)只能根據(jù)自身的需求對其進(jìn)行歸納，從而使得檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

2 相應(yīng)的解決對策及路徑

2.1 建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度

為了未來能夠更好地發(fā)展電子檔案管理制度，建立一個統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度將是目前的檔案管理工作的首要任務(wù)。為了建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度必須要做好以下幾個方面：首先，應(yīng)該規(guī)定一個統(tǒng)一的電子檔案制作、收集及歸納的標(biāo)準(zhǔn)，讓每一個需要進(jìn)行檔案管理工作的企業(yè)和單位都能夠有標(biāo)準(zhǔn)可依，從而按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理和工作；其次，要對所制作的電子檔案進(jìn)行整理、分類、歸納以及總結(jié)，使其能夠方便人們的使用和查詢；最后要安排專人對其進(jìn)行保管，以防其因工作的調(diào)整、計算機的損壞、工作的交移過程等原因而造成的檔案的丟失、遺漏、損壞、被篡改等問題，確保檔案資料的完整性。

2.2 建立電子檔案的資源共享平臺

建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進(jìn)行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個專門的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進(jìn)行分類、整理，并按分類的結(jié)果編寫檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對不同等級設(shè)置不同的訪問權(quán)限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。

2.3 加強對電子檔案管理人員的技術(shù)培養(yǎng)

對于當(dāng)前的電子檔案管理工作者主要有兩個來源，一是擁有專業(yè)計算機知識、技能的人才所擔(dān)任的，另一種是企事業(yè)單位現(xiàn)有的電子檔案管理人員。對于擁有專業(yè)計算機知識、技能的人才，一般需要單位從外部進(jìn)行招聘，并對其進(jìn)行相應(yīng)的短期培訓(xùn)，使其了解本企業(yè)單位的實際情況，并很好的適應(yīng)工作的需要；對于現(xiàn)有的電子檔案管理人員，要加大培訓(xùn)的投入力度，讓其能夠掌握系統(tǒng)、全面的電子檔案管理所需的基本知識、計算機知識等技能，從而解決電子檔案管理人員短缺的問題。

2.4 做好硬件設(shè)施的維護(hù)、更新工作

由于科技的不斷進(jìn)步，計算機也在不斷地更新?lián)Q代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計算機技術(shù)和軟件技術(shù)也要緊隨時代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設(shè)施的維護(hù)和更新工作是相當(dāng)重要的。隨著電子信息化的不斷發(fā)展，檔案管理電子化已成為未來辦公的必然趨勢，因為它不但能夠提高工作效率，減少人力、物力、財力的浪費，還能大大的減少文獻(xiàn)再次加工的時間的浪費，提高檔案信息的時效性，因此，可以說檔案的電子化對于我國的檔案管理工作意義重大，必須要加大對其的研究力度，使其能夠最大限度的為我國的檔案電子化帶來益處。

第9篇：檔案管理制度細(xì)則范文

高校圖書館的檔案是非常重要并且珍貴的文獻(xiàn)資料，對高校未來的發(fā)展有著不可替代的重要作用。但隨著社會的發(fā)展和諸多工作的展開，高校圖書館檔案管理工作存在的諸多問題漸漸露出水面，面對這些問題，如何結(jié)合現(xiàn)狀和發(fā)展形勢提出行之有效的解決措施，是擺在高校圖書館面前的一個重要研究課題。

1 高校圖書館檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 高校圖書館檔案管理概況

隨著數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，我國絕大部分高校都已建成電子圖書館，完成了數(shù)字檔案的建設(shè)。各高校也根據(jù)自身的實際情況制定出了相應(yīng)的圖書館檔案管理方案，利用信息化的數(shù)字處理系統(tǒng)使得圖書館的檔案歸檔、整理、保管、利用、統(tǒng)計等各項工作都更加規(guī)范化、制度化、簡便化。利用電子信息技術(shù)管理，是檔案的分類、編制、檢索的效率都得以大幅度的提高，與此同時也是圖書館檔案管理的工作效率也得到大幅度的提升。

1.2 高校圖書館檔案范圍與分類

人事檔案、行政類檔案、資產(chǎn)類檔案、業(yè)務(wù)檔案、黨群檔案等是圖書館檔案管理工作的主要內(nèi)容。人事檔案主要是高校職工的學(xué)歷證明、獎罰情況、培訓(xùn)材料、職務(wù)申報材料等。行政類檔案主要是簡報以及記錄，如會議記錄、工作簡報、《中國索引》、圖書館通知與通報、圖書館通訊等。還指科研教學(xué)管理和館史，如圖書館擴建、新聞報道以及館慶等等，還有教學(xué)管理、項目管理、學(xué)位建設(shè)等等。部分行政檔案還指國際國內(nèi)交流與合作。資產(chǎn)類檔案主要指圖書館內(nèi)的儲存設(shè)備、儀器設(shè)備等固定資產(chǎn)，如電腦、書架、監(jiān)控、掃描儀、打印機等等。業(yè)務(wù)檔案主要是圖書館的建設(shè)和發(fā)展?fàn)顩r，圖書館的安全工作、讀者服務(wù)工作、交流工作等。其他檔案工作其他圖書館贈予的有價值的資料、圖書館活動中所留下的影像資料、獎品、照片等等。

2 高校圖書館檔案管理工作中存在的問題

2.1 對圖書館檔案管理工作的重視不夠、意識淡薄

目前，大多數(shù)高校圖書館都存在著管理意識淡薄、管理觀念落后的問題。這表現(xiàn)在以下方面：高校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有足夠重視圖書館的檔案管理工作，認(rèn)為抓教學(xué)以及搞科研才能帶動高校的發(fā)展。對于圖書館的檔案管理工作，無論是設(shè)備還是人員的投入都遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到實際需求，嚴(yán)重限制了圖書館的檔案管理工作的發(fā)展。他們一般認(rèn)為圖書館檔案管理工作就只是簡單的對檔案進(jìn)行保存與裝訂，而沒有站在歸檔后的利用以及查詢的角度去看待檔案管理工作。

2.2 信息化落后，管理人員素質(zhì)不高

當(dāng)代社會，任何行業(yè)的發(fā)展都離不開信息技術(shù)的支撐，而目前大多數(shù)高校圖書館檔案管理工作還擁有著相對落后的信息技術(shù)，圖書館檔案管理人員的素質(zhì)也普遍不高。首先，圖書館檔案管理設(shè)施的匱乏阻礙了圖書館檔案管理的信息化建設(shè)。其次，高校往往是在教學(xué)和科研工作上引進(jìn)高素質(zhì)人才，而對于圖書館檔案管理工作的人才引進(jìn)方面卻顯得比較吝嗇，而且年齡結(jié)構(gòu)也不是特別的合理，檔案管理人員年齡普遍偏大，因此檔案管理人員思想保守、對信息技術(shù)的掌握程度有限的現(xiàn)象在高校圖書館的檔案管理工作中比較普遍，故而阻礙了高校圖書館檔案管理的信息化建設(shè)和健康的發(fā)展。

2.3 管理模式落后，檔案管理制度不健全，

各高校圖書館都有著自己的檔案管理制度和管理模式，但大多數(shù)高校圖書館的管理制度都比較陳舊，也沒有隨著時代的發(fā)展而適當(dāng)?shù)男薷耐晟疲瑢?dǎo)致過時、與實際工作脫節(jié)的現(xiàn)象出現(xiàn)。這與高校圖書館沒有形成統(tǒng)一的檔案管理工作有關(guān)，圖書館檔案管理部門與各學(xué)院各部門之間缺少有效的對接和溝通，致使歸檔環(huán)節(jié)出現(xiàn)各種不合規(guī)范的現(xiàn)象。第二點是圖書館的檔案管理工作沒有根據(jù)時代的發(fā)展而修整完善，也就是說沒有做到與時俱進(jìn)。如檔案管理工作的信息化建設(shè)、系統(tǒng)的升級等等都對檔案管理制度提出了新的要求，所以要對既有的制度進(jìn)行修訂、完善，使其更加規(guī)范、更加健全。

3 高校圖書館檔案管理工作問題的解決對策

3.1 提高意識和重視程度

意識是行動的先導(dǎo)，所以在檔案管理工作中首先要改變管理者的意識，徹底改變過去重視不足、認(rèn)識不夠的局面。要做到這一點，第一步是做好宣傳工作，是整個高校上下都重視檔案管理工作，讓檔案管理工作深入人心。然后，檔案管理者要自覺提高自己的意識，改變落后的觀念，時刻意識到圖書館的檔案管理工作直接影響到廣大師生的切身利益和有關(guān)工作的順利展開。最后，學(xué)校廣大教職員工以及各個部門都應(yīng)該主動配合圖書館檔案管理部門的工作。

3.2 加強檔案管理隊伍的建設(shè)

任何工作都不能忽視人才隊伍建設(shè)這一環(huán)，高校檔案管理工作也是一樣，培養(yǎng)和引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人才是檔案管理工作高校開展的有力保障。加大力度引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員是高校首先應(yīng)該做的，使檔案管理人員思想保守、業(yè)務(wù)能力不達(dá)標(biāo)、年齡結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)狀得到改善，充實并壯大檔案管理隊伍。然后，高校還應(yīng)該在引進(jìn)高素質(zhì)人才的基礎(chǔ)上加強對既有管理人員的培養(yǎng)，通過政策保障來使管理人管參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、深造，是管理人員真正適應(yīng)圖書館檔案管理工作的工作需求。

3.3 建立先進(jìn)的管理模式和健全的檔案管理制度

推動管理工作最行之有效的內(nèi)核動力就是制度，對于完善高校圖書館檔案管理工作，一套健全、系統(tǒng)的管理制度是必不可少的。所以，高校圖書館要想提高檔案管理水平，就必須建立起一套健全的、系統(tǒng)的、行之有效的檔案管理制度。首先，圖書館的檔案管理工作要有學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)來親自抓，并成立系統(tǒng)的組織機構(gòu)，各學(xué)院、各部門與圖書館檔案管理部門要建立起結(jié)合管理模式，責(zé)任到人，明確分工，做到對接通暢、收集及時、歸檔順利。其次，圖書館檔案管理制度要與時俱進(jìn)，根據(jù)時代的發(fā)展調(diào)整管理細(xì)則，創(chuàng)新管理模式，使工作效率得到提高，為廣大師生作出更好的服務(wù)。

3.4 提高檔案的信息化水平

當(dāng)今時代，信息化已經(jīng)在人類生活和工作的各個領(lǐng)域都發(fā)揮著不可或缺的作用，圖書館的檔案管理工作如果沒有信息化工具來管理，必定會是圖書館檔案管理工作的發(fā)展止步不前。因此，高校應(yīng)該加大圖書館檔案管理工作的信息化建設(shè)，從設(shè)備、軟件、管理方式等多方面投入、引進(jìn)，將現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)積極的應(yīng)用于圖書館檔案管理工作中，共建共享檔案資源信息，最大限度的發(fā)揮檔案管理的信息功能。