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第1篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

關鍵字：辦公自動化；文書檔案；檔案管理

文書檔案管理工作是指機關團體、企事業(yè)等單位針對履行自身職責過程中形成的文件轉化為檔案后所開展的收集、整理、保管、利用和編研等方面的工作。其目的在于保證文書檔案齊全完整的基礎上，最大限度的發(fā)揮文書檔案的價值。隨著信息技術在社會生活各方面的應用，文書檔案管理工作也要緊跟時代的發(fā)展，繼承和發(fā)揚傳統(tǒng)檔案管理積累的成功經驗，充分利用辦公自動化普及的契機，提升文書檔案管理工作的效能。

1 辦公自動化環(huán)境能夠有效提升傳統(tǒng)文書檔案管理工作的時效性

在紙質檔案環(huán)境下，文書檔案的實體和信息是合二為一不可分割的，在很大程度上影響到文書檔案管理工作的時效。比如在歸檔環(huán)節(jié)，部分還會使用的文件在年度歸檔的時候可能無法正常歸檔，無法保證后續(xù)按照年度查找文件，有的甚至造成遺漏，影響檔案質量。再比如借閱和利用相關的檔案必須到檔案室，履行規(guī)定的手續(xù)，完成相關的登記，才能完成整個利用過程，對于尚處于機關檔案室保管的文書檔案影響還在可控，對于移交進館的檔案就需要投入更多的人力物力才能實現(xiàn)利用。這些都影響到文書檔案信息價值的發(fā)揮。辦公自動化平臺的成熟和普遍運用，對于利用這來說，實現(xiàn)了文書檔案實體和檔案信息的分離。平臺內的文書檔案信息可以保持24小時在線，利用者通過網(wǎng)絡實現(xiàn)適時查閱利用。由于平臺的系統(tǒng)提供便捷的檢索，用戶可以通過自然語言進行檢索，實現(xiàn)文書檔案整體信息的利用，提高了利用工作的效率。近年來，隨著大數(shù)據(jù)技術的應用，系統(tǒng)可以在完成檔案信息檢索的同時，對信息利用者的需求、利用習慣等進行記錄，通過數(shù)據(jù)分析可以定期主動為利用者提供相關的信息內容，將單項被動的信息利用變成雙向互動的信息交流，使文書檔案工作的整體工作效率得到質的提升。

2 辦公自動化環(huán)境能夠從根本上改變傳統(tǒng)文書檔案的保存形態(tài)

在傳統(tǒng)文書檔案管理體系中，文書檔案基本上都是以紙質的物理形態(tài)存在的。紙質材料作為一種無法再生的信息載體，一旦受到損壞很難進行修復，從而造成檔案信息的丟失。在保存過程中對溫度、濕度等環(huán)境要素有明確的要求，而對紙質文書檔案的頻繁利用也會造成物理材料的損壞，又形成了對利用、復制等多方面的限制。因此，為盡可能長的延續(xù)文書檔案的物理實體壽命從而保證文書檔案信息的長久存在，需要投入大量的財力、物力和人力，對于機關檔案室來說是一項重要的投入。辦公自動化平臺的運用最直接的效果就是文書檔案的物理實體更加多樣，在確保紙質的基礎上，可以有光盤、磁盤甚至永久在線等多種形式。對于傳統(tǒng)文書檔案，通過數(shù)字化將其信息和載體分離，實現(xiàn)不動用實體提供利用，使紙質文書檔案的保存更加長久。對于新形成的電子文書檔案，除了為了保證原始憑證性而采取紙質保存外，絕大多數(shù)電子文件不要制作紙質文件，節(jié)約了辦公經費，同時使文書檔案的物理載體更加多樣化，保證了文書檔案在保證信息利用的基礎上，能夠重要的歷史信息更加安全長久的保存。

3 辦公自動化環(huán)境能夠有效簡化傳統(tǒng)文書檔案工作的流程

傳統(tǒng)模式的文書檔案管理一般`屬于機關的辦公室，由于受到機關編制等方面的影響，很多單位的文書檔案管理工作沒有專職人員承擔，一般由兼職人員完成。文書檔案工作是一項頭緒繁多、要求嚴格的工作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)計準確無誤。檔案工作從歸檔開始，到移交、編目、上架，以及日常的管理工作都需要人力的投入，兼職人員很難保證高質量的完成相關工作。特別是日常的借閱利用工作，需要查找、登記，辦理相關手續(xù)等等。在辦公自動化環(huán)境下，自動化基礎下的文書檔案管理工作主要是網(wǎng)絡作為工具，有了檔案管理系統(tǒng)的協(xié)助，借助計算機和網(wǎng)絡操作上也不需要耗費太多的時間和精力。在辦公自動化系統(tǒng)中，文件歸檔工作只需將文件拷貝到檔案部門統(tǒng)一歸檔，這樣既節(jié)省時間，檔案管理部門也不必花費大量人力、物力來進行紙制文件的歸檔。很多工作內容通過計算機數(shù)據(jù)庫之間的關聯(lián)就可以完成，使得原本復雜的工作變得簡單，能提高文書檔案的質量，減少時間和空間，快速地對不同的信息進行搜集和分類以及統(tǒng)計，推動使用工作的開展。在辦公自動化條件下，檔案工作自身形成的管理系統(tǒng)也包括在內，這個系統(tǒng)可以使文書檔案的利用效率和質量在不同程度上都得以提高，工作人員可以根據(jù)自己不同的需求對所選的文件信息做出響應，并且還可以對其進行脫機處理，為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準率，同時可以借助第三方平臺及時了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點動態(tài)。

4 辦公自動化環(huán)境能夠加速文書檔案工作標準化進程

辦公自動化條件下的文書檔案管理工作不是將傳統(tǒng)工作內容的簡單照搬到網(wǎng)絡上的，而是根據(jù)文書檔案管理工作的實際，通過新技術的發(fā)明和應用能夠促進文書檔案的管理工作朝著標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展，推動規(guī)范文檔管理體制的形成，統(tǒng)一技術操作標準，最終實現(xiàn)管理工作的科學化、高效化，提高文書檔案管理水平，及時、準確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求。規(guī)范的文書管理體制是實現(xiàn)自動化的基礎。在辦公自動化環(huán)境下，必須實行“文件-檔案一體化管理”，將檔案部門對文件管理的前期指導與控制納入到檔案部門的工作職責，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行，真正實現(xiàn)本單位文件管理與檔案管理統(tǒng)一領導、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一落實，使文件和檔案工作共同發(fā)展。在辦公自動化系統(tǒng)設計的過程中，文書檔案相應的數(shù)據(jù)接口標準、數(shù)據(jù)安全標準以及不同類型數(shù)據(jù)轉化的標準必須進行明確，規(guī)范技術參數(shù)，從而實現(xiàn)不同類型的電子文件從辦公自動化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的無縫流轉和安全管理。

5 辦公自動化環(huán)境能夠推動檔案工作法律體系的完善

從文書檔案工作的發(fā)展趨勢來看，辦公自動化系統(tǒng)是電子文件形成和使用的平臺，也必將成為檔案管理工作的重要平臺。而我國當前檔案工作的法律法規(guī)基本上還是立足于傳統(tǒng)的檔案管理工作建立的。針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發(fā)現(xiàn)，相關的部門應該及時制定相應的法律對這些行為進行規(guī)范，只有通過法律規(guī)范了電子檔案的管理細節(jié)，才能有效的幫助電子檔案的管理和發(fā)展，并且對于觸犯了相關法律的人員，應該制定相對應的處罰條例，對這些違法人員進行震懾，在相關法律制定之后，應該堅決執(zhí)行，做到有法必依、執(zhí)法必嚴。從目前的情況看，我國檔案管理工作立法部門已經注意到這一趨勢。在國家法律層面，正在對《檔案法》進行修訂，從宏觀上為檔案工作的發(fā)展奠定法律保證。在行政法規(guī)層面，國家檔案局制定了《數(shù)字檔案館（室）建設指南》等，指導辦公自動化條件下，檔案管理工作的開展。這些工作都為電子文件、電子檔案管理工作法制化奠定了堅實的基礎。

參考文獻

[1]黃麗穎.文書檔案管理辦公自動化應用分析[J].城建檔案，2016，08：70-71

第2篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

關鍵詞：企業(yè)文書檔案管理；辦公自動化；建議

科技的不斷進步、信息技術的廣泛應用為我國文書檔案的管理變革打下了良好的基礎，這場前所未有的改革，勢必會對企業(yè)的文書檔案管理產生巨大影響。將網(wǎng)絡技術、計算機技術應用到對我國文書檔案的管理中，是時展的需要，是社會進步的必然結果。這種具有正面意義的改變，使企業(yè)能夠實現(xiàn)辦公自動化，加快了工作效率、提升了工作質量，在企業(yè)的管理層面和今后的長期發(fā)展上意義重大。下面就對我國文書檔案管理實現(xiàn)辦公自動化談一談我個人的認識以及看法。

一、文書檔案管理實現(xiàn)辦公的自動化

（一）促進了文件和檔案的統(tǒng)一管理

在我國傳統(tǒng)的文書檔案管理中，通常是將文書以及檔案分為兩項工作，只有文書的質量得到保障，才能夠促進檔案工作的順利完成，他們相互影響，又互相區(qū)別，聯(lián)系緊密，如果在文書檔案的管理工作中沒有處理好它們之間的銜接問題，勢必會導致整個工作不能正常運行。文件和檔案不同，文件是通過各種市場經濟活動收集起來的，具有雜亂、零散的特點。將其按照一定的規(guī)律，系統(tǒng)的進行組合排列，方便保存和后期的使用才能夠形成最終的檔案，而歸檔在這個工作環(huán)節(jié)中尤其重要。在實現(xiàn)辦公的自動化之后，文件和檔案之間的界限就不會再那么分明了，有統(tǒng)一的系統(tǒng)對文件和檔案進行分類、保存、歸檔。既免除了人工操作可能存在的失誤，也使文件的利用程度大大提高了，能夠通過計算機檢索，準確的找到想要的資料，也能夠通過管理達到資源的共享，最終實現(xiàn)文檔的統(tǒng)一。

（二）共同參與文書檔案的管理

在實現(xiàn)文書檔案管理的辦公自動化之后，文書檔案的管理將關系到企業(yè)的各個部門，需要大家的共同參與才能夠完成。辦公自動化環(huán)境下，檔案管理延伸到了文件本身，每份文件都是相對獨立的，檔案管理由以案卷為單位變成以文件為單位，辦理完畢的文件可以直接進入歸檔管理環(huán)節(jié)，文書處理環(huán)節(jié)形成的文件基本信息如文件標題、作者、形成日期等，可以直接進入檔案管理環(huán)節(jié)生成歸檔文件目錄，在歸檔時只要依照目錄內容把文件收集、排序、裝盒就可以完成歸檔工作了。

（三）規(guī)范的文書檔案管理制度

在文書檔案管理實現(xiàn)了辦公的自動化之后，歸檔的過程將發(fā)生變化，文件的歸檔將會出現(xiàn)紙質文件和網(wǎng)絡歸檔文件。這就對文書檔案的管理流程提出了新的要求，對文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)都要有所攝入，包括文件的收集整理、文書的生成、正常運轉等等。要實現(xiàn)這一點就必須要形成一個統(tǒng)一規(guī)范化的管理操作流程，尤其要對歸檔的環(huán)節(jié)加以重視，對參與到這些流程中的每個部門都要有明確的分工及權限設置。這些問題都要在最初對系統(tǒng)的設計上表現(xiàn)出來，才能夠保證辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理的順利進行。

（四）信息檢索效率提高，檔案利用更加快捷、高效

辦公自動化實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的一次輸入多次利用，文書處理人員在完成文件的擬寫、簽發(fā)、編號、著錄、等工作后，只需要一個歸檔點擊操作，就完成了從文件處理系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)的歸檔工作。需要利用時，利用人員只需根據(jù)訪問權限進行在線檢索，就可以瀏覽訪問所需要的內容，檔案資源通過辦公平臺實現(xiàn)了共享。辦公自動化系統(tǒng)可以提供多種查詢檢索勸能，可實現(xiàn)檔案信息自動分類、自動標引、自動編目等。使檔案檢索利用變得更加快捷、高效。

二、對辦公自動化環(huán)境下文書檔案份理工作的建議

（一）將檔案管理系統(tǒng)納入到辦公自動化系統(tǒng)統(tǒng)籌考慮

目前，很多單位在設計開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)時，檔案部門不能及時參與其設計規(guī)劃，文件管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)“各自為政”，缺少統(tǒng)一規(guī)劃，使文件管理系統(tǒng)的設計功能無法滿足檔案管理系統(tǒng)的歸檔需求，導致檔案管理系統(tǒng)難以有效投入使用，或者出現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容的現(xiàn)象。這就要求我們必需充分認識到文檔一體化的重要性和可行性，在進行辦公自動化系統(tǒng)設計時，將前期的文書處理與后期的歸檔管理綜合考慮，把文書處理和檔案管理兩個不同階段、不同性質的工作緊密結合起來。同時，我們還應樹立前端控制思想，在設計文件處理流程時，充分考慮到后期歸檔管理的需要，將檔案管理功能納入其中，對文件歸檔、目錄生成等檔案管理模塊的設計提出具體的要求。

（二）統(tǒng)一規(guī)范的操作流程

要做好辦公自動化環(huán)境下文書檔案的歸檔管理工作，必須要從文書檔案的管理體制改革入手，形成規(guī)范化的管理體制；其次，要有一個統(tǒng)一的流程對其進行規(guī)范，對文件的處理、管理上要有嚴格的要求，其細節(jié)可以延伸到段落格式、字體大小、頁面排版等等；再者，要對管理人員進行業(yè)務培訓，讓他們能夠全面的掌握自動化管理的工作流程，擁有能夠熟練的對文件和檔案進行分類、管理的能力。

（三）培養(yǎng)檔案管理人員的素質

要想真正實現(xiàn)文書檔案管理的辦公自動化，對從事文書檔案管理的人員的素質培訓必不可少。隨著現(xiàn)代化進程的不斷推進，科學技術已經廣泛的運用到了各個階層，不管是哪行哪業(yè)都或多或少的會提出一些技術性的要求。在文書檔案的管理中，要實現(xiàn)辦公的自動化，提高工作效率，就必須從對管理人員的培養(yǎng)入手，要求管理人員在擁有專業(yè)的檔案管理知識還需要具備對計算機網(wǎng)技術的掌握，適應時展的潮流，不斷的更新個人認識，擴展自身的知識面，全方位的對文書檔案管理工作進行了解和分析，更好的將先進的網(wǎng)絡技術、計算機技術與文書檔案的管理進行融合，實現(xiàn)文書檔案辦公的自動化和文書檔案管理的一體化。

三、結束語

總之，辦公自動化為文書檔案管理改革帶來了前所未有的契機，檔案管理部門應抓住這一機遇，探尋文檔一體化管理的有效措施，為文書檔案管理開創(chuàng)新局面。■

參考文獻

第3篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

1.優(yōu)化服務功能

傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，檔案資料的共享性比較低，在利用的過程中查找具有很大的困難，其所具有的服務功能比較低。利用辦公自動化技術可以將傳統(tǒng)的紙質載體檔案資料，轉變?yōu)殡娮游募?shù)據(jù)，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，使得在應用時可以通過網(wǎng)絡搜索來完成，大大提高其應用效率和服務功能。通過計算機的利用，可以改變傳統(tǒng)檔案粗放式管理，通過精細化管理，將檔案服務功能由單途徑轉變?yōu)轶w系化。另外，通過計算機網(wǎng)絡技術還可以價格檔案信息與載體進行分離并與網(wǎng)路系統(tǒng)進行共聯(lián)，擴大了信息的橫向與縱向的深度，實現(xiàn)了檔案信息的共享與在線服務，有效的優(yōu)化了檔案服務功能。

2.提高存儲質量

隨著辦公自動化技術在文書檔案管理工作中的應用，傳統(tǒng)的紙質檔案逐漸由電子檔案代替，企業(yè)在運營過程中生成了越來越多的電子文檔，與傳統(tǒng)文檔資料相比存儲更為方便。同時，還可以根據(jù)具體需要將電子文檔與紙質文檔進行轉換。另外，傳統(tǒng)文書檔案在傳遞與應用上具有很強的不方便性，并且在傳遞與存儲的過程中容易出現(xiàn)損壞與丟失現(xiàn)象。通過辦公自動化技術的應用可以將紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案來保存和傳遞，不但保護了文檔的完整性，同時在傳遞與保存上更為方便和安全。

二、辦公自動化技術在文書檔案管理中應用現(xiàn)狀分析

1.專業(yè)人員比較少

辦公自動化技術在文書檔案管理工作的應用，將計算機技術與檔案管理專業(yè)融為一體，這就對工作人員提出了更高的要求，要求其不但需要具備文書檔案管理的能力，同時還需要具備辦公自動化技術應用的能力。對工作人員逐漸由傳統(tǒng)的單一技能要求轉變?yōu)榫C合能力要求，要求工作人員為復合型人才。但是就現(xiàn)狀來看，大部分企業(yè)文書檔案管理工作崗位上缺少相應的綜合性人才，既掌握傳統(tǒng)檔案管理理論、原則、方法與技術，又能夠熟練掌握計算機技術的人才相對較少，并不能完全滿足工作開展的要求。

2.檔案保密性較低

辦公自動化技術在文書檔案工作中的應用，主要就是通過計算機來完成，但是計算機網(wǎng)絡具有很大的不安全性，對文檔這種保密性比較強的資料數(shù)據(jù)來說是一個巨大的挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)紙質檔案相比，電子文檔在修改與傳遞上都更方便，任何人都可以通過計算機對文檔內容進行修改，并且修改的內容與原有內容沒有任何明顯的區(qū)別，這樣就不能確定拿到手的檔案是否為源文件，檔案保密性相對較低。紙質文檔在修改后具有明顯的痕跡，在收集到應用整個過程中對文檔內容可以一目了然，如果發(fā)現(xiàn)問題可以及時進行解決。而電子文檔這方面卻比較薄弱，降低了文檔的安全性。

三、文書檔案中自動化技術應用實施策略分析

1.加強網(wǎng)絡管理

辦公自動化技術在文書檔案中應用的載體就是計算機網(wǎng)絡，根據(jù)電子文檔的特點，為保證檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性，首先要做的就是要加強對網(wǎng)絡安全的管理。企業(yè)可以加強對內、外網(wǎng)的研究管理，在辦公自動化網(wǎng)絡內部與外網(wǎng)之間實現(xiàn)內外網(wǎng)隔離，通過隔離防護措施通過路由器過濾掉被屏蔽掉的IP地址，只有部分允許的地址才可進入到辦公自動化網(wǎng)絡中。同時，具有隔離保護作用的還有防火墻，其防火墻所具有的特點，如對進出網(wǎng)絡數(shù)據(jù)進行過濾、對進出網(wǎng)行為進行管理以及對存在的網(wǎng)絡攻擊進行檢測和警告，可以在原有程度上提高電子文檔存在的安全性，增強了文檔數(shù)據(jù)的保密性。

2.加強對電子文檔的技術處理

在文書檔案管理工作中應用辦公自動化技術，為更好的保證文檔內容數(shù)據(jù)的準確性，并提高工作效率，還需要加強對電子文檔的技術處理。隨著辦公自化技術在文檔管理工作中的應用，會不斷涌現(xiàn)出更多新型文件材料，而電子文檔的歸檔勢在必行，為提高工作效率，就需要工作人員不斷加深對文件資源的研究。對電子文檔進行技術處理，主要是對其接收、處置、以及存儲等工作進行指導，在保證文檔內容的原始性基礎上，對文檔進行有效管理。通過對電子文檔的技術處理，可以將其轉變?yōu)橹蛔x文件，即可以讀但是不能對其進行修改，進而可以確定文件的原始性，提高電子文檔的可靠性和安全性。另外，電子文檔主要存于計算機，為避免計算機出現(xiàn)故障而導致文檔的丟失，必須要對文檔資料進行備份處理，并且對于存儲文檔的計算機必須要進行加密處理，只有通過限制的人員才可使用，避免文檔的流失。

3.提高檔案管理人員專業(yè)能力

第4篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

一、辦公自動化對醫(yī)院文書檔案管理的影響

辦公自動化對醫(yī)院文書檔案管理的影響可以分為能力和水平的影響，并且這種影響是持續(xù)的，隨著辦公自動化的全面推進，其對醫(yī)院文書檔案管理的影響會越來越深。

1、辦公自動化提高了文書檔案管理能力

首先，辦公自動化拓寬了文書檔案管理的渠道，在傳統(tǒng)模式下，紙質的文書檔案只能夠用專門的檔案室來保存，并且還要配備專門的檔案柜，辦公自動化條件下，醫(yī)院還可以利用計算機電腦來存儲這種文書檔案，如醫(yī)院辦公室可以利用辦公自動化系統(tǒng)將檔案傳遞給檔案部門，并予以保存，這就拓展了檔案管理渠道。其次，辦公自動化增加了文書檔案管理的工具，辦公自動化使文書檔案電子化，這就可以充分利用信息技術如編碼技術、檔案管理軟件對文書檔案進行管理，創(chuàng)新了檔案管理工具。

2、辦公自動化提高了文書檔案管理水平

首先，辦公自動化提高了檔案管理效率，傳統(tǒng)模式下，文書檔案的調閱、查詢等難度較大，特別是經歷了較長時間的文書檔案，而在辦公自動化條件下則效率大幅提升。如醫(yī)院要銷毀到期的文書檔案或者說無價值的文書檔案，在傳統(tǒng)模式下只能通過檔案目錄去查詢，如果目錄不清晰則查詢難度大，但在辦公自動化條件下，可以利用辦公系統(tǒng)對文書檔案的記錄包括時間、類別等的記錄直接獲取檔案存放的信息，從而提高了管理效率。其次，辦公自動化降低了檔案管理成本，包括由于效率的提高帶來的人工成本、時間成本的降低等，特別是，辦公自動化背景下需要銷毀的檔案等處理會更加及時，可以有效的節(jié)約檔案存儲空間，也間接的降低了保存、清理等成本。

二、辦公自動化背景下醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

雖然辦公自動化對醫(yī)院文書檔案管理具有積極的促進作用，但從實踐來看，目前部分醫(yī)院文書檔案管理還沒有充分利用好這種便利，文書檔案管理還停留在傳統(tǒng)的模式下，或者說雖然有電子文書檔案存儲，但其中存在大量不規(guī)范問題，亟需改進。

1、文書檔案管理人員素質有待提升

首先，文書檔案管理人員業(yè)務有待提升，辦公自動化對文書檔案管理的專業(yè)性要求更高，但部分醫(yī)院文書檔案管理人員并不具有檔案管理專業(yè)背景，或者是兼職檔案管理人員，從而在文書檔案管理中出現(xiàn)了檔案分類處理不專業(yè)、檔案歸檔較為混亂，甚至對檔案本身的內容缺乏必要的檢查，導致歸檔檔案存在要素不全等問題。其次，文書檔案管理人員信息技術應用能力有待提升，主要表現(xiàn)在紙質文書檔案與電子文書檔案相脫節(jié)，兩者沒有有效的聯(lián)系起來，部分文書檔案管理人員甚至對計算機操作不熟悉，無法利用辦公自動化系統(tǒng)開展檔案管理工作。

2、電子化文書檔案管理配套體系尚不完善

首先，辦公自動化條件下文書檔案管理制度不健全，如部分醫(yī)院沒有明確文書檔案必須報送電子檔案的要求，導致電子檔案不齊全，沒有明確電子檔案存儲、調閱、刪除等方面的管理制度，容易出現(xiàn)管理上的漏洞。其次，辦公自動化條件下文書檔案管理操作不規(guī)范，部分醫(yī)院沒有開發(fā)相應的檔案管理信息系統(tǒng)，而是簡單的利用建立文件并存儲在計算機系統(tǒng)中，這不僅容易導致電子文書檔案內容的安全性遭遇威脅，而且容易導致電子檔案的內容被改變、電子文檔被刪除等事項的發(fā)生。

三、辦公自動化背景下提升醫(yī)院文書檔案管理水平的思考

辦公自動化背景下，醫(yī)院必須積極推動檔案管理信息化，不斷促進檔案管理水平的提升，這一過程中要積極開發(fā)文書檔案管理信息系統(tǒng)，完善文書檔案管理制度，強化檔案管理人員培訓。

1、積極開發(fā)文書檔案管理信息系統(tǒng)

首先，要強化分析醫(yī)院文書檔案管理系統(tǒng)的需求，醫(yī)院要根據(jù)辦公自動化、文書檔案管理信息化以及醫(yī)院文書檔案的特殊性等要求，分析文書檔案管理信息系統(tǒng)應當具備的基本功能，明確系統(tǒng)開發(fā)需求。其次，要根據(jù)辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)出能夠有效進行數(shù)據(jù)交換的文書檔案管理系統(tǒng)，一方面，這種系統(tǒng)要保留有接口與辦公自動化系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)對接，嚴格杜絕系統(tǒng)之間相互獨立、數(shù)據(jù)不能交換等問題的產生，這一過程中，可以通過優(yōu)化設計自動導入文書檔案的名稱等內容，并通過預設功能將檔案進行自動分類，以便于存儲。另一方面，要為系統(tǒng)保留足夠的空間，以便于存儲辦公自動化系統(tǒng)轉移過來的數(shù)據(jù)。

2、完善文書檔案管理制度

首先，要建立辦公自動化條件下文書檔案接收制度，即從辦公自動化系統(tǒng)接收到文書檔案后，文書檔案管理人員要建立完善的接收目錄，對文書檔案的名稱、發(fā)送部門等進行記錄，以便于核對查詢。其次，要建立辦公自動化條件下文書檔案存儲制度，醫(yī)院要明確電子文書檔案、紙質文書檔案分類管理制度，推動兩種檔案管理方式之間的信息對接，以便于查詢。再次，要建立辦公自動化條件下文書檔案調閱、銷毀等管理制度，醫(yī)院要明確文書檔案調閱、銷毀的基本流程，同時對于電子文書檔案，還應當明確文書檔案拷貝、計算機信息系統(tǒng)授權登陸權限等事項，避免制度不全導致信息泄露。

第5篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

【關鍵詞】檔案管理；數(shù)字化；特征

檔案管理的數(shù)字化建立在現(xiàn)代網(wǎng)絡技術與檔案管理理念的基礎上，即為數(shù)字化的檔案處理，也是檔案管理工作由人為化向數(shù)字化的系統(tǒng)轉變。利用檔案管理的數(shù)字化建設可實現(xiàn)信息載體的革新，還可實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理體系的建立。優(yōu)化資源建設，規(guī)避物理載體儲存信息的弊端。全部以數(shù)字形式記錄于磁盤等計算機信息存儲器中的處理辦法，更有利于構建數(shù)字化檔案管理體系。其中數(shù)字化的檔案管理工作又可看作是信息化的收集與保管以及現(xiàn)代化的規(guī)章制度。

一、數(shù)字化檔案管理的特點

（1）經濟效益高。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數(shù)字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統(tǒng)紙質為載體的檔案信息。這樣不僅節(jié)省了占地面積，節(jié)省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。

（2）辦公效率高。數(shù)字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統(tǒng)計這些情況，傳統(tǒng)的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數(shù)字文件通過網(wǎng)絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數(shù)據(jù)查詢通過數(shù)字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數(shù)字文件實際上已經成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。

（3）檔案利用率高。由于傳統(tǒng)的檔案大都以紙質為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數(shù)字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網(wǎng)絡的實現(xiàn)大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。

二、提高檔案數(shù)字化管理的建議

（1）提高檔案信息管理的創(chuàng)新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數(shù)字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數(shù)字化管理工作。在網(wǎng)絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數(shù)字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰(zhàn)和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業(yè)素養(yǎng)，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創(chuàng)新意識及服務意識。

（2）加強檔案管理人員數(shù)字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應該提高職業(yè)技能，進一步加強對數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的操作的技巧，應當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網(wǎng)絡數(shù)字化技術為核心的技能學習和培訓，并給予必要的支持。檔案管理者還應熟練掌握檔案專業(yè)知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網(wǎng)絡信息數(shù)字技術精通的專業(yè)人才，并對在職員工定期培訓，使之成為檔案數(shù)字化管理的堅強后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團隊的網(wǎng)絡信息技術現(xiàn)代化技能，而且為檔案管理數(shù)字化的實施創(chuàng)造了良好的條件。

（3）推進檔案管理工作的標準化體系建設。檔案管理數(shù)字化的真正實現(xiàn)要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數(shù)字化管理的真正實現(xiàn)，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標準規(guī)范，積極促進檔案數(shù)字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標準化體系的建立，實現(xiàn)檔案管理與時代和信息科技的同步發(fā)展。檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)以紙質為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網(wǎng)絡迅速查詢，其流動性也更快。檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)有利于檔案管理信息資源的開發(fā)。隨著數(shù)字化檔案管理的不斷深入研究、創(chuàng)新發(fā)展，數(shù)字化檔案管理將徹底代替?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案給管理方式。

參考文獻：

[1]王云慶，苗壯.現(xiàn)代檔案管理學[M].青島：青島出版社，2002：220.

第6篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

隨著計算機技術的不斷發(fā)展，各種辦公應用軟件不斷出現(xiàn)，為實現(xiàn)辦公管理的智能化以及自動化提供了良好的基礎。對于檔案管理而言，計算機技術以及信息技術同樣帶來了新的變革，檔案數(shù)字化管理已經逐步成為檔案管理的主流形式。檔案數(shù)字化管理技術，主要是通過將文字、圖像視頻、聲音等資料或者是紙質檔案資料的掃描文件經過編輯處理后存儲在數(shù)據(jù)庫中的技術。在檔案管理工作中應用數(shù)字化技術，不僅可以對傳統(tǒng)的檔案管理工作流程進行優(yōu)化整合，同時能夠有效的擴大檔案資料容量，降低檔案資源管理成本投入，提高檢索查閱的服務水平，對于創(chuàng)新檔案管理體制，推動檔案管理工作的發(fā)展具有重要的作用。

1、檔案數(shù)字化管理工作的技術優(yōu)勢分析

（1）有助于優(yōu)化檔案歸檔管理程序。在信息技術時代信息量高速增長，檔案管理工作任務量日益繁重，由于數(shù)字化的檔案管理體系能夠確保信息收集傳遞渠道的快捷暢通，因此能夠及時的將這些檔案管理歸檔保存，可以大幅提高檔案歸集整理效率。此外，通過數(shù)字化的檔案管理體系，可以通過信息網(wǎng)絡進行檔案資料的及時傳遞，進而實現(xiàn)檔案資料的遠程歸檔管理。

（2）降低檔案管理的成本投入。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是由人工對紙質檔案資料進行整理歸檔，這種粗放的檔案管理模式，所耗費的檔案管理辦公費用是巨大的，隨著信息量的增大只能通過增加辦公人員來完成檔案管理任務。通過檔案數(shù)字化管理體系建設，檔案的載體形式轉變?yōu)榇鎯ΡP、光盤以及服務器，有效的節(jié)約了檔案管理費用與占地空間，因而能夠降低檔案管理辦公成本以及庫房管理成本，提高檔案管理經濟效益。

（3）有助于檔案資料的檢索查詢。數(shù)字化的檔案管理體系取代傳統(tǒng)的人工紙質檔案管理模式之后，檔案資料的統(tǒng)計工作效率以及工作質量得到了大幅提高。同時由于數(shù)字化的檔案管理體系都配套建設了數(shù)據(jù)庫以及共享網(wǎng)絡平臺，因此有助于檔案資料的在線傳輸、交流以及檢索使用。此外，檔案資料管理數(shù)字化可以實現(xiàn)檢索的智能化，檔案資料的檢索效率、檢索范圍得到了拓展，有助于提高檔案資料的利用水平。

（4）有助于檔案資料的及時更新。數(shù)字化的檔案管理體系實施，檔案資料的歸集整理效率大大提高，而且全過程都是采用計算機進行信息數(shù)據(jù)資料的處理，因此能夠優(yōu)化檔案資料信息系的工作程序，各種檔案資料可以及時上傳至數(shù)據(jù)庫，因而可以大幅提高檔案資料的時效性。

2、數(shù)字化檔案管理體系建設的制約問題分析

（1）硬件以及軟件體系建設水平落后。開展檔案數(shù)字化管理體系的建設離不開硬件以及軟件設施的支持，但是由于部分單位的檔案管理經費投入不足，計算機配置數(shù)量不足、機房建設水平落后，網(wǎng)絡設備缺乏，造成了檔案數(shù)字化管理體系建設工作推進遲緩。其次，在軟件系統(tǒng)設施的建設上，對于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件的選擇把關不嚴，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)軟件功能不全，數(shù)據(jù)資料檢索查閱困難，造成檔案數(shù)字化管理體系整體建設水平較低。

（2）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件與辦公管理軟件的兼容性較差。由于檔案資料主要是在企事業(yè)單位或者是高?？蒲袡C構的業(yè)務、管理活動中形成的資料文件，但是由于辦公管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)未能有效的兼容，在信息資料數(shù)據(jù)格式以及信息傳輸渠道上還存在較多問題，電子檔案資料無法直接由管理系統(tǒng)傳遞至檔案管理系統(tǒng)進行歸檔保存，這不僅增加了中間不必要的處理環(huán)節(jié)，同時也制約了檔案信息資料在兩套系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享。

（3）檔案數(shù)字化管理的安全影響因素較多。檔案數(shù)字化管理體系的建設雖然有助于電子檔案文件資料的傳遞、整理以及歸檔保存，但是同時也存在著較多的安全風險因素。例如電子檔案資料文件對于存儲硬件設備依賴較為嚴重，如果存儲設備不穩(wěn)定則會造成數(shù)據(jù)信息資料的丟失。此外，由于電子檔案數(shù)字化體系中軟件系統(tǒng)容易被木馬或者是病毒破壞，造成數(shù)據(jù)文件丟失、損壞等問題的發(fā)生。

（4）檔案管理工作人員能力水平不高。建設檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對于檔案管理工作人員的綜合能力水平要求較高，但是現(xiàn)階段由于管理部門對于檔案管理工作重視程度不足，檔案管理工作人員未經過系統(tǒng)的教育培訓，檔案管理業(yè)務知識理論基礎不足，對于計算機以及檔案管理系統(tǒng)軟件的應用能力較差，制約了檔案數(shù)字化管理體系建設的順利開展。

3、檔案數(shù)字化管理體系建設措施研究

（1）強化檔案管理部門硬件以及軟件系統(tǒng)等基礎設施的建設，為檔案數(shù)字化管理體系建設提供良好的基礎。檔案數(shù)字化管理體系的建設，離不開各項軟硬件等設施的基礎，因此應該將硬件設施支撐、軟件系統(tǒng)以及網(wǎng)絡工程等內容的建設作為檔案數(shù)字化管理體系建設的基礎工作來開展。首先，對于檔案數(shù)字化管理體系硬件設施的建設，應該增加資金投入確保機房、計算機、辦公設備以及網(wǎng)絡通信設備的齊全，強化硬件環(huán)境的建設質量。其次，應該根據(jù)單位檔案管理工作的實際情況，選擇功能齊全、適用性強以及兼容性較好的專業(yè)軟件作為檔案管理系統(tǒng)軟件，同時結合單位內部的辦公網(wǎng)絡共建檔案管理網(wǎng)絡平臺。通過完善的軟硬件系統(tǒng)設施建設，推動檔案數(shù)字化管理體系建設工作的順利開展。

（2）規(guī)范標準的建設檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。對于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的設計，應該綜合分析檔案專業(yè)管理要求、信息傳遞要求，完善功能設計以及系統(tǒng)模塊設計。首先在檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)功能的設計上，應該確保具有檔案資料歸集整理、組卷編目、檢索查詢以及匯總統(tǒng)計等功能。對于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)模塊的具體設計，應該涵蓋檔案資料文件管理、立卷管理、檔案著錄、檔案利用、打印輸出、系統(tǒng)設置等功能模塊，同時針對資料信息管理必須設置好輸入、查詢、編輯以及歸檔工具提供能，以便于資料的及時更新。對于檔案資料的檢索查詢功能模塊，應該提強將檔案資料的發(fā)文號、文件名稱、文件生成日期、發(fā)文單位及備注作為檢索要素，同時設置權限界定，以便于為經過授權的檢索使用者提供全面準確的服務。

（3）強化對于檔案數(shù)字化管理體系的安全管理。由于檔案數(shù)字化管理體系需要將大量的檔案信息資料置于數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡共享平臺之中，因此檔案資料的管理也存在著較多的安全隱患，必須這些信息資料進行全面的安全防護。首先，對于重要的檔案信息資料以及數(shù)據(jù)文件，應該進行多次備份處理，并置于不同的存儲設備或者是數(shù)據(jù)庫之中進行資料的保存。其次，對于檔案數(shù)字化管理體系的網(wǎng)絡環(huán)境應該進行凈化處理，通過安裝安全防護軟件，并設置好防護墻的訪問設置等措施，避免由于病毒或者是木馬程序造成數(shù)據(jù)庫的破壞。第三，對于涉及到單位商業(yè)機密或者是重要的科研資料，應該做好檔案資料文件的加密處理，對這些資料采用專業(yè)的密鑰技認證技術進行保密處理，同時在網(wǎng)絡平臺上嚴格設置訪問權限，避免涉密資料泄密問題的發(fā)生。通過這些措施，確保檔案數(shù)字化管理體系的安全可靠，為檔案數(shù)字化管理體系建設提供良好的基礎。

（4）提高檔案管理工作隊伍的整體素質水平。在知識經濟時代，各個單位的信息量成指數(shù)形式的增長，檔案管理工作任務量大大增加，同時隨著數(shù)字化檔案管理工作的應用實施，對于檔案管理工作人員的能力水平也提出了較高的要求。為了確保檔案管理工作的順利開展，在檔案管理工作隊伍人才結構的設置上，應該選擇檔案管理業(yè)務知識涵養(yǎng)深厚，同時又能夠熟練使用計算機以及軟件的復合型人才充實到檔案管理工作隊伍之中，以對人才結構進行優(yōu)化。其次，應該重視相關業(yè)務知識、軟件應用能力以及分析能力的系統(tǒng)培訓，作為知識密集型的管理崗位，必須全面的提高檔案管理工作人員的能力水平。

第7篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

【關鍵詞】新時期；檔案管理；事業(yè)單位；數(shù)字化

檔案信息資源是一種事業(yè)單位、行政機關、企業(yè)等組織機構以及個人在工作、生活中的價值文獻歷史記錄，可以說檔案資源是信息含量豐富、價值含量高的一項重要的信息資源。然而，就事業(yè)單位當前的檔案管理來說，經常性的存在檔案繁冗及積聚量大等問題，并且人員保管意識差、查找搜索效率低。而隨著以計算機、信息產業(yè)技術為首的產業(yè)化發(fā)展，數(shù)字化的檔案管理模式所具備的價值、功能和作用日趨顯現(xiàn)，并且受到了個人及社會組織機構的大力推崇，并且在日常的學習和工作中得以普遍應用。所以，事業(yè)單位應當積極的響應信息時代的號召，結合自身的管理需求，來對數(shù)字化的檔案管理予以實行且推崇，只有這樣才能夠使單位的檔案管理工作變得更為數(shù)字化、現(xiàn)代化和效率化。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的作用

（一）提高檔案利用率。正是因為以往傳統(tǒng)檔案基本上均在檔案館以及檔案室存放、保管，并且絕大多數(shù)的檔案載體都是紙張，這將在利用上帶來不便。而數(shù)字化檔案管理則能夠使檔案利用者將所查找的檔案更加準確、便捷的查找到，而且檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)，還能夠大大的消除空間上和時間上的束縛，以此促進檔案利用率的提高。

（二）提高經濟效益。尤為迅速的社會經濟發(fā)展使得龐大的信息量與滯后的辦公方式之間有了尖銳矛盾的形成，過去采取的一直是粗放型的檔案管理模式，也就是以辦公費用和辦公人員的增加來作為將此類問題解決的唯一手段，這便在很大程度上增加了事業(yè)單位的管理成本。而富有現(xiàn)代化氣息的檔案數(shù)字化管理，則將以往紙質載體的檔案轉變?yōu)闄C讀檔案，不但使得占地空間得以節(jié)省，有效的節(jié)約了檔案保管費用，并且使得檔案的查閱更為迅速、方便，從而防止了資料反復印制所導致的人員浪費、紙張浪費，經濟效益也由此得以提高。

（三）提高辦公效益。事業(yè)單位檔案的數(shù)字化管理能夠實現(xiàn)檔案資料的及時歸檔，而且可以盡可能快的得以利用。就人事檔案管理而言，因事業(yè)單位有著相對較為繁多的管理對象，管理對象的流動性較強，比如員工調動、退休等，要想對這些變動及時準確的進行統(tǒng)計，要想對這些情況動態(tài)的加以了解，那么就需要借助于以計算機網(wǎng)絡為管理媒介的數(shù)字化檔案來將當期的情況準確反映出來，并且在查詢檔案數(shù)字化資料上也更加快捷簡單。由于檔案信息的超時空流動，事業(yè)單位的檔案庫便由以往的保管文件實體的基地轉變?yōu)樘峁┬畔⒌目刂浦行模聵I(yè)單位的辦公效益得以大大提高。

二、新時期事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的強化策略

（一）樹立檔案數(shù)字化管理意識。事業(yè)單位的檔案管理人員應當盡快的將檔案數(shù)字化管理意識樹立起來，不斷的學習新知識和新技能，轉變檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理手段，摒棄滯后的檔案管理模式，并且始終隨著時代的進步及信息技術的發(fā)展來更新自身的知識體系機構，從而以良好的素質及較強的專業(yè)技術能力，高效率的將檔案的數(shù)字化管理工作做好。

（二）實現(xiàn)文書及歸檔處理的數(shù)字化。文書工作是事業(yè)單位尤為基本的一項工作，文書管理執(zhí)行的好壞以及文書工作質量的優(yōu)劣往往會直接影響到檔案的整體成果。所以，為了更好的適應事業(yè)單位當期的工作需求，事業(yè)單位便難以避免的要對大量的電子文件進行處理，并且發(fā)文處理過程還需要通過網(wǎng)絡來進行。所以，事業(yè)單位應當讓擬稿人員在計算機中輸入稿件，然后經過審核、簽發(fā)、修改、蓋章、分發(fā)以及歸檔的過程，來節(jié)省文書及歸檔處理的時間，最大限度的減輕檔案管理人員的勞動負荷強度以及工作量。

（三）制定科學的管理體制及體系。事業(yè)單位應當切實的根據(jù)具體的數(shù)字化檔案管理特點，構建及制定出與自身實際管理需求、辦公需要相適應的一個檔案管理機制，這便需要事業(yè)單位充分的確保檔案保密機制、檔案工作制度、檔案使用機制、檔案安全機制逐漸的相互聯(lián)系，以便于將檔案一體化建設文章實現(xiàn)。

（四）提高檔案信息安全程度。應當嚴格的確保事業(yè)單位重要檔案信息以及重要文件數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡使用安全，以此避免影響或者破壞檔案信息的使用價值、文件數(shù)據(jù)的利用價值，促使單位再次將建設檔案數(shù)字化的進程突破。因此，事業(yè)單位應當在目前的檔案數(shù)字化模式下，切實的立足于檔案管理實際，全方位、多角度的做好重要檔案及數(shù)據(jù)的備份、電腦軟件的更新及殺毒、殺毒軟件的安裝以及后續(xù)防火墻的訪問設置及維護等諸多工作，以此防止因意外情況的出現(xiàn)所導致的損失。另外，事業(yè)單位還應當想方設法的做好檔案文件的保密工作，要對數(shù)字化檔案管理機制加以實行，確保檔案數(shù)字化建設能夠真正的遵章辦事，大幅度的提高檔案信息的保密安全程度，從而減少人為破壞文件、意外事件破壞文件的發(fā)生幾率，最大限度的保證系統(tǒng)、檔案及重要文件的使用安全。

三、結語

總而言之，在新時期、新時代的發(fā)展背景下，事業(yè)單位應當從自身的管理實際出發(fā)，盡可能滿足網(wǎng)絡信息時代的發(fā)展需求，持續(xù)不斷的強化檔案數(shù)字化建設及檔案信息化建設，徹底的擺脫傳統(tǒng)紙質檔案的管理的工作負荷，提高檔案的價值及功能，充分的將檔案價值體現(xiàn)出來，促進檔案信息職能的轉化以及信息采集、管理的實現(xiàn)，促進事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理水平的提高。

參考文獻

第8篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

關鍵詞：城建檔案；數(shù)字化運用；發(fā)展趨勢

中圖分類號：G271文獻標識碼： A 文章編號：

一、城建檔案數(shù)字化概念

城建檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術(錄音和錄像)、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，提高管理水平、提高效率，增強檔案業(yè)務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。

二、城建檔案特點

（一）內容龐雜，綜合性強城建檔案不僅產生于某一個系統(tǒng)，而且涉及到許多系統(tǒng)的專業(yè)領域。隨著城市建設的發(fā)展，新的公共市政事業(yè)的興起，其范圍也在不斷擴大，城市建設內容有政治、經濟、軍事、文化，有物質文明建設，還有精神文明建設等，而且這些內容都是相互關聯(lián)的，城市建設各方面的問題關系到各行各業(yè)，而各行各業(yè)的問題反過來又影響到城市建設的不同方面。這就決定了它具有綜合性的特點。

（二）地域性，城建檔案記述和反映城市規(guī)劃、建設、管理工作的真實面貌和歷史過程，城市地域性是有其內在的規(guī)律。城市的地域性決定了城建檔案內容及作用的地域性限制。城建檔案的管理也應考慮內容地域性的特點。

（三）動態(tài)性，城市建設是一個延續(xù)不斷，永無終止的動態(tài)體系。城建檔案應真實地反映城市的狀況，因此，要求提高城建檔案工作在動態(tài)變化中的應變能力，把應該接收進館的檔案，包括修改補充的重要工程檔案，保質保量地歸檔，確保城市建設檔案的真實性，滿足城市建設發(fā)展的實際需要。

（四）系統(tǒng)性強，城建檔案具有專業(yè)多，產生的領域跨行業(yè)多，單位多的特點。然而城市作為一個整體，決定了城建檔案也就應是一個整體，必須將分散在各個部門和單位的城建檔案，由城建檔案館實行集中統(tǒng)一管理，便于綜合利用。

三、城建檔案數(shù)字化的優(yōu)點

（一）提高經濟效益

過去一直使用以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

（二）提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。檔案數(shù)字化管理可以提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，為領導決策提供服務。與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

（三）增強檔案原件保護

將紙制檔案轉變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案被篡改的行為。

四、城建檔案數(shù)字化運用中需解決的問題

城建檔案軟件缺乏通用性，信息管理功能欠缺

在基層城建檔案館使用的計算機型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能共享，著錄標準不同，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統(tǒng)，從而不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地提供利用、不能為領導提供決策所用信息，也不便于編研，這直接制約了城建檔案信息化運用的進程。

城建檔案的標準化、規(guī)范化工作有待提高

檔案信息管理數(shù)字化的前提是基礎工作的規(guī)范化和標準化。但由于各地的檔案業(yè)務水平發(fā)展的不均衡，案卷質量不高，特別是各類城建檔案的著錄細則相容性不強，系統(tǒng)軟件移植性差。此外城建檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標準，僅著眼于某一個館或某個工作流程，無法全面實施、推廣統(tǒng)一的標準，這也制約了城建檔案信息工作信息化的應用和推廣。

（三）城建檔案信息網(wǎng)絡技術有待提高

城建檔案的技術、組織工作程序標準未從計算機信息處理技術特點和發(fā)展方面考慮，越來越多的歸檔城建工程文件資料和圖紙是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準和有關規(guī)定不能完全適應。城建檔案信息安全保障體系的建設還不夠完善，網(wǎng)絡技術有待提高。

（四）城建檔案管理人員的素質有待提高

實現(xiàn)城建檔案數(shù)字化，首先要有具有現(xiàn)代化知識的人，管理人員要有較高的專業(yè)知識和先進技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，許多城建檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術人才，城建檔案、信息處理復合型人才就更短缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術水平極低。盡管引進了現(xiàn)代化設備，仍不能充分發(fā)揮其作用，就更談不上檔案數(shù)字化了。

（五）城建檔案網(wǎng)絡建設資金缺乏

數(shù)字化需相應計算機、存儲、輸入輸出等硬件設備的大量資金投入，超出通常城建檔案館所能承擔的資金范圍，常需要上級政府部門撥款，因此導致建設遲緩。

第9篇：辦公檔案數(shù)字化管理范文

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出：到2020年，全國地市級以上國家綜合檔案館要全部建設成具有接收立檔單位電子檔案、覆蓋館藏重要檔案數(shù)字復制件等功能完善的數(shù)字檔案館；全國50%的縣建成數(shù)字檔案館或啟動數(shù)字檔案館建設項目。河北省也把檔案信息化建設作為“十三五”全省檔案事業(yè)發(fā)展的新引擎，初步建成覆蓋省市縣三級的全省區(qū)域性數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館建設步入全國先進行列。秦皇島經濟技術開發(fā)區(qū)檔案館勇立潮頭，迎接挑戰(zhàn)，在數(shù)字化檔案館建設方面進行了有益的探索，無論是可行性方案的設計還是軟硬件建設方面都積累了一定的經驗，值得大家學習借鑒。

秦皇島經濟技術開發(fā)區(qū)檔案局成立于2004年2月，2014年7月檔案館正式成立，在區(qū)檔案局掛牌，局館合一管理。2015年開發(fā)區(qū)檔案館被推薦為河北省數(shù)字檔案館試點單位，我們以此為契機，啟動了開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設，突出區(qū)域性設計，在服務范圍上為全區(qū)行政機關、駐區(qū)單位及其下屬立檔單位服務，定位為全區(qū)統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理平臺，實現(xiàn)了全區(qū)檔案數(shù)字資源整合、共享與檔案公共管理服務的一體化管理，能夠滿足區(qū)域數(shù)字檔案館“統(tǒng)一建設、按需服務、分別管理”的運行模式需要。

秦皇島開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設包括“兩大平臺、兩個環(huán)境”。系統(tǒng)由開發(fā)區(qū)電子公文交換平臺和檔案館電子檔案管理平臺兩大平臺組成。其中“電子公文交換平臺”主要為區(qū)內各級部門的電子文件接收、歸檔、管理、利用、移交提供系統(tǒng)服務，其對區(qū)內電子文件進行統(tǒng)一存儲備份，實現(xiàn)全區(qū)電子文件齊全歸檔、安全保管、有效利用和及時、可靠的歸檔移交提供保障；“檔案館電子檔案管理平臺”主要為區(qū)內各級檔案室檔案數(shù)字資源的接收、管理、保存、利用提供系統(tǒng)服務，畝實現(xiàn)全區(qū)檔案數(shù)字資源齊全收集、長久保存和有效利用。

開發(fā)區(qū)檔案局通過數(shù)字檔案館系統(tǒng)運用，已經使其成為區(qū)域性檔案數(shù)字資源綜合管理的服務平臺，依托平臺建設，我們力爭將開發(fā)區(qū)檔案館打造成為“六位一體”功能的數(shù)字檔案館，即傳統(tǒng)檔案輔助管理中心、檔案數(shù)字化加工中心、電子檔案管理中心、區(qū)域檔案數(shù)字資源存儲備份中心、區(qū)域檔案數(shù)字資源共享服務中心、區(qū)域檔案IT（信息技術）運維服務中心。

一、加強學習與調研，制定“開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館建設可行性方案”

2014年，以開發(fā)區(qū)新檔案館建設為契機，開發(fā)區(qū)檔案局超前定位，提早謀劃，力爭將新檔案館建設成為集館藏、展示、服務為一體的現(xiàn)代化綜合型數(shù)字檔館。為此，我們分別考察調研了直轄市、市級、區(qū)級等三個代表性檔案館，主要就新檔案館整體設計、功能用房分區(qū)、檔案數(shù)字化建設等方面問題與考察單位進行了座談，通過交流學習，收獲很大，并以此為基礎，起草了《開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館建設可行性方案》，通過討論，方案得到管委領導的認可，自此，開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館建設正式啟動。

二、加強資源建設，夯實工作基礎，全力推進檔案數(shù)字化工作

數(shù)字檔案館建設中檔案原文數(shù)字化工作是基礎，為全面開展全區(qū)檔案數(shù)字化工作，規(guī)范標準，提高數(shù)字化工作質量，開發(fā)區(qū)檔案局首先從做好標準的編制入手，先后完成了《電子文件歸檔與管理暫行辦法》《數(shù)碼照片歸檔與管理暫行辦法》《檔案數(shù)字化著錄規(guī)范》等系統(tǒng)制度的編制，并通過組織專題培訓有效地進行宣傳貫徹。二是加強對相關單位的調研。及時、準確掌握全區(qū)檔案數(shù)字化工作的整體情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題，提出科學的對策。通過各方努力，使開發(fā)區(qū)檔案館檔案數(shù)字化工作形成了目標明確、工作規(guī)范、齊抓共管的良好局面，為全面推進數(shù)字檔案館建設夯實了基礎。

開發(fā)區(qū)檔案館于2011年開始大規(guī)模地開展檔案原文數(shù)字化工作，在“全面數(shù)字化”戰(zhàn)略的引領下，傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作穩(wěn)步推進。截至目前，開發(fā)區(qū)檔案館館藏檔案實現(xiàn)機讀文件級目錄100%，文書檔案原文數(shù)字化率100%，共完成紙質檔案數(shù)字化182025頁，并實現(xiàn)全文檢索。接收規(guī)劃、公證、工商等電子檔案約27.2 GB（萬億字節(jié)），檔案數(shù)字資源總量近80 GB，

三、開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案館基礎建設情況

2015年9月秦皇島經濟技術開發(fā)區(qū)檔案館投入使用?？傮w投資6200萬元（主體3600萬元，展資1700萬元，設備投資900萬元），檔案館地上建筑面積7000平方米，為上下兩層，其中展廳面積3414平方米、庫房面積1275平方米、功能用房265平方米、辦公用房92平方米、設備間及其它用房1200平方米，是集館藏、展示、服務為一體的綜合檔館。現(xiàn)今已初步建成為黨和國家重要檔案的安全保管基地、愛國主義教育的基地，政府信息公開中心、檔案利用服務中心和電子文件管理中心的“五位一體”的綜合性檔案館。

一層作為開發(fā)區(qū)對外開放的窗口展廳，先后已經舉辦過“逐夢之路建區(qū)30周年成果展”、“理想信念教育展”等專題展覽，今后將發(fā)揮綜合檔案館愛國主義教育基地的作用，加大踐行社會主義核心價值觀，發(fā)揮重要培育、宣傳作用。二層是檔案館庫區(qū)、辦公區(qū)和對外服務區(qū)，投資近千萬元，全館安裝中央空調，內、外網(wǎng)絡wifi覆蓋，實現(xiàn)門禁控制24小時監(jiān)控，初步建成網(wǎng)絡化、智能化的多功能數(shù)字檔案館。

（一）功能區(qū)與設備配置

1、庫區(qū)：庫區(qū)為獨 立設置，分為庫房一、二、三與綜合庫房，能夠滿足不同門類檔案的分別存放要求，確保檔案的安全保管。庫房安裝密集架1200立方米，無線內網(wǎng)覆蓋。檔案庫房從設計上按照《檔案館建筑設計規(guī)范》《檔案庫房技術管理暫行條例》等有關檔案安全保護的管理技術要求，突出了檔案庫房檔案安全保護的"八防"要求，采用高新技手段、智能化管理控制，安裝了“檔案庫房安全保護智能管理平臺”，實現(xiàn)了恒溫恒濕控制、消毒滅菌、通風和電子巡更、自動防盜、庫房燈光檢測系統(tǒng)功能。庫房內安裝監(jiān)控攝像機，共41臺，全部為網(wǎng)絡高清攝像機，采用24小時實時監(jiān)控，統(tǒng)一存儲，門禁認證管理。在防火方面采用高壓細水霧消防設備來為檔案保管提供安全保障。

檔案庫房安全管理平臺可以對庫房的各項指標進行智能化設置與管理，定期滅菌，通風換氣，根據(jù)外界自然環(huán)境變化自動調控庫內溫濕度，并自動統(tǒng)計工作報表和出入庫登記表。

2、功能區(qū)：館內設置整編室、機房與控制室、數(shù)字化采集室、榮譽室。

機房與控制室：按照《電子信息系統(tǒng)機房設計規(guī)范》B級要求構建。在選址方面遠離強電磁場，機房內鋪設防靜電地板、等電位銅排，配備不間斷電源與專用空調設備；門禁管理；安裝液晶拼接46×9大屏，時實顯示全樓各點位監(jiān)控圖像；主機房配有專用立式機柜、三臺服務器與一臺在線存儲設備，配有自動水噴淋滅火設備。

數(shù)字化采集室：采集室設有監(jiān)控和手機信號屏蔽設備，配備4臺計算機終端、2臺掃描儀及卷盒打印設備，能夠滿足開展檔案數(shù)字化工作需要。

榮譽室：為館內對外宣傳、展示一個重要窗口。設計上將弘揚開發(fā)區(qū)文化的實物檔案陳列、影音檔案展示與業(yè)務培訓功能相結合。配置了電教白板與短焦投影儀，能夠滿足20人以內的日常檔案業(yè)務培訓工作。

榮譽室內配備2個自助查檔服務計算機終端設備，符合數(shù)字檔案館測評要求。

3、公共服務與辦公區(qū)：檔案館主樓配備2臺電梯、1臺無障礙貨梯。建有70平方米的接待大廳，安放多席位等侯椅，方便利用者休息等候。大廳安裝10平方米LED電子屏，用于日常宣傳及迎賓使用。大廳的一角還設置了圖書資料架，方便利用者在查n之余進行瀏覽。

信息公開與查閱室：配備2個查閱工位，用于檔案查閱利用，加裝身份證認證與指紋登錄設備。1臺保密計算機用于專門隔離存放檔案。

閱覽室：為方便利用者查閱，館內配備2間閱覽室，可同時容納20人利用。

辦公區(qū)：辦公用房占總館面積的1%，本著核心管理、集中辦公的原則設置。

（二）網(wǎng)絡建設

在網(wǎng)絡建設方面，網(wǎng)絡主干采用光纜輔設，配核心交換機，全館設置網(wǎng)絡及電話信息點210個，全樓內網(wǎng)與外網(wǎng)全wifi覆蓋，可擴展，可進行無線網(wǎng)辦公。

館內網(wǎng)絡分為外網(wǎng)、內網(wǎng)、專網(wǎng)。內、外網(wǎng)絡物理隔離，內網(wǎng)與專網(wǎng)采用邏輯隔離。內、外網(wǎng)絡都有防火墻、漏洞掃描。2016年又投資30萬元安裝上網(wǎng)行為管理設備，可進行網(wǎng)絡終端監(jiān)管、安全審計等。有用戶接入認證，非法用戶不能接入，各系統(tǒng)有獨立的管理密碼。館內專網(wǎng)配備10臺專屬計算機終端，用于檔案數(shù)字化工作。

（三）電子檔案管理系統(tǒng)建設

隨著互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)時代的到來，開發(fā)區(qū)檔案館不斷深化計算機網(wǎng)絡為主干的檔案現(xiàn)代化管理技術，推動檔案信息化建設，整合全區(qū)檔案資源。目前，開發(fā)區(qū)檔案館通過搭建數(shù)字檔案管理系統(tǒng)來對區(qū)內單位各類數(shù)字檔案進行管理，已經基本實現(xiàn)了“三網(wǎng)二庫二平臺”的建設（外、內、專網(wǎng)，檔案數(shù)據(jù)庫、影像數(shù)據(jù)庫，電子檔案管理平臺、電子公文交換平臺）。

電子檔案管理系統(tǒng)包括部署在政務網(wǎng)的電子公文交換中心和部署在檔案行政專網(wǎng)、政務內網(wǎng)的兩個環(huán)境。其中電子公文交換中心部署在開發(fā)區(qū)信息化辦公室，承載數(shù)字檔案館（電子文件中心）主體功能。電子檔案在線管理平臺即虛擬檔案室管理部署在開發(fā)區(qū)各部門檔案室，為各職能局檔案室管理檔案數(shù)字資源以及開展室藏檔案數(shù)字化加工等業(yè)務提供支撐。檔案館與區(qū)內各單位搭建檔案行政內網(wǎng)，各級檔案室通過內網(wǎng)向“電子檔案管理平臺”上傳數(shù)據(jù)、查閱利用。檔案館通過電子檔案管理平臺，向各級檔案室提供相應層級數(shù)字檔案信息資源的利用共享服務，平臺根據(jù)不同的權限服務對象，建立了7個層次的利用范圍，系統(tǒng)能實現(xiàn)檔案查詢、資源、信息共享、開發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計分析、利用登記等功能，有利于實現(xiàn)各單位對本部門檔案的自主與規(guī)范管理。

四、明確建設思路，納入開發(fā)區(qū)“十三五”規(guī)劃綱要

近年來，開發(fā)區(qū)檔案局通過對數(shù)字檔案館的建設及應用，已經完成了從傳統(tǒng)載體檔案管理為重點到傳統(tǒng)載體檔案、數(shù)字檔案資源管理并重的工作思路的轉變，實現(xiàn)了全區(qū)數(shù)字檔案資源與實體檔案資源的有效整合，使開發(fā)區(qū)檔案管理水平、檔案服務水平、檔案安全保障水平得到全面提升。2016年，是“十三五”的開局年，“繼續(xù)加大政務信息化系列工程實施力度，提升電子公文系統(tǒng)，推進包括數(shù)字化檔案館在內的檔案信息化建設?！币鸭{入《秦皇島經濟技術開發(fā)區(qū)國民經濟和社會發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》。